Лист фонда – это основной учетный документ, фиксирующий прием, хранение и выбытие всех единиц архивного фонда в организации. Он обязателен для государственных и муниципальных учреждений в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (введёнными в действие в 2002 г.) и может использоваться в частных организациях после утверждения в их Инструкции по делопроизводству.

Правовая основа

• Приказ Росархива № 77 от  г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования и учета архивных фондов».
• Основные правила работы архивов организаций (2002 г.).
• Методические рекомендации по составлению сдаточной описи (раздел II, подраздел 1.5).

Когда и зачем заполняется лист фонда

Лист фонда составляется:

1. При первом поступлении фонда в архив – фиксируется дата поступления, место хранения и начальная характеристика материалов.
2. При любой операции с фондом (передача, выбытие, переоформление, реструктуризация).
3. Ежегодно, 1 января, в итоговой записи о количестве поступивших и выбывших фондов.

Структурные элементы листа фонда (форма N 36)

Документ делится на три основных раздела:

Общая характеристика фонда

• Номер фонда (N) – уникальный идентификатор в пределах архива.
• Название фонда – официальное наименование (может включать несколько названий, если фонд переименовывался).
• Крайние даты каждого названия фонда – период, в течение которого использовалось конкретное название.
• Дата первого поступления – дата, когда фонд впервые был принят в архив.
• Местонахождение фонда – полное название архива (организации), адрес, помещение.

Сводные сведения о составе фонда

• Общее количество единиц хранения (коробок, папок, дел, микрофильмов и т.п.).
• Объём в метрах линейных (м л.) или в кубических метрах (м³).
• Суммарный объём в листах (для бумажных документов).
• Краткое описание содержания (тематика, период охвата, типы документов).

Операции с фондом

• Дата и тип операции (приём, передача, выбытие, реструктуризация).
• Краткое основание (приказ, договор, решение руководства).
• Подписи ответственных лиц (архивариуса, руководителя подразделения).

Как правильно заполнить лист фонда: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка исходных данных

1. Соберите акт приёма‑передачи фонда.
2. Уточните полное официальное название фонда и его историю переименований.
3. Определите количество и тип единиц хранения.
4. Получите решение о месте хранения (кабинет, склад, микрофильм‑центр).

Шаг 2. Заполнение раздела «Общая характеристика»

• Впишите номер фонда в поле N фонда.
• Укажите название фонда и крайние даты каждого названия (пример:  – ).
• Отметьте дату первого поступления (формат ДД.MM.ГГГГ).
• Запишите местонахождение фонда – полное название архива и адрес.

Шаг 3. Заполнение раздела «Сводные сведения»

• Подсчитайте количество единиц хранения (коробок, папок, дел).
• Определите объём в метрах линейных (для папок) или в кубических метрах (для коробок).
• Укажите количество листов (если применимо).
• Кратко охарактеризуйте содержание фонда (например: «Документы органов местного самоуправления 1919‑1981 гг.»).

Шаг 4. Оформление операций

1. Для каждой операции создайте отдельную строку в таблице «Операции».
2. Укажите дату, тип операции (приём, передача, выбытие) и основание.
3. Подпишите документ: архивариус, руководитель отдела, руководитель организации.

Шаг 5. Проверка и подписание

• Проверьте соответствие заполненных полей нормативным требованиям.
• Убедитесь, что все подписи стоят в нужных местах.
• Сохраните электронную копию (PDF/Word) и разместите оригинал в архивном деле.

Образец заполненного листа фонда (формат XLS/Word)

Ниже представлена типовая таблица, полностью заполненная на примере условного фонда «Документы администрации города Наровчат».

Для скачивания готового шаблона в формате Excel (XLS) или Word (DOCX) нажмите кнопку ниже:

Скачать шаблон листа фонда (XLS)

Скачать шаблон листа фонда (DOCX)

Практические рекомендации

• Единообразие формата дат. Используйте ДД.MM.ГГГГ без сокращений.
• Контрольные подписи. Все операции должны быть подписаны архивариусом и руководителем подразделения.
• Регулярное обновление. При любой корректировке (добавление, удаление, перемещение) вносите запись в раздел «Операции».
• Архивное хранение листа. Оригинал листа фонда помещается в дело фонда, копии – в электронный архив.
• Проверка на полноту. Перед сдачей в центральный архив проверьте, что указаны все единицы хранения и их объём.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие крайних дат названий. Всегда указывайте период, в течение которого использовалось каждое название фонда.
2. Неправильный расчёт объёма. Используйте официальные нормативы (1 коробка ≈ 0,04 м³, 1 папка ≈ 0,02 м л.) и проверяйте расчёты.
3. Пропуск подписи ответственного. Без подписи лист считается неполным и не может быть принят в архив.
4. Неактуальная информация о месте хранения. При перемещении фонда в другое помещение лист необходимо немедленно обновить.
5. Отсутствие ссылки на нормативный документ. В разделе «Основание» указывайте номер приказа, решения или договора.

Лист фонда – это фундаментальный документ, который обеспечивает прозрачный и законный учёт архивных материалов. Правильное заполнение формы N 36 позволяет:

• Соблюсти требования законодательства.
• Обеспечить быстрый поиск и контроль за перемещением документов.
• Подготовить фонд к передаче в Архивный фонд Российской Федерации.
• Сократить риск потери или недоучёта материалов.

Скачайте готовый образец, адаптируйте его под нужды вашего учреждения и внедрите в рабочий процесс уже сегодня.