Дата актуализации информации: 22:11:35 ()

Начальник архива (или заведующий архивом) – ключевая фигура в системе обеспечения сохранности и использования документального наследия организации. Его деятельность регулируется нормативными актами Российской Федерации, квалификационными характеристиками должностей и внутренними должностными инструкциями. В данной статье рассмотрены основные аспекты работы начальника архива: квалификационные требования, должностные обязанности, нормативная база и перспективы профессионального роста.

Квалификационные требования

Согласно Единому квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС) и квалификационным характеристикам должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов, начальник архива должен:

• Знать законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела;
• Ориентироваться в нормативных и методических документах, касающихся деятельности архива;
• Понимать состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве;
• Владеет системами хранения и классификации архивных документов;
• Иметь представление о нормативных показателях (нормах) хранения и использования документов;
• Знать постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
• Овладевать Единой государственной системой делопроизводства (ЕГСД);
• Уметь оформлять документы, поступающие в архив, и вести архив, и обеспечивать их последующее хранение и использование.

Эти требования отражены в квалификационных характеристиках должностей (ЕКСД) и подтверждаются материалами HR‑портала за 2025‑2026 гг.

Должностные обязанности

Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) включает следующие ключевые направления деятельности:

Организационно‑управленческие функции

1. Руководит работой архива (архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации;
2. Определяет структуру и штатное расписание архивного подразделения;
3. Устанавливает служебные обязанности для подчиненных работников;
4. Планирует и контролирует выполнение годовых и квартальных планов работы архива;
5. Обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями организации для получения необходимой информации и документов.

Оперативные и технические функции

5. Запрашивает лично или по поручению генерального директора у руководителей и специалистов предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
6. Привлекает к решению возложенных на него задач специалистов других отделов;
7. Обеспечивает прием, регистрацию, классификацию и хранение поступающих документов;
8. Контролирует соблюдение условий хранения (температурно‑влажностный режим, защита от света, пожарная и охранная безопасность);
9. Организует работу по реставрации, оцифровке и созданию электронных копий архивных материалов;
10. Осуществляет выдачу документов пользователям, ведение учета их использования и возврат;
11. Подготавливает справки, выписки и другие справочные материалы по запросам внутренних и внешних заказчиков;
12. Ведет архивные фонды, описи, каталоги и регистры;
13. Обеспечивает соблюдение конфиденциальности и режима доступа к документам с ограниченным доступом.

Контроль и отчетность

13. Несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством РФ, за сохранность архивных документов и материальных ценностей;
14. Готовит ежегодные отчеты о деятельности архива для руководства организации и вышестоящих органов;
15. Участвует в аттестации и повышении квалификации сотрудников архива;
16. Предлагает руководству мероприятия по улучшению деятельности архива (внедрение новых технологий, оптимизация процессов хранения и поиска);
17. Подписывает документы в пределах своей компетенции;
18. Представляет интересы организации в установленном порядке (в судах, архивных комиссиях, межведомственных советах).

Нормативная база

Деятельность начальника архива основывается на следующих нормативных актах и методических документах:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Постановления Правительства РФ о порядке формирования, хранения и использования архивных фондов;
• Методические рекомендации Росархива по классификации и систематизации документов;
• Нормативные акты по охране труда и пожарной безопасности в архивных учреждениях;
• Внутренние положения организации: Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Регламент работы архивного отдела;
• Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и связанные с ней стандарты (ГОСТ Р 7.0.8‑2013, ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и др.).

Эти документы регулярно обновляются, поэтому специалисту необходимо следить за изменениями через официальные вестники, порталы правовой информации и профессиональные сообщества.

Навыки и личностные качества

Для успешного выполнения функций начальника архива желательно обладать следующими компетенциями:

• Аналитическое мышление и внимание к деталям;
• Умение работать с большими объемами информации;
• Навыки проектного управления и планирования;
• Знание основ архивного дела, библиотечно‑информационных систем и электронного документооборота;
• Коммуникабельность и умение вести переговоры с руководителями подразделений;
• Навыки работы с нормативно‑правовой базой и умение быстро находить нужные акты;
• Ответственность, честность и высокий уровень профессиональной этики;
• Базовые знания в области охраны труда, пожарной безопасности и охраны культурного наследия.

Перспективы профессионального развития

Работа начальником архива открывает ряд возможностей для карьерного роста:

1. Повышение до должности директора архивного центра или руководителя подразделения по работе с документацией на уровне холдинга;
2. Переход в смежные области: управление знаниями, корпоративное библиотечное дело, информационная безопасность;
3. Участие в разработке государственных и отраслевых стандартов в сфере архивного дела;
4. Ведение научной и учебной деятельности (чтение лекций, публикации в профильных журналах);
5. Получение дополнительных квалификаций: сертификаты по управлению электронными архивами, курсы по цифровой трансформации, программы MBA для управленцев.

С учетом растущей значимости цифрового архивирования и внедрения систем электронного документооборота (ЭДО), специалисты, владеющие как традиционными, так и современными технологиями, востребованы на рынке труда.

Работа начальником архива – это ответственная и многогранная позиция, требующая глубоких знаний в области законодательства, нормативной методики и практических навыков по организации хранения и использования документальных фондов. Успешное выполнение должностных обязанностей обеспечивает сохранность культурного и административного наследия организации, способствует эффективному управлению информацией и поддерживает репутацию учреждения как надежного хранителя данных.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, квалификационных характеристик должностей (ЕКС), должностных инструкций и нормативных актов, актуальных на .