Начальник управления делопроизводства и архива – это руководитель подразделения, отвечающий за
организацию, контроль и методическое сопровождение всех процессов, связанных с документооборотом и
архивным делом в организации; Данная должность сочетает функции делопроизводителя и архивариуса, поэтому
её носитель должен обладать широким спектром знаний: от нормативно‑правовых актов в сфере делопроизводства
до принципов архивного дела и трудового законодательства.
Основные функции управления
Управление делопроизводством и архивом включает в себя несколько взаимосвязанных направлений:
- Разработка и внедрение нормативных документов (приказов, инструкций, положений) по ведению делопроизводства;
- Контроль за правильным оформлением, регистрацией, хранением и сдачей документов в архив;
- Методическое руководство работой сотрудников отдела делопроизводства;
- Организация архивного дела: классификация, систематизация, учет и обеспечение доступа к документам;
- Взаимодействие с другими подразделениями организации и внешними контролирующими органами.
Должностные обязанности
Согласно типовым должностным инструкциям, к обязанностям начальника управления делопроизводства и архива относятся:
- Знание нормативных актов: постановлений, распоряжений, приказов и иных руководящих документов,
регулирующих работу архивов и систему делопроизводства. - Обеспечение соответствия документооборота действующей государственной системе делопроизводства,
порядка оформления входящих и исходящих документов, их классификации и регистрации. - Контроль за структурой организации и её подразделений, чтобы обеспечить правильную маршрутизацию
корреспонденции и документов. - Применение основ организации производства, труда и управления, а также трудового законодательства
при планировании работы отдела. - Разработка и актуализация внутренних регламентов, инструкций и методических рекомендаций по
делопроизводству и архивному делу. - Организация и контроль проведения экспертизы ценности документов, их подготовки к передаче в архив,
составления описи дел и их систематизации. - Обеспечение своевременного выдачи, поиска и доставки документов сотрудникам организации.
- Методическое руководство сотрудниками отдела, распределение задач, оценка их выполнения и проведение
аттестаций. - Ведение справочной системы документов, поддержание её в актуальном виде.
- Подготовка отчетности о работе отдела, анализ эффективности процессов делопроизводства и архивного
хранения.
Права начальника управления
В рамках своей должности руководитель имеет следующие полномочия:
- Запрашивать и получать от подразделений организации любые документы, необходимые для выполнения
своих функций. - Вносить предложения по совершенствованию системы делопроизводства и архивного дела.
- Утверждать внутренние регламенты, методические указания и формы документов.
- Проводить инструктаж и обучение персонала отдела и других сотрудников организации по вопросам
правильного оформления и хранения документов. - Принимать решения о приёме, классификации и сдаче документов в архив.
- Осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства в отделе.
Ответственность
Начальник управления делопроизводства и архива несёт ответственность за:
- Ненадлежащее оформление, хранение или сдачу документов в архив, что может привести к утрате информации
и штрафам со стороны контролирующих органов. - Нарушение сроков регистрации и передачи документов, что влияет на эффективность работы всей
организации. - Несоблюдение требований трудового законодательства при организации труда сотрудников отдела.
- Нарушение конфиденциальности и раскрытие служебной информации.
Требования к квалификации
Для занятия должности обычно требуются:
- Высшее образование в области юриспруденции, архивоведения, библиотековедения, управления или
смежных специальностей. - Наличие профессиональной подготовки по программам «Делопроизводство», «Архивное дело»,
подтверждённой сертификатами или дипломами. - Опыт работы в сфере делопроизводства и/или архивного дела не менее 3–5 лет, из которых минимум
1–2 года – на руководящих позициях. - Знание нормативных правовых актов: Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «Об архивном деле», Приказы
Минтруда, Приказы Минкультуры и др. - Умение работать с автоматизированными системами управления документами (ЭДО, СКД, архивные
информационные системы). - Развитые коммуникативные навыки, способность вести переговоры и обучать персонал.
Взаимодействие с другими подразделениями
Эффективная работа начальника управления требует тесного взаимодействия с:
- Отделом кадров – для согласования вопросов, связанных с трудовым законодательством и оформлением
персональных дел. - Финансовым отделом – при планировании бюджета на закупку архивных материалов, программного обеспечения
и обучения персонала. - Юридическим отделом – для уточнения правовых аспектов хранения и передачи конфиденциальных документов.
- Руководителями структурных подразделений – для организации приёма, регистрации и передачи их
делопроизводственной корреспонденции. - Контролирующими органами (Росархив, Росстандарт, ФНС) – при проведении проверок и аудитов.
Порядок замещения
В случае отсутствия начальника управления (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности переходят к
заместителю, назначенному в установленном порядке. Если заместителя нет, функции могут временно
выполнять лицо, уполномоченное генеральным директором или другим руководителем организации. При этом
заместитель приобретает все права и несёт ответственность за исполнение обязанностей, возложенных на
начальника.
Перспективы карьерного роста
Успешное выполнение обязанностей начальника управления делопроизводства и архива открывает путь к более
высоким позициям:
- Директор архива или руководитель службы документационного обеспечения.
- Главный специалист по управлению информацией и документами в крупных корпорациях.
- Консультант по организации делопроизводства и архивного дела в государственных и частных структурах.
- Преподаватель в вузах и профессиональных школах, специализирующихся на архивоведении и делопроизводстве.
Начальник управления делопроизводства и архива – ключевая фигура в любой организации, где важна
систематизация, сохранность и быстрый доступ к документам. Его работа обеспечивает юридическую
защищённость, эффективность бизнес‑процессов и соответствие требованиям законодательства. При правильном
сочетании знаний, опыта и управленческих навыков, данный специалист способен построить надёжную систему
документооборота, которая станет фундаментом для успешного развития организации.
Помните: от качества работы отдела делопроизводства и архива напрямую зависит репутация компании,
её способность быстро реагировать на запросы клиентов и контролирующих органов, а также сохранность
корпоративных знаний.