Муниципальный архив по личному составу – это структурное подразделение органа местного самоуправления, отвечающее за хранение, учёт и использование архивных документов, связанных с персоналом (служебные книжки, приказы о приёме‑увольнении, кадровые дела, личные дела сотрудников и др.). Ниже представлена подробная статья, в которой раскрыты нормативно‑правовые акты, порядок создания архива, обязанности ответственного лица, условия хранения и сроки сохранения документов.

Нормативно‑правовая база

Деятельность муниципальных архивов регулируется рядом федеральных законов, подзаконных актов и методических рекомендаций. Ключевые положения:

• Федеральный закон №125‑ФЗ от  «Об архивном деле в Российской Федерации» (ч. 2 ст. 13) – допускает возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения архивных документов на конкретного работника (работника архива).
• Федеральный закон №208‑ФЗ от  «Об акционерных обществах» и №14‑ФЗ от «Об обществах с ограниченной ответственностью» – устанавливают обязательность хранения уставных и управленческих документов, в т.ч. кадровых.
• Федеральный закон №125‑ФЗ, ч. 5 ст. 14 – органы местного самоуправления обязаны руководствоваться едиными принципами организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
• Приказ Росархива №77 от – «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». В пункте 5 указано, что архив создаётся как структурное подразделение.
• Приказ Росархива №236 от – утверждён Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения (вступил в силу ).
• Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов (Приказ №237 от ) – определяет, что срок хранения «Постоянно» в муниципальных органах подразумевает минимум 10 лет, после чего документы могут быть переданы в Архивный фонд РФ.
• КоАП РФ ст. 13.20 и 13.25 – ответственность за нарушение правил хранения, комплектования и уничтожения архивных документов.

Что относится к документам «по личному составу»?

К документам, образующимся в процессе управления персоналом муниципального органа, относяться:

1. Приказы о приёме, переводе, увольнении, отставке, выходе на пенсию.
2. Служебные книжки, личные дела, кадровые карты.
3. Трудовые договоры, соглашения о совместительстве, контракты.
4. Документы, подтверждающие образование, квалификацию, аттестацию.
5. Отчёты о повышении квалификации, командировочные листы, справки о доходах.
6. Документы, содержащие персональные данные (ПДн) и пометку «Для служебного пользования».

Все перечисленные документы подпадают под действие Перечня типовых управленческих архивных документов и обязаны храниться в соответствии с установленными сроками.

Организационно‑правовые формы создания муниципального архива

Согласно п. 5 Правил (приказ №77/2023) архив может быть:

• Отдельным структурным подразделением муниципального образования.
• Подразделением в составе уже существующего отдела (например, отдел кадров).
• Вариантом аутсорсинга – заключение договора возмездного оказания услуг с организацией, устав которой предусматривает хранение архивных документов (п. 5 Правил).

В любом случае необходимо оформить должностную инструкцию работника архива (лицо, ответственное за архив) с указанием:

• Объёма и видов документов, за которые он отвечает.
• Порядка их комплектования, учёта и описания.
• Требований к условиям хранения (температура, влажность, противопожарные меры).
• Процедур передачи документов в архивный фонд РФ и их уничтожения.

Условия хранения и техническое обеспечение

Пункт 76 Правил (приказ №77/2023) перечисляет комплекс мероприятий, обеспечивающих сохранность архивных документов:

• Изолированные помещения – отдельные архивные залы, оборудованные системами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализации.
• Контроль микроклимата – поддержание температурного режима 18‑22 °C и относительной влажности 45‑55 %.
• Освещение – естественное световое воздействие минимизируется; при искусственном освещении используется лампы с низким уровнем УФ‑излучения.
• Санитарно‑гигиенический режим – регулярная уборка, отсутствие пыли и вредных химических веществ.
• Оборудование – стеллажи с регулируемыми полками, архивные коробки, конверты, специальные ящики для документов, содержащих ПДн.

Сроки хранения документов по личному составу

Сроки определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ №236/2019) и инструкцией к нему. Основные категории:

Важно помнить, что сроки хранения не зависят от вида носителя (бумага, электронный документ) – п. 4.2 Инструкции по применению Перечня.

