Вопрос правильного наименования государственного или муниципального архива не является лишь формальностью. Оно закрепляется в уставных документах, определяет юридический статус учреждения, его место в архивной системе Российской Федерации и порядок взаимодействия с организациями-источниками комплектования. В данной статье подробно разбираются нормативные основы, структура наименования и приводятся конкретные примеры.

Правовая база и определения

Согласно законодательству (ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Постановления Правительства РФ, приказы Федерального архивного агентства — Росархива), архивы делятся на типы. Для понимания наименования критически важно различать:

• Государственные архивы — формируются федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов РФ. Примеры: ГАРФ (Государственный архив Российской Федерации), ГАСО (Государственный архив Свердловской области).
• Муниципальные архивы, формируются органами местного самоуправления (ОМСУ).

Определение из методических материалов Росархива: Муниципальный архив, это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Структура официального наименования

Полное официальное наименование архива (государственного или муниципального) строится по единой схеме, обеспечивающей идентификацию его ведомственной подчиненности, уровня власти и территориальной принадлежности.

Общая формула:

[Тип архива] [Вид архива] [Ведомственная/Территориальная принадлежность] [Наименование субъекта/муниципального образования]

Ключевые элементы:

1. Тип: «Государственный» или «Муниципальный».
2. Вид (профиль): «Архив» (универсальный) или специализированный (например, «Архив новейшей истории», «Архив литературы и искусства», «Архив научно-технической документации»).
3. Принадлежность (для гос. архивов): «Российской Федерации» (федеральный уровень) или название субъекта РФ (региональный уровень).
4. Принадлежность (для мун. архивов): Наименование органа местного самоуправления или муниципального образования (городской округ, муниципальный район, городское/сельское поселение).
5. Организационно-правовая форма (ОПФ): Указывается в уставе (ФКУ, ГАУ, МУ, МБУ и т.д.), но в кратком наименовании часто опускается.

Примеры наименований государственных архивов

Федеральный уровень (подведомственность Росархиву или иным федеральным министерствам/ведомствам):

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), главный федеральный архив.
• Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) — специализированный федеральный архив.
• Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) — ведомственный архив (Министерство обороны).
• Центральный государственный архив Министерства обороны Российской Федерации — пример ведомственного наименования.

Региональный уровень (подведомственность органам исполнительной власти субъектов РФ):

• Государственный архив Свердловской области
• Государственный архив Московской области
• Государственный архив Республики Татарстан
• Государственный архив новейшей истории Краснодарского края (специализированный региональный).

Примеры наименований муниципальных архивов

Здесь наименование жестко привязано к административно-территориальному устройству и форме организации архива (структурное подразделение ОМСУ или отдельное муниципальное учреждение).

Вариант А: Архив как структурное подразделение администрации (отдел, сектор, управление)

В наименовании указывается название органа местного самоуправления.

• Архив Администрации городского округа «Город Москва» (или конкретного района/поселения).
• Отдел архивного дела Администрации муниципального района «Ивановский» Ивановской области.
• Сектор архива Управления делами Администрации города Санкт-Петербурга.

Вариант Б: Архив как отдельное муниципальное учреждение (МУ, МБУ, МАУ, МКУ)

Наименование включает ОПФ и название муниципального образования-учредителя.

• Муниципальное учреждение «Архив городского округа «Пушкино» Московской области» (МУ «Архив г.о. Пушкино»).
• Муниципальное бюджетное учреждение «Архив муниципального района «Сергиево-Посадский».
• Муниципальное казенное учреждение «Централизованная архивная система городского округа «Владивосток» (если объединяет несколько архивов).
• Муниципальное автономное учреждение «Архив города Казани».

Вариант В: Специализированные муниципальные архивы (редко, для крупных городов)

• Муниципальное учреждение «Архив новейшей истории города Екатеринбурга».
• Муниципальное бюджетное учреждение «Архив аудиовизуальных документов города Нижнего Новгорода».

Наименование в контексте комплектования архива (Номенклатура дел)

Правильное наименование архива критически важно при составлении Номенклатуры дел организации-источника комплектования.

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв. Росархивом):

• Номенклатура дел утверждается один раз в 5 лет.
• В случае изменения функций, структуры или наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации номенклатура подлежит пересоставлению.
• В графе «Источник комплектования» (или в реквизитах передачи дел) должно стоять точное официальное наименование архива-приемщика, закрепленное в его Уставе.

Пример записи в акте передачи дел / номенклатуре:

Дела постоянного хранения передаются в Муниципальное бюджетное учреждение «Архив городского округа «Одинцово» Московской области» (МБУ «Архив г.о. Одинцово»).

Методические рекомендации Росархива: определение организаций-источников

Обратная сторона вопроса — как архив определяет, от кого он принимает документы. Росархив разработал Методические рекомендации по определению организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

Они регламентируют:

1. Принципы и критерии отнесения организации к источникам комплектования конкретного архива (территориальный, ведомственный, функциональный).
2. Этапы работы по формированию списка.
3. Примерную форму «Списка организаций-источников комплектования государственного (муниципального) архива».
4. Классификационную схему построения данного списка.

В этом списке напротив каждой организации-источника фиксируется наименование архива-куратора, что исключает двусмысленность при сдаче документов.

Типовые ошибки при указании наименования

Пример оформления наименования в уставных документах

Полное наименование (для Устава, свидетельства о регистрации):

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «АРХИВ ГОРОДСКОГО ОКРУГА «ПОДОЛЬСК» МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ»

Краткое наименование (для печатей, бланков, сайта):

МБУ «Архив г.о. Подольск»

Английское наименование (при необходимости):

Municipal Budgetary Institution "Archive of the Podolsk Urban District of the Moscow Region"

Грамотное формирование и использование наименования государственного (муниципального) архива является фундаментом архивного дела. Оно обеспечивает:

• Юридическую определенность при передаче документов (акты приема-передачи, описи).
• Правильное ведение номенклатур дел организаций-источников комплектования.
• Взаимодействие с Росархивом и вышестоящими архивными управлениями при отчетности и проверках.
• Идентификацию архива в автоматизированных информационных системах (АИС «Архив», Единая государственная архивная информационная система).

Главное правило: Всегда опирайтесь на текст Устава конкретного архива. Только наименование, зафиксированное в учредительном документе и внесенное в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, является юридически значимым для всех архивных операций.

Материал подготовлен на основе нормативных актов РФ в области архивного дела, Приказов Федерального архивного агентства (Росархива), Методических рекомендаций по определению организаций-источников комплектования и Правил организации хранения и комплектования Архивного фонда РФ. Актуально на .