Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Смена руководителя архива (заведующего архивом, лица, ответственного за архив) – это событие, которое требует строгого соблюдения нормативных актов, правильного оформления актов и чёткой организации процесса передачи дел. Ниже представлена подробная методика, основанная на действующем законодательстве РФ, приказах Росархива и рекомендациях практикующих специалистов.

Нормативно‑правовая база

Приказ Росархива от № 77 – определяет порядок передачи временных (до 10 лет) документов в архив при отсутствии условий их сохранения в подразделении.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Приказом Главархива СССР от № 263).
Пункт 13.2 Правил при реорганизации или ликвидации территориального органа МЧС России – передача всех дел и архивов по акту, подписанному руководителями обеих организаций.
Пункт 6.3 Методических рекомендаций по применению вышеуказанных правил – конкретизирует порядок передачи дел при смене руководителя архива.
Форма Приложение 44 (акт приёма‑передачи) и Приложение 48/51 к Правилам – обязательные документы, фиксирующие факт передачи.

Ключевые понятия

Документы текущего делопроизводства – деловые бумаги, находящиеся в обороте, но ещё не переданные в архив.
Архивный фонд – совокупность документов, переданных в архив для длительного хранения.
Акт приёма‑передачи – официальный документ, подписываемый сдающим, принимающим, членами комиссии и утверждаемый руководителем организации;
Комиссия – группа лиц (обычно представитель руководства, заведующий архивом, специалист по делопроизводству), контролирующая процесс передачи.

Этапы процесса приёма‑передачи

3.1 Подготовительный этап

Назначение комиссии. Руководитель организации формирует комиссию, в состав которой входят:
- Сдающий (бывший руководитель архива или лицо, передающее документы);
- Принимающий (новый руководитель архива);
- Представитель юридического отдела (при необходимости);
- Третье лицо – независимый наблюдатель (по требованию).
Разработка графика передачи. Составляется детализированный план с указанием дат, ответственных лиц и перечня передаваемых дел.
Инвентаризация документов. Проводится полная проверка наличия, состояния и соответствия документов требованиям архивного хранения:
- Определяется, какие документы находятся в текущем обороте, а какие уже переданы в архив.
- Составляется опись (формы Приложение 44 и Приложение 48).
Подготовка помещения и оборудования. Проверяется состояние архивных помещений, наличие систем охраны, климат-контроля, а также инвентаря (полки, ящики, оборудование).

3.2 Оформление актов и сопроводительных документов

Все действия фиксируются в официальных актах:

Акт приёма‑передачи (Приложение 44). Включает:
- Наименование организации;
- Дата и место составления акта;
- Список передаваемых дел и архивных фондов;
- Подписи сдающего, принимающего, членов комиссии и утверждение руководителем.
Акт инвентаризации. Подтверждает соответствие фактического наличия документов перечню в акте.
Согласование с руководством. По решению руководителя (или уполномоченного лица) оформляется приказ о передаче документов.

3.3 Фактическая передача

Документы передаються в специально отведённые архивные помещения.
Осуществляется маркировка (наклейки, штампы) в соответствии с требованиями архивного учета.
Проводится передача инвентаря (полки, ящики, оборудование) и помещений, если это предусмотрено актом.
Комиссия подписывает протокол о фактической передаче.

3.4 Постпередачный контроль

Новый руководитель архива в течение 5 рабочих дней формирует отчёт о приемке и направляет его в руководство организации.
Проводится проверка соответствия переданных документов требованиям законодательства (сроки хранения, классификация).
В случае обнаружения расхождений оформляются дополнительные акты и вносятся поправки в реестр.

Образцы документов

4.1 Пример акта приёма‑передачи (Приложение 44)

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
№ ____ от "__" _______ 2026 г.

Организация: _________________________________
Место составления: ____________________________

Сдающий (бывший руководитель архива): ______________________
Принимающий (новый руководитель архива): ____________________

Комиссия:
______________________ (представитель руководства)
______________________ (специалист по делопроизводству)
______________________ (третье лицо, при необходимости)

Перечень передаваемых документов и дел:
Дела текущего делопроизводства (№ 01‑2025, 02‑2025 …)
Архивный фонд № 12 «Договорная работа» (с по )
Инвентарь: стеллажи № A‑1, ящики № B‑3 и др.
Подписи:
Сдающий ______________________ Дата: "__" _______ 2026 г.
Принимающий ___________________ Дата: "__" _______ 2026 г.
Член комиссии 1 _______________ Дата: "__" _______ 2026 г.
Член комиссии 2 _______________ Дата: "__" _______ 2026 г.
Утверждающий (руководитель) ___________________ Дата: "__" _______ 2026 г.

4.2 Пример графика передачи

ГРАФИК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ
| Дата | Действие | Ответственный |
|------------|----------------------------------------|---------------|
| | Инвентаризация текущих дел | Сдающий |
| | Согласование перечня с руководством | Юр. отдел |
| | Подготовка актов (44, 48) | Делопроизводитель |
| | Формирование комиссии | Руководитель |
| | Физическая передача документов | Комиссия |
| | Подписание актов и протоколов | Сдающий/Принимающий |
| | Приём‑передача инвентаря и помещений | Принимающий |
| | Постпередачный контроль и отчёт | Принимающий |

Особенности при реорганизации и ликвидации

Если смена руководителя архива происходит в рамках реорганизации (слияние, присоединение) или ликвидации организации, необходимо учитывать дополнительные положения:

Все передаваемые документы и архивные фонды оформляются актом приёма‑передачи по акту с утверждением начальниками обоих органов (см. пункт 13.2 Правил МЧС России).
В случае ликвидации архивные фонды могут быть переданы в государственный архив по решению руководителя или уполномоченного лица.
Необходимо обеспечить сохранность документов, находящихся в обороте, до их окончательной передачи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Кто отвечает за подготовку актов?

Ответственность за подготовку актов возлагается на сдающего руководителя архива совместно с делопроизводителем организации. При необходимости привлекаются юрист и специалист по архивному делу.

6.2 Какой срок хранения у временных документов, передаваемых в архив?

Согласно Приказу Росархива № 77 от , документы временных сроков (до 10 лет) подлежат передаче в архив, если в подразделении нет условий их сохранения.

6.3 Что делать, если часть документов утеряна?

Утеря документов фиксируется в отдельном акте, составляется акт о невозможности передачи и вносится в реестр недостающих материалов. При необходимости проводится восстановление (по копиям, электронным версиям) или документируется факт утраты.

6.4 Нужно ли передавать оборудование архива?

Да, если в акте указано передача помещений, инвентаря и оборудования. Оборудование (стеллажи, шкафы, системы контроля доступа) передаётся вместе с документами и фиксируется в акте (Приложение 48).

Своевременно формируйте комиссию и график передачи – это позволит избежать задержек и конфликтов.
Тщательно проводите инвентаризацию и оформляйте опись в соответствии с Приложением 44.
Все документы (акты, протоколы, приказы) должны быть подписаны и утверждены руководством – это гарантирует юридическую силу передачи.
Не забывайте о постпередачном контроле – он позволяет убедиться, что новые руководители полностью приняли документы и оборудование.
При реорганизации или ликвидации учитывайте дополнительные требования к передаче архивов между организациями.

Полезные ссылки

Приказ Росархива № 77 от
Порядок приёма‑передачи при смене руководителя (КонсультантПлюс)
Приказ Главархива СССР № 263 от
Пункт 13.2 Правил МЧС России о реорганизации

Соблюдая указанные выше рекомендации, вы обеспечите законность, прозрачность и эффективность процесса приёма‑передачи документов при смене руководителя архива.