Учёт и описание документов

Для эффективного управления архивом необходимо вести:

• Регистры учёта входящих и исходящих документов (п. 62‑72 Правил).
• Описи дел (п. 68‑72) – с указанием номера дела, перечня документов, сроков хранения, пометок о конфиденциальности.
• Карточки описей (электронные и бумажные) – позволяют быстро находить нужный документ.

Все операции (приём, перемещение, выдача, уничтожение) фиксируются в журнале учёта архивных действий.

Уничтожение документов

Документы, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии с п. 31 Правил:

1. Подготовка акта о выделении к уничтожению (подписывается руководителем муниципального органа).
2. Уничтожение документов, содержащих персональные данные или ограниченный доступ, производится в самом органе методом механического измельчения (шредер) либо другим способом, исключающим возможность восстановления.
3. Остальные документы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, с подтверждающим документом об утилизации.
4. Копия акта о уничтожении прилагается к архивному делу и хранится в течение 3 лет.

Нарушение порядка уничтожения влечёт административную ответственность (КоАП РФ ст. 13.20, 13.25).

Ответственность и контроль

Контроль за соблюдением нормативных требований осуществляют:

• Руководитель муниципального образования – отвечает за формирование архива и утверждение регламентов.
• Работник архива (ответственное лицо) – несёт прямую ответственность за организацию хранения, учёт и уничтожение.
• Росархив и региональные архивные управления – проводят проверку соответствия требованиям Правил;

В случае выявления нарушений могут быть применены меры:

• Штрафы в рамках КоАП РФ.
• Приостановление деятельности подразделения.
• Привлечение к административному или уголовному делу (если утрата документов привела к нарушению прав граждан).

Практические рекомендации для муниципального архива по личному составу

• Разработайте локальный нормативный акт (приказ или положение) о создании архива, включающий ссылки на федеральные законы и Приказы Росархива.
• Назначьте ответственного archivist и утвердите его должностную инструкцию.
• Обуйте персонал отдела кадров по правилам формирования и передачи документов в архив.
• Обеспечьте соответствующее помещение (изолированное, с контролем микроклимата).
• Внедрите электронный учёт (система документооборота) с возможностью генерации описи дел и автоматического расчёта сроков хранения.
• Регулярно (не реже одного раза в год) проводите инвентаризацию архивных дел и проверку состояния документов.
• Сформируйте план утилизации с указанием ответственных лиц, способов уничтожения и подтверждающих документов.
• Подготовьте проект актов о передаче документов в Архивный фонд РФ (для постоянных дел после 10 лет).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой документ является основанием для создания муниципального архива?

Приказ руководителя муниципального образования, в котором указаны: цель создания архива, его место в структуре, назначение ответственного лица и ссылка на федеральные нормативные акты (ФЗ 125‑ФЗ, Приказ №77/2023).

Можно ли хранить персональные данные в электронном виде?

Да. Сроки хранения не зависят от носителя (п. 4.2 Инструкции). Однако электронные документы должны соответствовать требованиям ФЗ 152‑ФЗ «О персональных данных» и быть защищены от несанкционированного доступа.

Что делать, если в архиве обнаружена утрата части личных дел?

Необходимо немедленно составить акт о факте утраты, уведомить руководителя и Росархив, а также провести проверку причин. В случае нарушения законодательства – возможна административная ответственность (КоАП РФ ст. 13.20).

Можно ли передать часть архивных документов в стороннюю организацию для хранения?

Да, если заключён договор возмездного оказания услуг, в котором указаны требования к условиям хранения, защите ПДн и срокам. Договор должен соответствовать п. 5 Правил.

Как часто следует обновлять регламенты и инструкции?

Не реже одного раза в три года или при изменении нормативных актов (например, новых Приказов Росархива).

Муниципальный архив по личному составу – важный элемент системы документооборота органов местного самоуправления. Его эффективная работа обеспечивает:

• Сохранность кадровой истории муниципального образования;
• Соблюдение прав граждан на защиту персональных данных;
• Соответствие требованиям федерального законодательства и избежание административных санкций;
• Возможность передачи ценных исторических материалов в Архивный фонд Российской Федерации.

Тщательное соблюдение правовых норм, создание надёжных условий хранения и внедрение современных методов учёта позволяют муниципальному архиву выполнять свою миссию на высоком уровне.