Вопрос о том, кто составляет график передачи дел в архив, является ключевым для организации правильного документооборота в любой организации. График — это основной планирующий документ, регламентирующий сроки и порядок перевода дел из текущего делопроизводства в архив организации. Ошибки на этапе его составления приводят к хаосу в архиве, нарушению сроков хранения и рискам при проверках контролирующих органов.

На основе анализа действующего законодательства (в частности, Приказа Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» и типовых инструкций), а также судебной практики и рекомендаций экспертов (КонсультантПлюс, профильные порталы), ниже представлена подробная инструкция по распределению ролей и этапам работы с графиком.

Прямой исполнитель: архивист (заведующий архивом)

Согласно общепринятой практике и рекомендациям Росархива, график приема-передачи документов составляется архивистом (заведующим архивом или лицом, ответственным за архив).

• Почему именно архивист? Только специалист, ведущий архив, знает текущую загрузку хранилищ, плановую мощность приема документов, сроки формирования описей в подразделениях и особенности хранения конкретных категорий дел (личный состав, бухгалтерия, договоры и т.д.).
• Форма графика: Единой утвержденной государством формы не существует. Форма графика произвольная, разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается локальным нормативным актом (Положением об архиве или Инструкцией по архивному делу).

Этап согласования: руководители структурных подразделений

Составленный архивистом проект графика обязательно согласовывается с руководителями структурных подразделений, которые передают дела в архив.

Зачем нужно согласование:

1. Подразделения должны подтвердить, что к указанным срокам дела будут сформированы, пронумерованы, переплетены и описаны.
2. Исключаются коллизии, когда несколько крупных подразделений планируют сдачу дел в один и тот же короткий период, что перегружает архив.
3. Учитываются специфические сроки завершения дел (например, в бухгалтерии дела завершаются по итогам года, в кадровом — при увольнении сотрудника).

Важно: Согласование фиксируется подписями руководителей подразделений на проекте графика или в отдельном протоколе согласования.

Этап утверждения: руководитель организации

После составления архивистом и согласования с подразделениями график утверждается руководителем организации (генеральным директором, директором) или уполномоченным им лицом (например, заместителем директора по документообороту/делопроизводству).

• Утверждение оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.
• В приказе указывается: «Утвердить график приема-передачи дел в архив на [год] год», с приложением самого графика.
• В некоторых организациях (где архив входит в службу делопроизводства) допускается утверждение графиком руководителем службы делопроизводства, но только если на это есть соответствующее полномочие в Положении о службе или должностной инструкции. Наиболее безопасный и стандартный вариант — приказ руководителя организации.

Роль экспертной комиссии

В информации из открытых источников иногда упоминается экспертная комиссия. Важно разграничивать функции:

• Экспертная комиссия (или акцентировочная комиссия) занимается оценкой ценности документов (определением сроков хранения), проверкой правильности формирования дел и составления описей дел (форм № 23, № 24).
• График передачи, это организационно-административный документ. Комиссия не составляет его, но результаты работы комиссии (готовность описей) являются входными данными для архивиста при планировании сроков приема дел по графику.

Алгоритм работы с графиком (пошагово)

1. Анализ: Архивист в начале года (или в конце предыдущего) анализирует объемы документооборота, сроки завершения дел в подразделениях (согласно Номенклатуре дел) и вместимость архива.
2. Проект: Архивист готовит проект графика в произвольной форме (обычно таблица: Подразделение — Категория дел / Номенклатурный номер — Срок передачи — Ответственное лицо).
3. Согласование: Проект рассылается/передается руководителям структурных подразделений для подписи (согласования).
4. Утверждение: Согласованный проект подается на подпись руководителю организации с оформлением приказа об утверждении.
5. Ознакомление: Утвержденный график (или приказ с ним) доводится до сведения всех ответственных лиц в подразделениях и архивистов под роспись.
6. Исполнение и контроль: В течение года архивист контролирует соблюдение графика, фиксирует фактические даты приема дел в журнале приема-передачи (формы № 25, № 26 или произвольной).

Типовая структура графика передачи дел

Хотя форма произвольная, эксперты рекомендуют включать в график следующие колонки:

Нормативные сроки передачи (ориентиры для составления графика)

При составлении графика архивист должен опираться на правило: дела передаются в архив не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве (п. 4.33 Приказа Росархива № 236 / типовая инструкция).

• Ежегодные дела (бухгалтерия, отчетность, заказы по основной деятельности): обычно сдаються в I квартале года, следующего за отчетным (январь — март).
• Дела по личному составу: передаются по мере формирования (после увольнения сотрудника и завершения дела), но не реже одного раза в год/полгода.
• Договорная работа: после исполнения обязательств и истечения сроков претензий/гарантий.

Важно: График не может устанавливать сроки передачи позже, чем установлено законом (1 год после завершения). Он может только устанавливать более ранние, удобные для организации сроки.

Ответственность за нарушение графика

• Заведующий архивом: за несвоевременное составление графика, отсутствие контроля за его исполнением, прием неготовных дел.
• Руководители подразделений: за несвоевременную подготовку дел, несоблюдение сроков передачи, установленных графиком (дисциплинарная ответственность по ТК РФ);
• Руководитель организации: за отсутствие утвержденного графика (нарушение требований законодательства об архивном деле).

Частые ошибки и рекомендации экспертов

Таким образом, процесс определения кто составляет график передачи дела в архив выглядит как четкая цепочка:

1. Составляет: Архивист (заведующий архивом), на основе номенклатуры дел и анализа загрузки.
2. Согласовывают: Руководители структурных подразделений — подтверждая готовность к срокам.
3. Утверждает: Руководитель организации, приказом, придающим графику обязательный характер.

Грамотно составленный и утвержденный в срок график — это гарантия того, что архив организации будет формироваться системно, документы не потеряются, а сроки хранения будут соблюдены строго в соответствии с законом.

Статья подготовлена на основе материалов КонсультантПлюс, Приказа Росархива № 236, типовых инструкций по архивному делу и экспертных комментариев профильных порталов (актуально на 2026 год).