В архивном деле и делопроизводстве литерные номера листов играют ключевую роль в обеспечении целостности, упорядоченности и правовой значимости документов․ Понимание правил их проставления обязательно для архивистов, секретарей и специалистов по документообороту․ В данной статье подробно разбирается сущность литерных номеров, правила их назначения, связь с внутренней описью и листом-заверителем, а также нюансы, возникающие на практике․

Что такое литерные номера листов?

Литерный номер — это условное обозначение (как правило, арабская цифра, иногда с добавлением буквы-литеры, например: 5, 5а, 5б), присваиваемое каждому листу дела для его уникальной идентификации в пределах данного дела․

В отличие от сквозной нумерации страниц в книге, в архивном деле нумеруются только лицевые стороны листов (оборотные стороны не нумеруются, но учитываются при подсчете общего количества листов)․ Литерные номера позволяют:

• Однозначно идентифицировать каждый документ и каждый лист внутри дела․
• Контролировать сохранность дела (обнаружить вырванные или подсунутые листы)․
• Обеспечить правильную сборку дела при его формировании․
• Связать листы дела с записями во внутренней описи․

Основные правила проставления литерных номеров

Технические требования

1. Инструмент: Нумерация проставляется простым карандашом (для возможности исправления) или нумератором (штампом)․ Запрещается использовать ручку, маркер или принтер (кроме случаев формирования дела в электронном виде с последующей печатью, где нумерация задается программно)․
2. Расположение: Номер ставится в верхнем правом углу лицевой стороны листа․
3. Порядок: Нумерация идет вальным порядком (сквозная по всем листам дела от начала к концу)․
4. Что нумеруется: Обязательно нумеруются лицевые стороны всех листов документов, входящих в дело․

Особенности нумерации вложений и приложений

Если документ состоит из нескольких листов, каждый лицевой лист получает свой порядковый номер․ Если к документу приложены вложения (фотографии, схемы, дискеты и т․д․), которые не имеют лицевой стороны в привычном понимании, они также учитываются в нумерации (на обратной стороне или на сопроводительном листе проставляется номер)․

Литерные номера и «пропущенные» номера

Важный момент, часто вызывающий вопросы: пропущенные номера листов документов входят в основной счет листов дела․

Пример: В деле идет нумерация 1, 2, 3․ Лист 4 был изъят до сшивки или не вошел в дело․ Следующий лист получает номер 5․ При подсчете общего количества листов в деле (для листа-заверителя) считается диапазон: от 1 до последнего номера․ «Пропущенный» №4 учитывается в общем количестве листов дела как «пропуск», но физически отсутствует․ В листе-заверительном это отражается соответствующей записью․

Правило: Литерные номера — это не просто счетчик физических листов, это адресная система․ Разрыв в нумерации фиксируется и объясняется (акомпанементная запись, служебная записка), но сама нумерация не «сжимается»․

Взаимосвязь с внутренней описью дела

Внутренняя опись документов дела (формы № 040-у или аналогичная табличная форма) составляется после простановки литерных номеров на листах дела․

Порядок действий:

1. Собрать документы в дело в установленном порядке (хронологический, системный и т․д․)․
2. Проставить литерные номера на лицевых сторонах листов вальным порядком․
3. Заполнить внутреннюю опись: в графе «Литерные номера листов» указываются начальный и конечный номера листов для каждого документа (например: 5–7, если документ занимает 3 листа)․
4. В конце внутренней описи составляется итоговая запись об общем количестве документов и количестве листов самой описи․

Литерные номера в описи служат «якорями», позволяющими быстро найти нужный документ в сшитом деле․

Литерные номера и лист-заверитель (заверительная запись)

Лист-заверитель (форма № 041-у или бланк А4) — это отдельный документ, составляемый в единственном экземпляре и подшиваемый в самом конце дела (после последнего документа)․ Он служит для официального учета числа листов в деле․

Как литерные номера влияют на лист-заверитель:

• Последний литерный номер дела (поставленный на последнем листе последнего документа) является базовым числом для подсчета․
• К этому числу приплюсовываются листы внутренней описи (если она есть) и сам лист-заверитель․
• Если были пропуски в нумерации (см․ п․ 3), они уже учтены в последнем литерном номере․
• В графе «Всего листов в деле» указывается итоговая сумма: (Последний литерный номер) + (Листы описи) + 1 (Лист-заверитель)․

Важно: Лист-заверитель не получает литерного номера (он не входит в вальную нумерацию листов документов), но учитывается в общем количестве листов дела․

Литерный номер как часть архивного индекса

В более широком смысле (на уровне фонда/описи), термин «литерный номер» может использоваться как часть архивного кода (индекса) документа․ Полный архивный код обычно выглядит так:

Фонд — Опись, Дело — Литерный номер листа (при необходимости)

Например: Ф․ 12, Оп․ 5, Д․ 34, Л․ 15․ Здесь «Л․ 15» — это и есть литерный номер листа, позволяющий обратиться к конкретной странице дела без его полного просмотра․ При индексации всей документации присваиваются именно такие буквенно-цифровые обозначения для адресного хранения и поиска․

Типичные ошибки и как их избежать

Практический алгоритм формирования дела (чек-лист)

1. Подготовка: Документы отсортированы, скреплены (скобы, файлы), поврежденные восстановлены․
2. Сборка черновика: Сложить документы в порядке описи во временную обложку․
3. Нумерация (Литерные номера): Карандашом/нумератором по верхнему правому углу лицевых сторон; Проверить сквозность․
4. Внутренняя опись: Заполнить таблицу, прописать литерные номера для каждого документа (Начало — Конец)․ Подсчитать листы описи․
5. Сшивка: Прошить дело нитью/шнуром, наклеить обложку (форма № 039-у), заполнить реквизиты обложки․
6. Лист-заверитель: Заполнить форму № 041-у․ Рассчитать «Всего листов»: Последний литерный № + Листы описи + 1 (заверитель)․ Подписи ответственных лиц․
7. Финальная проверка: Совпадают ли номера на листах с описью? Верен ли итог на заверителе? Читаемы ли номера?

Литерные номера листов — это не просто цифры в углу страницы․ Это фундаментальный инструмент архивной идентификации, гарантирующий:

• Целостность документа (защита от подмены/вырывания)․
• Навигацию внутри дела (связь с описью)․
• Правовую силу (база для заверительной записи)․

Строгое соблюдение правил проставления (карандаш, верхний правый угол, только лицевые стороны, вальный порядок, учет пропусков), признак профессионализма архивиста и залог того, что дело пройдет любую экспертизу, проверку или перенос в государственный архив без замечаний․

Статья подготовлена на основе нормативных документов Росархива (Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству․․․»), ГОСТ Р 7․0․97-2016 и архивной практике․ Актуально на ․