Лист фонда — это основной учетный документ архива организации‚ который открывается на каждый архивный фонд и служит для регистрации описей‚ входящих в его состав․ Правильное оформление этого документа является обязательным условием прохождения экспертизы акта о передаче документов в архив и дальнейшего хранения дел․ В данной статье подробно разберем правовую базу‚ структуру бланка‚ пошаговый алгоритм заполнения на примере и частые ошибки‚ актуальные на 2026 год․

Правовая основа: какой бланк использовать?

Выбор формы листа фонда напрямую зависит от организационно-правовой формы вашей организации:

• Государственные и муниципальные организации обязаны использовать единую утвержденную форму․ Регламентируется это Основными правилами работы архивов организаций (утв․ Росархивом‚ введены в действие в 2002 г․‚ с последними изменениями)․ Методические рекомендации Росархива от содержат образец «Листа архивного фонда государственного (муниципального) архива» с примером заполнения․
• Коммерческие и некоммерческие организации (частный сектор) имеют право разработать свой собственный образец листа фонда․ Данный бланк должен быть утвержден Инструкцией по делопроизводству организации (п; 10 Правил ведения делопроизводства‚ утв․ Приказом Минкультуры РФ от № 558‚ в ред․ от 2020 г․)․

Важно: Даже если вы используете собственную форму‚ она должна содержать все обязательные реквизиты‚ предусмотренные государственным стандартом (ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Архивное дело․ Архивный фонд․ Описание дел․ Общие требования»)․

Структура листа фонда: заголовочная часть и таблица

Документ состоит из двух основных блоков:

Заголовочная часть (Реквизиты фонда)

Здесь фиксируются общие сведения о фонде в целом․ Согласно Примеру 17 (Методички Росархива)‚ заполняются следующие поля:

1. Местонахождение фонда — полное наименование организации‚ где хранится фонд (например: ООО «Вектор»‚ г․ Москва)․
2. Дата первого поступления документов фонда — год создания самого раннего дела в фонде․
3. Крайние даты — хронологические границы фонда (например: 2010–2025 гг․)․
4. Номер фонда — присваивается архивом организации․ Пример: 1/10‚ где:
   • 1 — порядковый номер фонда в архиве данной организации;
   • 10, номер фонда в объединенном архивном фонде (если организация входит в структуру более крупного архива) или код структурного подразделения․ Если объединенного фонда нет‚ часто ставят просто порядковый номер (например‚ № 1)․
5. Наименование фонда, официальное название (например: «Фонд ООО «Вектор»‚ «Фонд управления кадров ООО «Вектор»»)․
6. Объем фонда — общее количество единиц хранения (дел) на момент открытия листа (позже обновляется)․

Табличная часть (Регистрация описей)

В таблицу вносятся сведения о каждой описи‚ составляющей фонд․ Основные колонки (нумерация может незначительно варьироваться в зависимости от формы):

• Кол․ 1: Порядковый номер записи․
• Кол․ 2: Номер описи в фонде (сквозная нумерация внутри фонда: 1‚ 2‚ 3․․․)․
• Кол․ 3: Номер описи в архиве (общий сквозной номер по архиву организации)․
• Кол․ 4: Наименование описи (например: «Опись дел управления кадров за 2023 год»)․
• Кол․ 5: Крайние даты описи․
• Кол․ 6: Количество дел в описи․
• Кол․ 7: Количество листов (страниц) в описи․
• Кол․ 8: Дата составления описи․
• Кол․ 9: Подпись составителя описи (ФИО‚ расшифровка)․
• Кол․ 10 и 11: Заполняются в архиве организации в соответствии с учетными номерами фонда и описи фонда в листе фонда (часто дублируют кол․ 2 и 3 для контроля или указывают номера в государственном реестре‚ если фонд передается в госархив)․
• Кол․ 12: Примечания (например: «Передача в госархив по акту № 5 от »‚ «Исключено из фонда акту экспертизы №․․․»)․

Пошаговый алгоритм заполнения (на примере)

Рассмотрим заполнение на конкретной ситуации: ООО «СтройМастер» открывает фонд № 1 за 2024 год․

Шаг 1: Открытие листа фонда

Лист фонда заводится одновременно с составлением первой описи (обычно по итогам года или при передаче дел в архив)․ Бланк заполняется архивариусом или ответственным за архив лицом ручкой (чернила синего/черного цвета) или на компьютере с последующей печатью и подписью․

Шаг 2: Заполнение «Шапки»

ЛИСТ ФОНДА № 1
Местонахождение фонда: ООО «СтройМастер»‚ 101000‚ г․ Москва‚ ул․ Строительная‚ д․ 5
Дата первого поступления документов фонда: 2020 г․
Крайние даты: 2020–2024 гг․
Номер фонда: 1 (в архиве ООО «СтройМастер»)
Наименование фонда: Фонд ООО «СтройМастер»
Объем фонда: 0 ед․ хр․ (на момент открытия‚ далее обновляется)

Шаг 3: Регистрация первой описи (Строка 1 таблицы)

Составлена опись дел за 2024 год․ В ней 50 дел‚ 1200 листов․

Примечание: № описи в архиве (15) означает‚ что это уже 15-я опись‚ заведенная в архиве организации за все годы его существования․ № описи в фонде (1) — первая в этом конкретном фонде․

Шаг 4: Обновление объема фонда

После регистрации описи в заголовочной части в графе «Объем фонда» вносится корректировка: 50 ед․ хр․ При добавлении следующей описи (№ 2 в фонде‚ № 16 в архиве) объем увеличится соответственно․

Когда нужно открывать НОВЫЙ лист фонда или вносить изменения?

