При работе с архивными делами часто возникает необходимость уточнить, как правильно обозначать листы, если при нумерации были допущены пропуски или ошибки. В таких случаях применяют литерные номера листов – специальный способ обозначения, позволяющий сохранить непрерывность учёта без полной перенумерации всего тома.

Определение литерного номера

Литерный номер – это номер листа, к которому добавлена одна или несколько букв латинского (или кириллического) алфавита. Обычно используются буквы а, б, в и т.д. Пример:

• 25а – лист, следующий за листом № 25;
• 25б – следующий лист после 25а;
• 11а, 24б – другие типичные варианты.

Таким образом, литерный номер представляет собой предыдущий номер с добавлением буквенного индекса в возрастающем порядке.

Когда применяются литерные номера

Согласно нормативным документам (Правила работы архивов организаций, проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и т.п.), литерные номера допускаются в следующих ситуациях:

1. Пропуск регистрационного номера при первоначальной нумерации дела (например, после листа № 25 случайно пропущен номер 26).
2. Ошибка в нумерации (повторный номер, пропущенный лист и т.п.), когда полная перенумерация дела невозможна или нецелесообразна.
3. Дополнительные листы, вставленные после завершения нумерации (например, приложения, справки).

В этих случаях вместо переделки всей нумерации используют литерные обозначения, что значительно упрощает работу archivists и сохраняет ссылки на уже существующие описи и ссылки.

Как правильно оформить литерные номера в деле

Нумерация листов

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры ставятся в правом верхнем углу листа. Если при нумерации обнаружен пропуск, то вместо пропущенного номера ставят литерный номер.

Заполнение листа‑заверителя

В листе‑заверителе (заверяющем листе дела) указываются:

• Общее количество листов дела с учётом литерных номеров;
• Перечень литерных номеров (например, «литерные номера листов 25а, 25б»);
• Указание пропущенных номеров (если они не заменены литерными, например, «пропущенный номер листа 26»);

Пример записи в листе‑заверителе:

В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в т.ч.: литерные номера листов 25а, 25б; пропущенный номер листа 26.

Оформление обложки дела

После завершения нумерации и заполнения листа‑заверителя переходят к оформлению обложки. Обязательные элементы описания обложки (по Правилам работы архивов организаций):

• Наименование дела;
• Индекс (шифр) дела;
• Хронологические рамки (даты earliest и latest документа);
• Количество листов дела (с учётом литерных номеров);
• Примечания о наличии литерных номеров и пропущенных номеров.

Пример заполнения листа‑заверителя и обложки

Допустим, в деле после листа № 24 обнаружен пропуск номера 25, а вместо него вставлены два дополнительных листа с пометками.

Лист-заверитель:
В деле подшито и пронумеровано 102 (сто два) листа, в т.ч.:
 литерные номера листов 24а, 24б;
 пропущенный номер листа 25.

На обложке дела указываем:

• Наименование: «Дело № 456. По вопросам благоустройства территории»;
• Индекс: 456‑2025;
• Даты: – ;
• Количество листов: 102 (в т.ч. литерные номера 24а, 24б);
• Примечание: пропущен номер 25, заменён литерными 24а и 24б.

Преимущества использования литерных номеров

• Экономия времени – нет необходимости пере нумеровывать весь том;
• Сохранение ссылок – уже существующие описи, ссылки и цитаты остаются актуальными;
• Простота контроля – литерные номера легко читаются и проверяются при ревизии дела;
• Соответствие нормативам – использование литерных номеров явно разрешено инструкциями по архивному делу.

Ограничения и рекомендации

Несмотря на удобство, литерные номера следует применять осмотрительно:

• Не злоупотреблять – если пропусков много, лучше выполнить полную перенумерацию;
• Соблюдать последовательность букв (а, б, в, г …) и не пропускать их в середине серии;
• Фиксировать все литерные номера в листе‑заверителе и на обложке, иначе при последующей работе может возникнуть путаница;
• При передаче дела на государственное хранение согласовать использование литерных номеров с принимающим архивом (как указано в пункте о допуске литерных номеров по согласованию с государственным архивом).

Литерные номера листов в архиве – это практичный и нормативно одобренный способ обозначения листов, когда при нумерации возникают пропуски или ошибки. Они позволяют сохранить непрерывность учёта без трудоёмкой перенумерации, облегчают работу архивистов и обеспечивают корректное оформление листа‑заверителя и обложки дела. Правильное применение литерных номеров требует внимательного заполнения сопроводительных документов и соблюдения установленных инструкций, но при этом значительно повышает эффективность архивной обработки.