План работы государственного архива – это основной документ, который определяет стратегию, задачи и график выполнения архивных работ на предстоящий год. Он разрабатывается с учётом требований федерального законодательства, нормативных актов региональных органов и особенностей деятельности конкретного архива.

Правовое основание формирования плана

Составление годового плана работы архива регламентировано следующими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 78-ФЗ.
• Положение о порядке ведения архивного дела в государственных органах (утверждено Приказом ФГУП «Российская государственная архивная служба» от ).
• Региональные нормативные акты, определяющие порядок работы архивов в субъектах РФ.
• Внутренние регламенты и должностные инструкции сотрудников архива.

Цели и задачи годового плана

Основные цели разработки плана:

1. Оптимизация процессов хранения, учёта и использования архивных фондов.
2. Согласование графика приёма, описания, пересмотра и уничтожения документов со всеми структурными подразделениями.
3. Контроль выполнения обязательных мероприятий, предусмотренных законодательством.
4. Повышение эффективности работы персонала за счёт чёткого распределения обязанностей.

Структура типового плана работы архива

Рекомендованный шаблон (по порядокправа.рф) включает следующие разделы:

1. Шапка документа
   • Наименование архива;
   • Код документа (например, ПРА-2026/01);
   • Период действия ( – );
   • Ответственное лицо (директор архива).
2. Общие сведения
   • Краткое описание деятельности архива;
   • Ссылка на нормативно-правовую базу;
   • Анализ результатов работы за предыдущий год.
3. Цели и задачи на год
   • Стратегические цели (например, цифровизация 30 % фондов);
   • Конкретные задачи (приём, описание, пересмотр, уничтожение, обучение персонала).
4. Перечень мероприятий (детализированный график)
   • Приём новых документов;
   • Составление и актуализация архивных опсис;
   • Проведение инвентаризации;
   • Подготовка актов о выделении документов на уничтожение;
   • Организация публичных мероприятий (выставки, конференции);
   • Обучение и повышение квалификации сотрудников.
5. Требуемые ресурсы
   • Финансирование (бюджетные статьи);
   • Трудовые ресурсы (численность персонала, распределение обязанностей);
   • Техническое обеспечение (оборудование, программное обеспечение).
6. Ответственность и контроль
   • Назначение ответственных за каждый блок мероприятий;
   • Периодичность контроля (ежемесячный, квартальный).
7. Ожидаемые результаты
   • Количественные показатели (кол-во принятых дел, описанных опсис, уничтоженных документов);
   • Качественные показатели (уровень удовлетворённости пользователей, степень цифровизации).
8. Приложения
   • Образцы форм (акт приёма, опись, акт уничтожения);
   • Календарный график (таблица);
   • Контактные данные ответственных лиц.

Этапы разработки плана

Подготовительный этап

Сбор аналитических данных за прошлый год: отчёты о приёме, описании, уничтожении, статистика обращения пользователей.

Формирование целей и задач

Определение стратегических направлений (например, переход к электронному архиву) и конкретных задач, согласованных с руководством организации.

Согласование графика с подразделениями

Встречи с руководителями структурных подразделений для уточнения сроков передачи документов и согласования сроков их обработки.

Расчёт ресурсов

Определение потребности в финансировании, персонале и техническом обеспечении. При необходимости подготовка обоснования бюджета.

Составление проекта плана

Заполнение типового бланка, включение всех пунктов, указанных в разделе 3. При необходимости привлечение экспертов.

Утверждение и публикация

Передача проекта в вышестоящий орган (например, в Министерство культуры) для утверждения. После утверждения – размещение в официальных источниках (внутренний портал, сайт архива).

Пример календарного графика (упрощённый)

Рекомендации по эффективному использованию плана

• Регулярный мониторинг – проводить контроль выполнения задач минимум раз в месяц.
• Гибкость – при возникновении непредвиденных обстоятельств (например, изменение законодательства) своевременно вносить корректировки.
• Документирование изменений – все поправки фиксировать в отдельном протоколе.
• Обратная связь – собирать мнения сотрудников о реализуемости задач и вносить предложения по оптимизации.
• Автоматизация – использовать специализированные архивные системы (ЭРА, АРХИВ‑ЭКС) для контроля сроков и формирования отчётов.

Пример заполненного бланка «Годовой план работы архива»

Ниже приведён фрагмент типового бланка, который можно скачать бесплатно с сайта порядокправа.рф в формате DOC.

Годовой план работы архива
Код документа: ПРА-2026/01
Период: – 
Ответственное лицо: Иванов И.И., директор архива

Общие сведения
 – Наименование архива: Государственный архив города N.
 – Нормативно-правовая база: ФЗ №78‑ФЗ, Положение от и др.
Цели и задачи
 2.1. Увеличить долю оцифрованных документов до 35 % от общего фонда.
 2.2. Сократить срок регистрации новых дел с 30 до 20 дней.

Перечень мероприятий
 3.1. Приём и регистрация документов (март‑апрель 2026 г.).
 3.2. Описание новых дел (май‑июнь 2026 г.).
 …

Годовой план работы государственного архива – это не просто формальность, а стратегический инструмент, позволяющий обеспечить законность, эффективность и прозрачность архивной деятельности. Правильно составленный план помогает:

• Соблюдать сроки приёма и описания документов;
• Контролировать процесс уничтожения устаревших материалов;
• Оптимизировать использование финансовых и человеческих ресурсов;
• Повысить уровень обслуживания пользователей и укрепить имидж архива.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, архивные службы любой величины смогут подготовить качественный план, отвечающий требованиям законодательства и потребностям организации.

Дата актуализации: