Государственный архив Липецкой области (ОКУ ГАЛО) – крупнейшее архивное учреждение региона, где хранятся как сухие документы, так и уникальные фотоматериалы, аудиовизуальные записи и личные архивы выдающихся людей. Если вам необходимо получить справку, выписку, копию или просто ознакомиться с материалами, эта статья расскажет, как правильно оформить запрос.

Что представляет собой Государственный архив Липецкой области

Объектом архивного хранения являются:

• Документы государственного и муниципального уровня (дела, описи, акты, личные дела).
• Краеведческие материалы, в т.ч. коллекции старинных фотографий, найденные в личных фондах.
• Аудио‑ и видеодокументы, отражающие историю региона.
• Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление архивных услуг.

Главный офис архива расположен по адресу: ул. Папина, 2Б, г. Липецк, 398024. В здании работают специалисты, готовые помочь как гражданам, так и представителям организаций.

Какие услуги предоставляет архив

Согласно перечню нормативных правовых актов, архив оказывает следующие муниципальные услуги:

1. Выдача архивных справок.
2. Выдача архивных выписок.
3. Выдача архивных копий документов (в т.ч. заверенных).
4. Консультации по работе с архивными фондами.
5. Подготовка и проведение выставок по документам (пример – выставка к 70‑летию областного краеведческого общества).

Как оформить запрос в архив

Подготовка документов

Для подачи запроса вам понадобится:

• Заявление (можно заполнить онлайн‑форму или написать в свободной форме).
• Копия паспорта (для физических лиц) или учредительные документы (для юридических лиц).
• Подтверждение цели запроса (исследовательская работа, семейная история, подготовка публикации и т.д.).
• Оплата государственной пошлины (если она предусмотрена). Ставки уточняются в Административном регламенте предоставления государственной услуги.

Подача заявления

Есть три основных способа:

1. Лично – в приемном зале архива (часы работы: 08:30–13:00, 13:48–16:30; обед 13:00–13:48). При себе необходимо иметь оригиналы документов.
2. Почтой – отправить пакет документов на адрес: ул. Папина, 2Б, г. Липецк, 398024. В письме укажите контактный телефон.
3. Электронно – через официальный сайт Архивного управления (раздел «Выдача архивных справок»). При этом потребуется скан паспорта и заявление в PDF.

Сроки рассмотрения

По закону архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости уточнения или поиска материалов срок может быть продлен, о чем заявителю сообщат.

Что включать в запрос (пример структуры)

Заявление
От: Иванов Иван Иванович
Адрес: г. Липецк, ул. Советская, д. 10, кв. 5
Телефон: +7 (4742) -23‑456
Э‑mail: ivanov@example.com

Тема запроса: Получение копий документов из дела №3 «Воспоминания из документальной повести “Счастье тернистых дорог” Героя Советского союза Владимира Митрофановича Игнатьева».

Описание запрашиваемых материалов:
- Дело 3, опись 1, ф. 157, о. 1, д. 739;
- Фотографии из личного фонда краеведа А.Ю. Клокова;
- Любые сопутствующие нормативные акты, касающиеся выдачи копий.

Цель использования: подготовка научной статьи о культурном наследии Липецкой области.

Приложения:
Копия паспорта.
Справка об оплате госпошлины (если требуется).

Подпись: __________

Полезные контакты и дополнительная информация

Тип	Контакт	Описание
Главный офис	ул. Папина, 2Б, г. Липецк, 398024	Прием заявлений, справок, копий документов.
Телефон	+7 (4742) -5‑55‑55	Консультации по вопросам доступа к архивным материалам.
E‑mail	info@galo.lipetsk.ru	Электронные запросы и отправка сканов документов.
Сайт	Архивное управление Липецка	Онлайн‑форма подачи заявлений, новости, расписание работы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить документы дистанционно?

Да. Архив предоставляет услугу электронного запроса. После рассмотрения заявки копии могут быть отправлены сканами на ваш e‑mail или высланы почтой.

Как узнать, находятся ли нужные документы в архиве?

Для предварительного уточнения можно воспользоваться поисковой системой «Архивная сеть РФ» или позвонить в справочный отдел, указав номер дела (если известен) и приблизительные даты.

Что делать, если документ находится в муниципальном архиве, а не в ГАЛО?

В таком случае запрос следует направлять в соответствующий муниципальный архив. На сайте Администрации Липецка есть список всех муниципальных архивов региона.

Как оформить запрос на аудиовизуальные материалы?

Для аудио‑ и видеодокументов требуется отдельное согласование, так как они могут подпадать под ограничения авторского права. Укажите в заявлении цель использования и формат копии (цифровой файл, DVD и т.д.).

Советы для успешного получения архива

• Точно формулируйте запрос. Чем подробнее указаны реквизиты (номер дела, фонд, опись, лист), тем быстрее архив найдет материал.
• Проверьте наличие ограничений. Некоторые документы могут быть закрытыми (секретные, личные) – в этом случае потребуется согласие соответствующего органа.
• Уточняйте стоимость. Копии могут быть платными, особенно если требуется заверение или перевод на другой язык.
• Сохраняйте копии всех отправленных документов. Это упростит процесс в случае необходимости повторного обращения.
• Следите за сроками. Если архив не ответил в течение 30 дней, напомните о запросе письменно.

Государственный архив Липецкой области – ценнейший ресурс для исследователей, историков и всех, кто интересуется прошлым региона. Правильное оформление запроса позволяет быстро получить нужные справки, выписки и копии документов, а также открыть доступ к уникальным материалам, таким как фотографии из личных фондов краеведов.

Следуя рекомендациям из этой статьи, вы сможете избежать типичных ошибок, сократить время ожидания и получить качественную архивную помощь.

---

Дата публикации: