Национальный архив Республики Саха (Якутия) — это крупнейший хранитель документального наследия региона, фонды которого насчитывают более 1,4 миллиона единиц хранения․ В современных условиях ключевым направлением деятельности учреждения является цифровая трансформация: перевод архивных описей и документов в электронный вид, а также обеспечение удаленного доступа для пользователей․ Основным технологическим инструментом решения этих задач выступает Автоматизированная информационная система (АИС) «ЭЛАР-Архив», а также интеграция с федеральными ресурсами, в частности — ГИС УИАД (Государственная информационная система удаленного использования архивных документов)․

Программно-техническая база: АИС «ЭЛАР-Архив»

Сердцем информационной инфраструктуры архива является АИС «ЭЛАР-Архив», отраслевое программное обеспечение, разработанное компанией «ЭЛАР» (г․ Москва), которое является стандартом де-факто для автоматизации архивных учреждений в России․

Ключевые функциональные модули системы:

• Управление фондами и описями: Ведение государственной учетной документации (номенклатуры, описей, путеметок) в электронном виде․
• Цифровое репозиторий: Хранение электронных копий документов (сканов) с привязкой к описаниям дел․
• Поисковый движок: Мощный полнотекстовый и атрибутный поиск по метаданным (автор, дата, шифр, тематика) и содержимому документов (при наличии OCR-слоя)․
• Модуль удаленного доступа (Веб-портал): Публикация открытых описей и оцифрованных документов на официальном сайте архива для свободного доступа граждан․
• Управление ролевым доступом: Разграничение прав доступа для сотрудников архива (архивисты, научные сотрудники, администраторы) и внешних пользователей․
• Интеграция с Госуслугами: Возможность заказа документов и получения услуг через ЕПГУ/РПГУ․

Технические преимущества:

1. Стандартизация: Использование открытых форматов данных (XML, PDF/A, TIFF, JPEG2000) и протоколов обмена (OAI-PMH, Z39․50), обеспечивающих интероперабельность с другими системами․
2. Масштабируемость: Система рассчитана на хранение миллионов записей и терабайт изображений․
3. Долгосрочное хранение: Соответствие требованиям ГОСТ Р 7․0․100-2018 (ISO 14721:2012) — модели OAIS (Open Archival Information System)․

Стратегия оцифровки: Приоритеты и объемы

Как отмечал директор Национального архива Петр Румянцев, задача полной оцифровки всех накопленных материалов на текущем этапе является нереальной из-за колоссального объема фондов (более 1,4 млн дел)․ Поэтому архив придерживается стратегии приоритетной оцифровки․

Основные направления приоритетной оцифровки:

• Информационно-поисковые средства (ИПС): «Наша первейшая задача, это оцифровать все описи, информационно-поисковые средства» (цитата П․ Румянцева, 2020 г․)․ Это позволяет пользователю удаленно определить, в каком фонде и описи находится нужное дело, не приезжая в читальный зал․
• Особо ценные и востребованные документы: Документы периода Великой Отечественной войны (1941–1945 гг․), метрические книги, ревизские сказки, документы по истории религиозных верований и учреждений религиозного культа РС(Я)․
• Документы, подлежащие вручению гражданам: Архивы ЗАГСов, личные дела, удостоверяющие права․
• Уникальные коллекции: Например, документы, посвященные 100-летию А․Я․ Овчинниковой, впервые представленные в электронном виде․

Портал удаленного доступа: ГИС УИАД и сайт архива

Для пользователей существует две основные точки входа в электронные ресурсы архива:

А․ Официальный сайт Национального архива РС(Я) (на базе модуля АИС «ЭЛАР-Архив»)

Адрес: arhsakha․ru (или текущий официальный домен)․

На сайте реализован Открытый доступ к:

• Электронным версиям описей (перечень фондов, номенклатуры, описи дел);
• Оцифрованным документам, введенным в научный оборот (в т․ч․ фондам ВОВ)․
• Тематическим указателям и виртуальным выставкам․
• Форме онлайн-заказа копий документов или справок․

Б․ Государственная информационная система удаленного использования архивных документов (ГИС УИАД)

Портал: gis․uiaid․ru (единый федеральный портал «Архивы России»)․

Национальный архив РС(Я) является участником этой системы․ ГИС УИАД обеспечивает:

• Единую точку входа в ресурсы федеральных и региональных архивов․
• Унифицированный интерфейс поиска по всем подключенным архивам одновременно․
• Оформление запросов на предоставление копий документов с отслеживанием статуса исполнения через личный кабинет (ЕСИА/Госуслуги)․
• Гарантию правовой значимости выдаваемых копий (с ЭП архива)․

Структура архивной сети Якутии и АИС

Помимо Национального архива (г․ Якутск, ул․ Кирова, 14), в республике функционирует сеть муниципальных и ведомственных архивов, которые также внедряют автоматизированные системы:

Практическое руководство: Как пользоваться ресурсами АИС

Сценарий 1: Поиск информации об отце/предке (Генеалогия)

1. Зайдите на сайт Национального архива РС(Я) или портал ГИС УИАД․
2. Перейдите в раздел «Поиск по описям» / «Информационно-поисковые средства»․
3. Выберите нужный фонд (например, Ф․ Р-XXX — Духовное управление для метрических книг или Ф․ Р-XXX — Уездное правление для ревизских сказок)․
4. Запишите шифр дела (Фонд-Опись-Дело)․
5. Если дело оцифровано, просмотрите сканы онлайн․ Если нет, оформите онлайн-заказ копий через Личный кабинет (требуется авторизация через Госуслуги)․

Сценарий 2: Научная работа / История ВОВ

• Используйте тематический раздел «Документы периода ВОВ» на сайте архива․
• Применяйте расширенный поиск по ключевым словам: «эвакуация», «трудармия», «якутский дивизион», «тыловые госпитали»․
• Скачивайте высококачественные сканы (обычно 300-600 dpi, TIFF/PDF) для цитирования․

Нормативно-правовая база и реестры

Деятельность АИС Национального архива регулируется:

• ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» (ст․ 16, 22, 29 — доступ, оцифровка, ГИС УИАД)․
• Приказ Минкультуры РФ от № 3110 «Об утверждении требований к ГИС УИАД»․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 (Модель OAIS)․
• Реестр государственных информационных систем РС(Я) — АИС «ЭЛАР-Архив» Национального архива включена в реестр ГИС региона и прошла аттестацию безопасности (ФСТЭК/ФСБ при необходимости);
• Перечень ГИС Росархива — Национальный архив РС(Я) фигурирует в списке организаций, ведущих ГИС/подключенных к ГИС УИАД․

Перспективы развития (на 2026 год и далее)

• Внедрение ИИ для распознавания текста (HTR/OCR): Переход от ручного ввода метаданных к автоматическому извлечению атрибутов из рукописных текстов XVIII–XIX вв․ (метрические книги, делопроизводство)․
• Расширение ГИС УИАД: Полная интеграция муниципального архива Якутска и районных архивов в единую поисковую выдачу федерального портала․
• Цифровое сохранение (Digital Preservation): Внедрение модулей контроля целостности (checksum), миграции форматов и эмуляции для гарантии читаемости файлов через 50–100 лет․
• Мобильные приложения и чат-боты: Упрощение доступа для молодежи и школьников (проекты «Цифровая культура», «История в руках»)․

Контакты и реквизиты для взаимодействия

Автоматизированная информационная система Национального архива Якутии на базе АИС «ЭЛАР-Архив» и интеграция с ГИС УИАД представляют собой зрелую, стандартизированную платформу, решающую главную задачу архива — обеспечение открытости и доступности документального наследия․ Несмотря на невозможность полной оцифровки фондов в краткосрочной перспективе, системная работа над переводом в электронный вид всех информационно-поисковых средств (описей) и приоритетных массивов документов (ВОВ, генеалогика, история религий) делает историю Якутии доступной для исследователей по всей стране и за рубежом без необходимости физического присутствия в Якутске․

Статья подготовлена на основе открытых данных порталов «Архивы России», официального сайта Национального архива РС(Я) и публикаций в СМИ (ЯСИА) за 2020–2024 гг․ Актуально на ․