Муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления (муниципального района, городского округа, внутригородского района) либо муниципальное учреждение, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов власти, муниципальных организаций и граждан.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регулирующие создание и функционирование муниципальных архивов:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ (ред. от ) «Об архивном деле в Российской Федерации».
   В статье 20 указано, что государственные органы, органы местного самоуправления и организации‑источники обязаны создавать архивы для хранения и использования образующихся архивных документов.
2. Постановление Правительства РФ от № 877 «Об утверждении Положения о муниципальном архиве» (в региональных версиях могут быть уточнения).
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) – «Принципы и критерии определения организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов», «Порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы электронных документов».
4. Региональные нормативные акты (например, Постановление Администрации г. Орла № 317 от «Об утверждении Положения о муниципальном архиве»).

Формы создания муниципального архива

Согласно ФАА, муниципальный архив может быть организован в одной из двух форм:

• Структурное подразделение органа местного самоуправления (например, отдел архивного дела в администрации района).
• Муниципальное учреждение – юридическое лицо, созданное в порядке, установленном законодательством о муниципальном образовании, с собственным уставом и бюджетом.

Выбор формы зависит от масштабов архивного фонда, финансовых возможностей муниципального образования и особенностей организационной структуры.

Этапы создания муниципального архива

Процесс создания архива условно делится на четыре основных этапа.

Подготовительный этап

1. Определение организаций‑источников (муниципальные органы, учреждения, предприятия, общественные организации), которые будут комплектовать архив.
2. Разработка положения о муниципальном архиве (устав, штатное расписание, регламенты работы).
3. Согласование проекта положения с Федеральным архивным агентством и региональными архивными органами.
4. Формирование бюджетного обеспечения (арендная плата за помещение, оборудование, программное обеспечение, заработная плата персонала).

Организационный этап

1. Выбор и подготовка помещения (соответствие требованиям по температуре + 18…+ 22 °C, относительной влажности + 45‑55 %).
2. Закупка и установка архивного оборудования: стеллажи, системы контроля доступа, системы пожаротушения, сканеры и серверы для электронных документов.
3. Набор персонала: архивариус, специалист по электронному документообороту, охранник, бухгалтер.
4. Разработка регламентов работы (приём, учет, хранение, выдача, оцифровка, передача в государственный архив).

Технический этап

1. Создание каталогов и реестров (бумажных и электронных) в соответствии с классификационной схемой (по ГОСТ 7.0‑2003).
2. Внедрение автоматизированной системы управления архивом (АСУ «Электронный архив», «Архив‑ЭКС» и др.).
3. Разработка формы списка организаций‑источников (примерная форма приведена в методических рекомендациях ФАА).
4. Обучение персонала работе с новой системой.

Операционный этап

1. Приём документов от организаций‑источников (бумажных и электронных).
2. Комплектование архивного фонда (формирование дел, делопроизводственная привязка).
3. Учет и регистрация документов в реестре.
4. Регулярный контроль сохранности и проведение инвентаризаций (не реже одного раза в 3 года).
5. Подготовка документов к передаче в государственный (муниципальный) архив – оформление актов, согласование сроков хранения.

Основные функции муниципального архива

• Сохранность – обеспечение физической и юридической защиты архивных документов.
• Учёт – ведение реестров, создание описей, обеспечение доступа к информации.
• Комплектование – пополнение архива документами, образующимися в органах местного самоуправления и муниципальных учреждениях.
• Использование – предоставление документов исследователям, гражданам, органам власти в рамках законодательства.
• Оцифровка – перевод бумажных документов в электронный формат, обеспечение их долгосрочного хранения.
• Передача – подготовка и передача документов, подлежащих постоянному хранению, в государственный (муниципальный) архив.

Порядок комплектования архивных документов

Методические рекомендации ФАА определяют следующие этапы комплектования:

1. Определение критериев (историческая, научная, социально‑экономическая ценность).
2. Согласование списков с организациями‑источниками (ежегодные списки, утверждаемые приказом руководителя муниципального образования).
3. Приём и проверка документов (соответствие формату, наличие подписей, печатей).
4. Регистрация в реестре (присвоение уникального номера, указание сроков хранения).
5. Формирование дел (собрание всех документов, относящихся к одному событию, процессу или объекту).
6. Передача в постоянное хранение (оформление акта передачи, передача в государственный архив).

Электронные архивные документы

С 2020‑х годов в России сформирована полноценная нормативная база по работе с электронными документами. Ключевые положения:

• Электронные документы признаются юридически значимыми при соблюдении требований к их подлинности, целостности и достоверности (ЭЦП, система контроля доступа).
• Для муниципальных архивов разрабатывается порядок подготовки и передачи электронных документов в государственные архивы (см. методические рекомендации ФАА).
• Необходимо обеспечить долгосрочную сохранность электронных файлов: резервное копирование, миграция форматов, поддержка метаданных.

Примерный шаблон положения о муниципальном архиве

Ниже – упрощённый образец разделов, которые должны быть включены в положение:

Общие положения
 1.1. Наименование, юридический статус.

 1.2. Цели и задачи архива.

Структура и штат
 2.1. Организационная схема.
 2.2. Должностные инструкции.

Права и обязанности
 3.1. Права архива (получать документы, требовать их передачи).
 3.2. Обязанности (соблюдать режим хранения, вести учёт).

Порядок комплектования и приёма документов
 4.1. Список организаций‑источников.
 4.2. Формы актов приёма‑передачи.
Учет и описание фондов
 5.1. Реестр бумажных документов.
 5.2. Электронный реестр (метаданные, классификатор).

Охрана и сохранность
 6.1. Технические требования к помещениям.
 6.2. Пожарная и охранная безопасность.

Доступ к архивным документам
 7.1. Порядок обращения граждан и организаций.
 7.2. Ограничения (секретные, конфиденциальные документы).

Финансирование
 8.1. Источники бюджета.
 8.2. Расходы на оборудование, персонал, оцифровку.

Заключительные положения
 9.1. Порядок внесения изменений в положение.
 9.2. Ответственность за нарушение требований.

Практические рекомендации для муниципальных органов

• Сформировать рабочую группу из представителей администрации, юридического отдела и ИТ‑службы для разработки проекта архива.
• Провести инвентаризацию текущих архивных документов в органах местного самоуправления (бумажных и электронных).
• Разработать календарный план создания архива (сроки по каждому этапу, ответственные лица).
• Обеспечить информационную поддержку – разместить на официальном сайте сведения о порядке доступа к архивным документам.
• Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО) с автоматической передачей готовых к архивированию файлов в архивную систему.
• Регулярно проводить проверки соблюдения нормативов (внутренний аудит, контрольные проверки ФАА).

Создание муниципального архива – это комплексный процесс, требующий согласования юридических, технических и финансовых аспектов. При правильном подходе архив становится важным источником исторической, культурной и административной информации, способствует повышению открытости власти и сохранению памяти о развитии муниципального образования.

Соблюдая законодательные требования, используя методические рекомендации Федерального архивного агентства и внедряя современные ИТ‑решения, муниципальные органы способны построить эффективную архивную систему, отвечающую интересам государства, общества и будущих поколений.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и учитывает изменения в законодательстве до .