Начальник управления архивами – это руководитель структурного подразделения, отвечающего за систематизацию, хранение, охрану и использование архивных документов организации. Данная должность требует сочетания управленческих навыков, глубоких знаний в области архивного дела и понимания современных технологий цифрового документооборота.

Основные задачи и функции

• Организация и контроль работы архива: планирование деятельности, распределение задач между сотрудниками, контроль сроков выполнения.
• Разработка и внедрение архивных регламентов: создание внутренних нормативных актов, соответствующих законодательству РФ (Федеральный закон № 122-ФЗ «Об архивном деле» и др.).
• Охрана и сохранность документов: обеспечение условий хранения (температура, влажность), контроль доступа, проведение инвентаризаций.
• Классификация и систематизация: построение классификационных схем, метаданных, обеспечение удобного поиска.
• Работа с запросами пользователей: предоставление документов в соответствии с установленными процедурами, защита конфиденциальной информации.
• Цифровизация архивных фондов: планирование и реализация проектов сканирования, создания электронных архивов, внедрение систем управления электронными документами (СЭД).
• Контроль за соблюдением сроков хранения: автоматическое или ручное определение сроков уничтожения и переноса документов в постоянные фонды.
• Взаимодействие с государственными органами: подготовка отчетности, участие в проверках, соблюдение требований по передаче государственных архивных материалов.

Требования к квалификации

2.1 Образование

Высшее образование в области архивоведения, библиотековедения, информационных технологий, права или истории. Наличие диплома о профессиональной переподготовке в сфере архивного дела считается преимуществом.

2.2 Профессиональный опыт

1. Опыт работы в архиве или в отделе документооборота от 3‑5 лет.
2. Опыт руководства коллективом от 1 года (желательно).
3. Практический опыт внедрения электронных архивных систем.

2.3 Знания и навыки

• Знание нормативно-правовой базы в сфере архивного дела (ФЗ № 122‑ФЗ, ГОСТы, методические рекомендации).
• Умение работать с классификационными системами (ИСО 15489, ДСТУ 3940‑2005 и др.).
• Навыки работы с СЭД, системами электронного архива (например, «Электронный архив», «КОРУС», «DocuWare»).
• Базовые ИТ‑навыки: работа с базами данных, знание принципов кибербезопасности.
• Организационные и управленческие навыки: планирование, делегирование, контроль качества.
• Коммуникабельность и умение вести переговоры с внутренними и внешними партнёрами.

Должностные обязанности в деталях

3.1 Планирование и бюджетирование

Разработка годового плана работы архива, формирование бюджета (закупка оборудования, программного обеспечения, услуги по конвертации документов).

3;2 Управление персоналом

Подбор, обучение и аттестация архивных сотрудников; проведение аттестаций, оценка эффективности работы.

3.3 Охрана и безопасность

Разработка инструкций по физической охране архивных помещений; внедрение систем контроля доступа (карточные, биометрические); обеспечение пожарной безопасности.

3.4 Цифровизация и автоматизация

Определение приоритетных фондов для сканирования; выбор сканеров и программного обеспечения; контроль качества оцифровки; интеграция электронных архивов в корпоративные информационные системы.

3.5 Работа с запросами и выдачей документов

Создание регламентов обработки запросов; обеспечение соблюдения сроков выдачи; контроль за соблюдением конфиденциальности.

3.6 Инвентаризация и контроль сроков хранения

Периодическое проведение инвентаризаций; использование автоматизированных систем для расчёта сроков хранения и уничтожения.

Карьерный путь

Типичная карьерная лестница в сфере архивного дела выглядит следующим образом:

1. Стажёр/ассистент архивного отдела.
2. Специалист по документообороту.
3. Ведущий архивариус.
4. Начальник отдела (управления) архивов.
5. Директор по управлению информационными ресурсами (в крупных организациях).

Современные вызовы и тенденции

• Переход к полностью электронному архиву – необходимость миграции бумажных фондов в цифровой формат.
• Кибербезопасность – защита электронных архивов от несанкционированного доступа и потери данных.
• Соблюдение требований GDPR и локального законодательства о персональных данных.
• Автоматизация процессов – внедрение искусственного интеллекта для классификации и поиска документов.
• Управление большими данными (Big Data) – работа с огромными массивами сканированных материалов.

Лучшие практики для начальника управления архивами

1. Регулярно обновляйте нормативную базу – следите за изменениями в законодательстве и адаптируйте внутренние регламенты.
2. Инвестируйте в обучение персонала – проводите семинары по работе с новыми СЭД и технологиями цифровизации.
3. Внедряйте систему контроля качества оцифровки – проверяйте резолюцию, читаемость и полноту сканов.
4. Создавайте резервные копии – используйте 3‑кратную схему резервного копирования (локальная, удалённая, облачная).
5. Разрабатывайте план реагирования на чрезвычайные ситуации – включайте сценарии пожара, затопления, кибератак.
6. Оптимизируйте процессы доступа – внедряйте метаданные и теги, позволяющие быстро находить нужный документ.

Начальник управления архивами – ключевая фигура, обеспечивающая сохранность исторической и деловой памяти организации. В эпоху цифровой трансформации роль этого специалиста становится ещё более стратегической: от правильного планирования цифровизации до обеспечения кибербезопасности и соответствия нормативным требованиям. При наличии соответствующего образования, опыта и управленческих навыков, данная позиция открывает широкие возможности для профессионального роста и влияния на эффективность работы всей организации.

Дата актуализации статьи: