Фонд архива – это совокупность документов, собранных по определённому признаку (тема, период, организация, событие и т.д.) и оформленных в виде единого архивного блока. Внутренний учёт фондов ведётся с помощью листа фонда – обязательного документа, фиксирующего основные сведения о каждом фонде.

Правовое регулирование

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, введённым в действие в 2002 году, все государственные и муниципальные организации обязаны оформлять листы фонда по единой форме. Частные организации могут использовать собственный образец, но он должен быть утверждён в Инструкции по делопроизводству.

• Государственные архивы – форма утверждена Министерством культуры РФ.
• Муниципальные архивы – используют форму, согласованную с региональными архивными службами.
• Частные организации – могут адаптировать форму, но обязаны хранить её в архивных регистрах.

Обратите внимание: с 2023 года в правилах введён документ «Список фондов», в котором каждый фонд получает порядковый номер и хронологическую привязку.

Что такое лист фонда?

Лист фонда – это внутренний учётный документ, который фиксирует:

1. Порядковый номер фонда в списке фондов.
2. Наименование фонда.
3. Краткое содержание (аннотацию) фонда.
4. Ответственное лицо (архивариус, руководитель отдела).
5. Примечания (особые условия доступа, ограничения и т.п.).

Лист фонда хранится в архивном деле и используется при:

• Переходе руководства архива.
• Реорганизации, ликвидации или передаче архивных материалов.
• Подготовке справочно‑поисковой системы (Путеводитель по фондам).

Образец листа фонда (пример)

Важно: каждый фонд получает уникальный номер, который не меняется даже при переоформлении или реорганизации организации.

Пошаговая инструкция заполнения листа фонда

Шаг 1. Подготовка исходных данных

Соберите всю необходимую информацию о фонде: название, даты, содержание, ответственного лица, ограничения доступа.

Шаг 2. Открытие шаблона

Скачайте официальную форму в .docx или .xls по ссылке выше и откройте её в Microsoft Word/Excel или в совместимых программах.

Шаг 3. Заполнение полей

1. В колонке «№ п/п» укажите порядковый номер в соответствии с Списком фондов.
2. В колонке «Наименование фонда» укажите полное официальное название.
3. В колонке «Диапазон дат» укажите первый и последний год охватываемых документов.
4. В колонке «Краткое содержание» сформулируйте аннотацию (не более 150‑).
5. В колонке «Ответственное лицо» укажите ФИО и должность архивариуса.
6. В колонке «Примечание» отметьте ограничения, особенности доступа или места хранения.

Шаг 4. Проверка и подпись

После заполнения листа проверьте корректность данных, подпишите документ и проставьте печать организации (если требуется).

Шаг 5. Внесение в архивный реестр

Поместите лист фонда в дело фонда и внесите запись в электронный реестр архивных фондов.

Где скачать готовый образец листа фонда?

• Официальный портал государственных архивов РФ – раздел «Документы и формы».
• Региональная служба архивов (пример: архив Московской области) – раздел «Шаблоны документов».
• Для частных компаний – ссылка в Инструкции по делопроизводству вашей организации.

Скачивание обычно происходит в формате .xls (таблица) или .docx (текстовый документ). После загрузки вы можете адаптировать форму под свои нужды, но не меняйте структуру полей, иначе документ может не соответствовать нормативным требованиям.

Частные организации: свои образцы листа фонда

Частные компании имеют право разрабатывать собственный образец листа фонда, однако рекомендуется придерживаться следующих принципов:

• Структурность – сохраняйте те же основные поля, что и в государственной форме.
• Утверждение – образец должен быть утверждён в Инструкции по делопроизводству и подписан руководителем.
• Совместимость – формат файла должен быть совместим с общероссийскими системами электронного архива (например, АРМ «Электронный архив»).

Пример упрощённого листа фонда для частной компании:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Нужно ли вести лист фонда, если документы хранятся только в электронном виде?

Ответ: Да. По законодательству РФ лист фонда обязателен как для бумажных, так и для электронных архивных фондов. В электронном виде он оформляется в системе управления архивом.

Вопрос: Как часто необходимо обновлять лист фонда?

Ответ: При каждом добавлении новых документов в фонд (например, при пополнении архивного дела) лист фонда следует актуализировать. При реорганизации или смене ответственного лица – также обязательна корректировка.

Вопрос: Можно ли использовать шаблон листа фонда из другого региона?

Ответ: Формат листа фонда унифицирован на федеральном уровне, поэтому шаблоны из разных регионов совместимы. Главное – соблюдать обязательные поля и подписи.

Оформление листа фонда – ключевой элемент внутреннего учёта архивных материалов. Правильный пример (образец) листа фонда помогает:

• Обеспечить единообразие учёта в государственных и муниципальных архивах.
• Упростить передачу архивных фондов при смене руководства, реорганизации или ликвидации.
• Сделать фонды доступными для исследователей через Путеводитель по фондам.
• Соблюсти требования законодательства РФ и международных стандартов архивного дела.

Скачайте готовый шаблон, адаптируйте его под нужды вашей организации и начните вести фондовый учёт уже сегодня!