Краснодарский государственный архив документов по личному составу (далее – Архив) является специализированным подразделением Государственного казенного учреждения «Краснодарский край», которое занимается сбором, хранением, учётом и предоставлением доступа к документам, связанным с личным составом органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий и организаций края.

История создания

Архив был создан 3 февраля 1993 года постановлением главы администрации Краснодарского края № 27. Целью создания стала необходимость систематизации и надёжного сохранения кадровой документации, а также обеспечение её доступности для исследователей, государственных органов и граждан.

Законодательная и нормативная база

• Устав ГКУ «Архив документов по личному составу Краснодарского края» (копия).
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ от г.).
• Региональные нормативные акты, регламентирующие работу архивов в Краснодарском крае.

Структура и подразделения

Архив состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый набор функций:

1. Отдел приёма и регистрации документов – осуществляет приём новых фондов, их классификацию и регистрацию в электронных системах.
2. Отдел комплектования и описания фондов – формирует описи, рубрикаторы и описательные справочники.
3. Отдел консервации и реставрации – обеспечивает физическую сохранность документов, проводит профилактические мероприятия.
4. Отдел обслуживания запросов пользователей – выдаёт документы, консультирует посетителей и исследователей.
5. Отдел информационных технологий – поддерживает электронный каталог и базы данных.

Основные фонды и их содержание

В архиве хранятся документы, относящиеся к различным историческим периодам:

Досоветский период

• Рубрикатор фондов досоветского периода (списки личного состава дореволюционных учреждений, военных формирований, административных органов).

Советский период

• Рубрикатор фондов советского периода (документы о кадровом составе советских органов власти, предприятий, колхозов, школ и т.п.).
• Фонды с документами по личному составу органов государственной власти КК (например, кадровые листы, приказы о назначении, аттестационные листы).

Постсоветский период (1991‑настоящее время)

• Документы администрации Краснодарского края, муниципальных образований, региональных предприятий.
• Сведения о военнослужащих, сотрудниках правоохранительных органов, сотрудников органов здравоохранения и образования.

Электронный каталог и информационные системы

Для упрощения доступа к архивным материалам в Архиве внедрена современная ИТ‑инфраструктура:

• Система АС‑Архив 3.6 под управлением СУБД MS SQL Server – основной инструмент для хранения описаний фондов и их поисковой выдачи.
• Тематические базы данных на базе Microsoft Access – используются для специализированных списков (например, списки личного состава военных частей).
• Единый электронный каталог, доступный через официальный сайт Архива, позволяет искать документы по:
  • Фонду
  • Году создания
  • Типу документа (приказ, листок, справка)
  • ФИО сотрудника

Условия доступа и порядок работы с документами

Работа с архивными материалами регулируется следующими правилами:

1. Для получения доступа к документам необходимо оформить запрос в письменной форме (можно через электронную форму на сайте).
2. Запросы рассматриваются в течение 5‑10 рабочих дней. При необходимости могут потребоваться уточнения.
3. Документы могут быть предоставлены в виде:
   • Копий (фотокопий, сканированных копий).
   • Электронных файлов (PDF, TIFF).
   • Оригиналов (только при наличии специального разрешения).
4. Для работы с оригиналами в читальном зале требуется предъявить удостоверение личности и подписать акт приёма‑передачи.
5. Все материалы, подпадающие под ограничения (секретные, служебные тайны), предоставляются только после получения соответствующего разрешения.

Контактная информация

Адрес: 350072, г. Краснодар, ул. Московская, 69‑69А

Телефон: +7 (861) -23‑45‑67

E‑mail: info@krai-archive.ru

Веб‑сайт: http://krai-archive.ru

Роль Архива в научной и общественной жизни

Архив документов по личному составу играет важную роль в нескольких направлениях:

• Историография – предоставляет материал для исследований по истории администрации, военной службы, образования и здравоохранения края.
• Генеалогия – помогает людям искать сведения о предках, их служебных путях и семейных связях.
• Юридическая практика – служит источником доказательств в судебных разбирательствах, связанных с трудовыми спорами, пенсионными вопросами и др.
• Образование – используется в учебных проектах школ, вузов и курсов повышения квалификации.

Публичные мероприятия и выставки

В рамках сотрудничества с культурными учреждениями Архив регулярно участвует в выставках и конференциях. Например, в июне 2026 года в Краснодарском краевом художественном музее «Коваленко» были представлены архивные документы периода Великой Отечественной войны, связанные с личным составом Краснодара.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Полная оцифровка всех фондов до 2030 года.
• Внедрение системы искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописных записей.
• Расширение онлайн‑доступа к документам через открытый портал «Открытые архивы России».
• Укрепление международного сотрудничества с архивными учреждениями соседних стран.

Краснодарский государственный архив документов по личному составу – это надёжный хранитель кадровой истории края, открывающий свои ресурсы для исследователей, граждан и государственных органов. При правильном использовании архивные материалы позволяют лучше понять прошлое, решить актуальные задачи и построить более прозрачное будущее.