Согласно Методическим рекомендациям Росархива‚ основания для изменений в листе фонда (или открытия нового) — это проведение научно-технической обработки фонда‚ в результате которой произошли изменения:

• В названии фонда (например‚ переименование организации)․
• В количестве и составе описей фонда (ликвидация описей‚ их объединение‚ разделение‚ исключение дел по акту экспертизы)․
• При включении архивного фонда в состав объединенного архивного фонда и присвоении номера вновь созданному архивному фонду․

В этих случаях старый лист фонда закрывается (ставится отметка «Прекращен»‚ дата‚ подпись руководителя архива)‚ и открывается новый с новой нумерацией описей в фонде (с 1)․

Связь с номенклатурой дел и экспертизой

Лист фонда не существует в вакууме․ Он неразрывно связан с:

1. Номенклатурой дел: Колонки 10 и 11 листа фонда (учетные номера фонда и описи) должны соответствовать данным‚ внесенным в столбцы 10 и 11 номенклатуры дел (графы «Индекс фонда»‚ «Индекс описи»);
2. Актом о передаче дел в архив: Данные листа фонда (номер фонда‚ номер описи‚ количество дел) сверяются с актом передачи (формы № 0405764 / 0405765 или собственной формы)․
3. Экспертизой документов: Если по решению экспертной комиссии из описи исключены дела‚ в листе фонда (кол; «Примечание» или путем перезаполнения строки) фиксируется уменьшение количества дел/листов со ссылкой на протокол экспертизы․

Типичные ошибки и как их избежать (чек-лист на 2026 год)

• Ошибка: Нумерация описей в фонде идет не по порядку (1‚ 3‚ 5) или совпадает с номерами в архиве․
  Правильно: В фонде — сквозная с 1․ В архиве — общая сквозная․
• Ошибка: Отсутствие даты первого поступления документов или крайних дат в шапке․
  Правильно: Обязательные реквизиты․ Дата первого поступления = год самого старого дела в фонде․
• Ошибка: Заполнение листа фонда «на год вперед» (пустые строки «на будущее»)․
  Правильно: Строка заполняется только после составления и утверждения описи․
• Ошибка: Использование карандаша‚ стирателей‚ незачеркнутые исправления․
  Правильно: Только ручка․ Исправление: зачеркивание одной тонкой линией (текст читаем)‚ рядом верный вариант‚ подпись исправившего‚ дата․
• Ошибка: Несоответствие данных листа фонда и номенклатуры дел․
  Правильно: Проводить сверку перед сшиванием описи и передачей в архив․

Электронный архив и Лист фонда

С развитием электронного документооборота (ЭДО) и систем электронного архива (СЭА) возникает вопрос: нужен ли бумажный лист фонда?

Ответ: Да‚ если организация хранит бумажные дела․ Если фонд полностью электронный (оригиналы в ЭДО)‚ учет описей ведется в журнале регистрации описей (или автоматически в СЭА)‚ но для единообразия и прохождения проверок Росархива рекомендуется вести параллельный учет в виде «Листа фонда» (можно в электронном виде с ЭЦП ответственного‚ распечатывать для сверки при проверках)․ Форма листа фонда для электронных фондов может включать доп․ колонки: «Хэш-сумма описи»‚ «Путь к файлу в СЭА»‚ «Тип ЭЦП»․

Где скачать бланк и образец заполнения?

Вы можете использовать следующие источники для получения актуальных форм:

1. Сайт Росархива (rosarchives․gov․ru), раздел «Методические рекомендации» -> «Формы учетных документов»․ Там находится официальный образец «Листа архивного фонда государственного (муниципального) архива» с примером заполнения (утв․ )․
2. Сайты профильных порталов (например‚ arhivist․ru‚ consultant․ru‚ garant․ru), в разделе «Бланки и образцы» обычно выложены файлы в формате ․docx (Word) и ․xlsx (Excel) для свободного скачивания и адаптации под свою Инструкцию по делопроизводству․
3. Типовые Инструкции по делопроизводству, часто включают Приложение с формой листа фонда․

Совет: Скачайте форму в Excel — это удобнее для автоматического подсчета объема фонда (суммирования колонок «Кол-во дел»‚ «Кол-во листов») и поддержания сквозной нумерации․

Лист фонда, это «паспорт» вашего архивного фонда․ Грамотное его ведение с первого дня работы архива экономит недели труда при подготовке к экспертизе документов‚ передаче дел в государственный архив или проверке Росархива․ Главные правила просты: используйте правильную форму (гос․ или свою‚ закрепленную в Инструкции)‚ заполняйте строго по мере формирования описей‚ соблюдайте двойную нумерацию (в фонде / в архиве) и регулярно сверяйтесь с номенклатурой дел․

На 2026 год существенных изменений в саму форму листа фонда не вносилось‚ однако акцент делается на интеграции бумажного учета с электронными системами (СЭА) и точном соблюдении реквизитов для формирования Единого государственного архивного фонда (ЕГАФ)․

Статья подготовлена на основе Основных правил работы архивов организаций‚ Методических рекомендаций Росархива от ‚ ГОСТ Р 7․0․97-2016 и практики архивного дела актуальной на ․