В архивном деле и делопроизводстве термин «литерный номер» (или литерный лист) встречается постоянно. Понимание того, что это такое, зачем они нужны и как их правильно учитывать при оформлении дела (в частности, в листе-заверителе), — обязательный навык для архивиста, делопроизводителя или кадровика, сдающего документы в архив.
Ниже представлена подробная статья, основанная на актуальной практике и нормативных требованиях.
Определение: что такое литерный номер?
Литерный номер — это номер листа дела, к которому добавлена буква (литера) кириллического алфавита (чаще всего «а», «б», «в» и т.д.) после основного арабского номера.
Примеры: 17а, 25б, 157а, 4б.
По сути, литерный номер является частью архивного индекса документа. В процессе индексации всей документации присваиваются буквенно-цифровые обозначения для уникальной идентификации каждого листа.
Зачем нужны литерные номера? Причины возникновения
Литерные номера не ставятся случайно. Они появляются в двух основных случаях:
- Дополнение дела после нумерации (основной случай). Дело уже пронумеровано, сшито и, возможно, даже описано. Внезапно обнаруживается документ, который по логике и хронологии должен находиться между уже пронумерованными листами (например, между листом 25 и листом 26). Перенумеровывать все последующие листы (26, 27, 28…) трудоемко и нарушает целостность дела. Решение: новому листу присваивается номер 25а (или 25б, если таких листов несколько).
- Исправление ошибки нумерации. При первичной простановке номеров был пропущен номер (например, пошли 1, 2, 3, 5 — нет 4). Если это обнаружили до сшивки, можно перенумеровать. Если дело уже сшито — проставляют литерный номер (например, 3а вместо пропущенного 4), а про пропущенный номер делают отметку в листе-заверителе (см. ниже).
Пример из практики:
«Для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 5: 2а будет литерным (первоначально забыли пронумеровать, когда заметили, сделали дополнительный номер с буквой а), 4 здесь пропущенный (из-за невнимательности сначала пропустили его, когда обнаружили, сделали отметку)».
Как оформляются литерные номера на листах?
- Номер ставится в том же месте, где стоят обычные номера (обычно вверху по центру или в правом верхнем углу).
- Буква пишется маленькой, без пробела после цифр: 25а, 157б.
- Используются буквы русского алфавита (а, б, в, г, д…). Буквы «ъ», «ы», «ь» обычно не используют.
- Если литерных листов несколько подряд: 25а, 25б, 25в.
Учет литерных номеров в листе-заверителе (Самое важное!)
Это момент, где допускается больше всего ошибок. Правило простое: литерные листы увеличивают общее количество листов в деле.
Формула подсчета:
Общее число листов = Номер последнего листа + Количество литерных листов – Количество пропущенных номеров.
Пример расчета (из архивной практики):
«Если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б (2 листа), а также пропущен лист номер 64 (1 лист), общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264 + 2 – 1 = 265».
Как записать в листе-заверителе (заверительная надпись):
Стандартная формулировка (согласно Правилам работы архивов организаций):
«В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в т.ч.:
литерные номера листов 25а, 25б;
пропущенный номер листа 26».
Частые вопросы и ответы:
- Было 100 листов, добавили 2 литерных (1а, 11а). Что писать в листе-заверителе?
Ответ: 102 листа. В графе «подшито и пронумеровано» указывается общее фактическое количество листов (100 + 2 = 102), а ниже детализируется: «в т;ч. литерные номера листов 1а, 11а». - Нужно ли вычитать пропущенные номера из общего количества?
Ответ: Да. В листе-заверителе указывается фактическое количество листов за минусом пропущенных и плюсом литерных листов. Пропущенный номер — это «дыра» в нумерации, физического листа с таким номером не существует.
Литерные номера vs Пропущенные номера: в чем разница?
| Характеристика | Литерный номер (например, 25а) | Пропущенный номер (например, нет 26) |
|---|---|---|
| Физический лист | Есть (лист существует в деле) | Нет (листа с таким номером нет) |
| Влияние на итоговое кол-во | Увеличивает (+1 к общему числу) | Уменьшает (-1 от последнего номера) |
| Запись в листе-заверителе | В разделе «в т.ч. литерные номера…» | В разделе «пропущенные номера листов…» |
| Причина | Добавление документа после нумерации | Ошибка нумерации или изъятие листа |
Нормативная база
Оформление литерных номеров и заполнение листа-заверителя регламентируются:
- Приказ Росархива от № 125 «Об утверждении Правил работы архивов организаций» (пункты о описании дела, оформлении обложки и листа-заверителя).
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Описание документов. Общие требования».
- Внутренние инструкции по делопроизводству конкретной организации.
Чек-лист: как не ошибиться с литерными номерами
- При обнаружении необходимости вставить лист — присвойте ему номер предыдущего листа + буква «а» (если вставок несколько — «а», «б», «в»).
- Пронумеруйте добавленный лист карандашом или пером (в соответствии с правилами организации) в привычном месте.
- При заполнении листа-заверителя:
- Посчитайте фактическое количество листов в руке.
- Сравните с последним номером.
- Примените формулу: Последний номер + Литерные ⎻ Пропущенные.
- Запишите итоговую цифру и прописью.
- Обязательно перечислите все литерные номера (25а, 25б…) и все пропущенные номера (26…).
Резюме
Литерный номер, это стандартный архивный инструмент для вставки документов в уже сформированное и пронумерованное дело без нарушения его структуры.
Главные правила:
- Формат: Цифра + маленькая буква (25а).
- Литерный лист — это полноценный лист дела, он увеличивает общий объем.
- Обязательно перечислять каждый литерный номер в заверительной надписи.
Соблюдение этих правил гарантирует, что дело будет принято в архив без замечаний, а поиск любого документа (включая вставленные позже) займет секунды.