Лист фонда (форма № 36) – основной учетный документ, фиксирующий все изменения, происходящие с конкретным архивным фондом. Он составляется при первом поступлении фонда в архив и сопровождает его в течение всего периода хранения.
Основное назначение листа фонда
Лист фонда служит:
- регистрационным документом, позволяющим присвоить фонду уникальный номер;
- сводным реестром, отражающим приход и выбытие единиц хранения (дел, коробок, папок и т.п.);
- инструментом внутреннего контроля за сохранностью и перемещением архивных материалов;
- источником информации для составления описи и каталога фонда.
Правовые основы
Ведение листа фонда является обязательным требованием нормативных актов РФ, в частности:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ);
- Приказ Минкультуры России от № 178 «Об утверждении формы листа фонда»;
- Внутренние регламенты конкретных архивных учреждений.
Структурные элементы листа фонда
Стандартный лист фонда (форма № 36) включает следующие поля:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Номер фонда | Уникальный идентификатор, присваиваемый при поступлении. |
| Наименование фонда | Краткое название, отражающее тематику и период охвата. |
| Дата поступления | Дата, когда фонд был принят в архив. |
| Источник поступления | Организация/подразделение, передавшее фонд. |
| Объём фонда | Кол‑во единиц хранения (дел, коробок, папок, микрофильмов и т.п.). |
| Состояние документов | Оценка физического и юридического состояния (целостность, наличие повреждений). |
| Дата выбытия | Если фонд выбывает из архива – указывается дата и причина. |
| Примечания | Дополнительные сведения (особые условия хранения, ограничения доступа). |
| Подписи ответственных | ФИО и должности лиц, вносящих запись (архивариус, руководитель подразделения). |
Пример заполнения листа фонда
На сайте example-archive.ru доступен образец листа фонда в формате DOCX и готовый PDF‑бланк для скачивания.
Порядок заполнения и ведения листа фонда
Приём фонда
- Проверка сопроводительных документов (акт приёма‑передачи, опись).
- Присвоение уникального номера фонда согласно Списку фондов.
- Заполнение полей 1‑5 формы № 36.
- Фотографирование или сканирование первой страницы фонда (для электронного реестра).
Учёт изменений
Каждое перемещение, реструктуризация или частичное выбытие фиксируется в листе фонда:
- Указание даты изменения;
- Описание операции (перемещение в другое хранилище, реструктуризация, уничтожение и т.д.);
- Подпись ответственного лица.
Выбытие фонда
При окончательном выбытии (передача в другой архив, уничтожение, возврат в организацию‑источник) в листе указываются:
- Дата и причина выбытия;
- Документ, подтверждающий действие (акт, решение руководства);
- Подписи всех участников процесса.
Важность листа фонда для архивного дела
Без корректно заполненного листа фонда невозможно:
- Отследить полное перемещение архивных материалов;
- Обеспечить юридическую достоверность хранения документов;
- Сформировать достоверные описи и каталоги, необходимые для доступа исследователей;
- Провести инвентаризацию и оценить состояние фонда.
Лист фонда в электронных системах
Современные архивы часто используют автоматизированные системы (ЭАЭ, АРХИВ‑ЭКС). В этом случае:
- Данные листа фонда вводятся в электронный реестр;
- К каждому полю привязываются сканированные копии документов;
- Обеспечивается быстрый поиск по номеру фонда, дате поступления и другим параметрам;
- Автоматически генерируются отчёты о приходе‑выбытии.
Лучшие практики ведения листа фонда
- Заполнять сразу при приёме. Откладывать запись приводит к потере информации.
- Использовать единый шрифт и формат. Это упрощает последующую оцифровку.
- Контролировать подписи. Подписи должны ставиться в оригинальном документе, а не в электронных копиях.
- Регулярно проверять актуальность. Проводить ревизию листов фонда не реже одного раза в год.
- Хранить резервные копии. Электронные версии листов следует сохранять в нескольких местах.
Лист фонда – ключевой документ внутреннего учёта в любом архиве, где хранятся бумажные документы. Он фиксирует всю историю фонда: от первого поступления до окончательного выбытия. Правильное оформление, своевременное обновление и интеграция листа фонда в электронные системы гарантируют надёжность архивного дела, упрощают доступ к материалам и обеспечивают юридическую чистоту хранения.
Если вы только начинаете работу с архивными фондами, настоятельно рекомендуется скачать готовый бланк листа фонда и ознакомиться с инструкциями по его заполнению, размещёнными на официальных ресурсах Министерства культуры РФ.
Дата публикации: