Ликвидация воинской части – сложный процесс, в котором особое внимание уделяется правильному оформлению и передаче архивных документов․ Неправильная сдача документов может привести к утрате важной информации, штрафам и задержкам в закрытии части․ Ниже представлена подробная инструкция, основанная на Правилах приема, хранения, учёта и использования документов Национального архивного фонда и иных нормативных актах Республики Казахстан;
Нормативно‑правовая база
- Постановление Правительства РК № 1275 от «О порядке деятельности архивов государственных органов Республики Казахстан»․
- Наставление Министерства обороны РК «О порядке сдачи и передачи архивных документов в окружные и флотские архивы»․
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения (утверждён приказом МОН РК от )․
- Инструкция по формированию и ведению архивного реестра в воинских частях․
Ключевые понятия
- Окружной (флотский) архив – архив, в который передаются документы воинской части․
- Документы, подлежащие сдаче – все архивные документы, сроки хранения которых истекли или подлежат постоянному хранению, за исключением документов военных комиссариатов, не включённых в пункт 23 Наставления․
- Выписка об изменениях – документ, фиксирующий все изменения, произошедшие в части с момента последней сдачи документов в архив․
Этапы подготовки к сдаче документов
Формирование комиссии
Для контроля процесса создаётся комиссия по сдаче архивных документов, в состав которой входят:
- Начальник части (или его заместитель)․
- Главный архивист (специалист по архивному делу)․
- Ответственный за бухгалтерию (для финансовых документов)․
- Представитель секретного (строевого) отдела (при наличии секретных материалов)․
Составление плана сдачи
План сдачи разрабатывается в соответствии с готовыми планами, утверждёнными начальниками штабов, подчинёнными архивам․ План включает:
- Перечень всех архивных подразделений части․
- Сроки сдачи (обычно за 30 дней до официальной даты ликвидации)․
- Ответственных за каждый тип документов․
Инвентаризация и классификация
На основании Перечня типовых документов производится:
- Определение сроков хранения (постоянное, 5, 10, 15 лет и т․д․)․
- Отметка документов, подлежащих передаче в архив (все, кроме исключений)․
- Составление архивного реестра (таблица: №, наименование, дата создания, срок хранения, место хранения)․
Подготовка документов к передаче
Документы должны быть:
- Упакованы в архивные коробки, маркированные согласно ГОСТ 7․12‑93 (указание номера реестра, наименования, количества листов)․
- Сопровождены актами приёма‑передачи (один акт – один тип документов)․
- Сопровождены выпиской об изменениях с момента последней сдачи (если такие сдачи уже имелись)․
Процедура сдачи в архив
Подача заявления
За 10–15 дней до планируемой даты сдачи в архив направляется официальное заявление в окружной (флотский) архив, в котором указываются:
- Наименование воинской части․
- Дата ликвидации․
- Перечень передаваемых документов (по реестру)․
- Контактные данные ответственного лица․
Приёмка архивом
Приёмный отдел архива проводит проверку:
- Сопоставление полученных коробок с актами приёма‑передачи․
- Контроль целостности и соответствия маркировки․
- Регистрация в журнале приёма документов (указывается дата, номер реестра, подписи ответственных)․
Выдача подтверждающих документов
После приёма архив выдаёт:
- Квитанцию о приёме (подтверждает факт сдачи)․
- Апостилированную архивную справку (по запросу) – выдаётся в Центральном архиве при обращении․
Действия после сдачи
- Закрытие архивного отдела части․ После подтверждения приёма все архивные материалы в части считаются переданными․
- Сдача отчёта о ликвидации․ В составе общего отчёта о ликвидации указывается номер и дата выдачи квитанций․
- Сохранение копий актов․ По требованию архива часть сохраняет копии актов и выписок об изменениях в течение 1 года․
Документы, НЕ подлежащие сдаче в архив
Согласно пункту 23 Наставления, в архивы Вооружённых Сил не передаются:
- Документы военных комиссариатов, за исключением личных и пенсионных дел․
- Документы, содержащие сведения, отнесённые к государственной тайне, если они не подлежат передаче в открытый архив (перенаправляются в специальные хранилища)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой срок хранения у «личных дел» военнослужащих?
Личные дела хранятся постоянно (бессрочно) и передаются в центральный архив Министерства обороны․
Что делать, если часть не имеет собственного архивного помещения?
В этом случае работа с архивными документами возлагается на соответствующих работников строевых (секретных) отделов․ Они обязаны вести реестр и подготовить документы к передаче в окружной архив․
Можно ли передать документы частично, а остаток позже?
Да, но каждый последующий передача должна сопровождаться выпиской об изменениях с момента последней сдачи․ При этом сроки передачи регулируются готовыми планами, утверждёнными начальником штаба․
Как оформить апостиль на архивную справку?
Апостиль выдаётся в Центральном архиве Республики Казахстан по прямому обращению заявителя․ Необходимо предоставить оригинал справки и заявление․
Типовой шаблон акта приёма‑передачи
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Место: ____________ Наименование передающей организации: _______________________ Наименование получающей организации (архив): __________________ Перечень передаваемых документов (по реестру): № | Наименование | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание --------------------------------------------------------------- 1 | | | | 2 | | | | ․․․ Подписи: ____________________ (Ответственный за передачу) ____________________ (Ответственный за приём)
Сдача документов в архив при ликвидации воинской части – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов, чёткого планирования и документального оформления․ Следуя изложенному порядку, вы гарантируете:
- Сохранность исторически ценных материалов․
- Отсутствие правовых претензий со стороны архивных органов․
- Быстрое и корректное закрытие части․
Помните: каждый шаг должен быть зафиксирован в официальных актах и реестрах, а сроки сдачи – строго соответствовать утверждённым планам начальников штабов․
Дата публикации: