Передача документов в архивные учреждения, это обязательная юридическая процедура, регулируемая федеральным законодательством. Для муниципальных организаций (МО) соблюдение установленных правил комплектования, учета и передачи дел является залогом сохранности Архивного фонда Российской Федерации и гарантией прав граждан и организации. В данной статье подробно разбираются нормативные основы, пошаговый алгоритм действий, особенности работы с электронными документами и порядок действий при ликвидации или реорганизации.

Нормативная правовая база

Деятельность по передаче документов строится на иерархии нормативных актов. Ключевыми документами, регламентирующими процесс на 2026 год, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в частности, ст. 21 «Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение»).
• Приказ Министерства культуры РФ от № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрирован в Минюсте России № 38830);
• Решение Коллегии Росархива от «Об утверждении Основных правил работы архивов организаций».
• Методические рекомендации ВНИИДАД (2023) по созданию официальных сайтов органов управления архивным делом и графикам согласования номенклатур дел.

Общие принципы и сроки передачи (Ст. 21 Закона № 125-ФЗ)

Согласно статье 21 Федерального закона № 125-ФЗ, документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в муниципальных организациях подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в соответствующие муниципальные (государственные) архивы.

Важно: Сроки временного хранения устанавливаются номенклатурой дел, утвержденной организацией по согласованию с архивным органом. Передача осуществляется ежегодно, как правило, в первом квартале года, следующего за годом истечения сроков хранения.

Подготовка документов к передаче: Этапы и требования

Процесс подготовки, это наиболее трудоемкий этап, требующий соблюдения «Основных правил работы архивов организаций». Работы проводятся за счет средств организации (п. Правил передачи при ликвидации/реорганизации).

Упорядочение и описание дел

Документы должны быть переданы в упорядоченном состоянии. Упорядочение включает:

1. Проверку полноты дел по номенклатуре (наличие всех документов, указанных в описи).
2. Сшивку дел в соответствии с правилами (прошивка нитью, склеивание обложки, простановка номеров листов).
3. Составление описей дел (формы описей устанавливаются Росархивом). Опись является основным учетным документом при передаче.
4. Формирование экспертных значений сроков хранения (если номенклатура не утверждена или изменилась, проводится экспертиза документов).

Привлечение лицензированных организаций

Если у муниципальной организации нет собственного архивиста или квалифицированных кадров, упорядочение документов допускается осуществлять с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение архивных работ (согласно Основным правилам работы архивов организаций, утр. Коллегией Росархива ).

Транспортировка

Перевозка архивных документов в архивное учреждение осуществляется за счет средств передающей организации. Необходимо обеспечить сохранность документов при перевозке (упаковка в короба, защита от влаги, несанкционированного доступа).

Особенности передачи электронных документов

В соответствии с Приказом Минкультуры РФ № 526 (п. 1.3 Приложения) и современными требованиями цифровизации, передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации-источника комплектования государственного/муниципального архива осуществляется в формате PDF/A (ISO 19005).

Ключевые требования к электронным документам:

• Формат файла: PDF/A-1b или PDF/A-2b (для долгосрочного хранения).
• Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) у уполномоченных лиц на документах, подлежащих подписанию.
• Соблюдение структуры дела: электронное дело формируется как совокупность файлов с метаданными (атрибутами), соответствующими описи.
• Передача на носителях или через защищенные каналы связи (СЭД/СЭДО) по согласованию с принимающим архивом.

Передача документов при ликвидации и реорганизации организации

Это критический момент, требующий строгого соблюдения процедуры ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим.

Порядок действий (согласно Правилам передачи при ликвидации):

1. Ликвидационная комиссия организует упорядочение документов.
2. Составляется акт приема-передачи архивных документов.
3. Документы передаются в соответствующий муниципальный архив.

Категории документов, подлежащих передаче при отсутствии правопреемника:

• Документы постоянного хранения.
• Документы по личному составу временного хранения (75 лет).
• Документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли на момент ликвидации.

Реорганизация с изменением формы собственности

Если муниципальная организация преобразуется с изменением формы собственности имущества, допускается формирование объединенного архивного фонда из документов реорганизуемой организации и вновь созданной организации-правопреемника, при условии передачи архивных документов правопреемника в государственную или муниципальную собственность.

График согласования и планирование (Рекомендации ВНИИДАД 2023)

Для системной работы рекомендуется ежегодно утверждать график согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в архив. Типовый график включает:

Сроки	Мероприятие	Ответственный
Январь — Февраль	Актуализация номенклатуры дел, согласование с архивом	Ответственный за архив / Архивист
Март — Май	Отбор документов с истекшими сроками хранения, экспертиза	Экспертная комиссия
Июнь — Сентябрь	Упорядочение дел, составление описей, оформление электронных копий (PDF/A)	Архивист / Лицензированная организация
Октябрь — Ноябрь	Внутренний прием-передача, подготовка акта передачи	Руководитель / Ликвидационная комиссия
Декабрь	Передача документов в муниципальный архив, получение акта приема	Курьер / Уполномоченное лицо

Ответственность за нарушение законодательства

Нарушение правил хранения, комплектования, учета и передачи документов влечет за собой ответственность, установленную законодательством РФ:

• Административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ) — за нарушение законодательства об архивном деле (предупреждение или штраф на должностных лиц до 5 000 руб., на юрлиц — до 50 000 руб.).
• Уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ) — за уничтожение, повреждение или скрытие документов, подлежащих передаче в архив, если это повлекло тяжелые последствия (штраф до 200 000 руб., обязательные работы, исправительные работы, принудительные работы или лишение свободы на срок до 2 лет).
• Дисциплинарная и материальная ответственность сотрудников, виновных в порче или утрате дел.

Чек-лист для руководителя муниципальной организации (2026 год)

Перед подписанием акта передачи проверьте:

• [ ] Утверждена актуальная номенклатура дел на текущий год с экспертными значениями сроков хранения?
• [ ] Все дела с истекшими сроками хранения отобраны и не содержат документов, подлежащих дальнейшему хранению в организации?
• [ ] Проведена экспертиза документов (протокол подписан всеми членами комиссии)?
• [ ] Дела сшиты, пронумерованы, описи составлены в 2 экземплярах (для организации и для архива)?
• [ ] Электронные документы конвертированы в PDF/A, проверена целостность файлов и валидность ЭП?
• [ ] Подготовлен Акт приема-передачи архивных документов (по форме, согласованной с архивом)?
• [ ] Обеспечена транспортировка за счет организации с соблюдением условий сохранности?
• [ ] Получен Акт приема документов на хранение от муниципального архива (второго экземпляра акта с печатью и подписью архива)?

Передача документов в государственный (муниципальный) архив — это не формальность, а обязательное требование закона, обеспечивающее сохранность национального архивного фонда и правовой защищенность граждан. В 2026 году особое внимание уделяется качеству подготовки электронных документов (формат PDF/A) и соблюдению сроков передачи. Планируйте работу заранее, используйте лицензированных архивистов при нехватке штатных ресурсов и всегда храните второй экземпляр акта приема-передачи — это ваш главный документ, подтверждающий исполнение законодательства.

---

Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства: ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Минкультуры № 526, Основные правила работы архивов организаций (Коллегия Росархива), Методические рекомендации ВНИИДАД 2023 г.