В архивоведении название архивного фонда – один из ключевых элементов документооборота. Оно позволяет быстро определить, к какому источнику относится материал, установить его подчинённость и обеспечить корректный учёт в списке фондов (Приложение N 5 к Правилам). В статье рассмотрим:
- правовые основы формирования названия фонда;
- структуру полного и сокращённого названия;
- пример заполнения формы «Список фондов»;
- частые ошибки и способы их предотвращения.
Правовые основы
Согласно Правилам архивного дела (2023 г.), каждый архивный фонд, поступающий в хранение, фиксируется в документе «Список фондов». В этом документе указывается:
- полное официальное название фондообразователя;
- сокращённое название (в скобках) – обязательный элемент;
- подчинённость (организационная принадлежность);
- номер фонда, присвоенный в валовом порядке.
Подробные требования к оформлению названий изложены в PDF‑инструкции по ведению книги учёта (см. пункт 2).
Структура названия фонда
Название фонда состоит из двух обязательных частей:
| Элемент | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Полное название фондообразователя | Полное официальное наименование организации‑источника; | Общество с ограниченной ответственностью «Технополис» |
| Сокращённое название (в скобках) | Официально принятая аббревиатура, используемая в архивных документах. | (ООО «Технополис») |
| Указание подчинённости | Если фонд относится к подразделению, указывается его название. | — отдел продаж |
Общество с ограниченной ответственностью «Технополис» (ООО «Технополис»), отдел продаж
Пример оформления названия фонда
Рассмотрим конкретный пример – архивный фонд документов предприятия «Агропромстрой».
Исходные данные
- Полное название организации‑источника: Открытое акционерное общество «Агропромстрой»;
- Сокращённое название (по уставу): (ОАО «Агропромстрой»);
- Подразделение: Отдел проектирования;
- Год начала формирования фонда: 2015;
- Номер фонда в валовом порядке: № 12.
Полное название фонда
Открытое акционерное общество «Агропромстрой» (ОАО «Агропромстрой»), отдел проектирования
Как записать в «Список фондов»
| № п/п | Номер фонда | Полное название фонда | Дата поступления | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 12 | Открытое акционерное общество «Агропромстрой» (ОАО «Агропромстрой»), отдел проектирования | Первичный фонд |
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если у организации нет официального сокращения?
В этом случае необходимо самостоятельно утвердить сокращённое название в порядке, предусмотренном уставом организации, и отразить его в документе «Список фондов». При отсутствии официального сокращения допускается использовать общепринятые аббревиатуры (например, «ЗАО», «ООО»).
Как оформить название фонда, если он состоит из нескольких подразделений?
В таком случае указывается общее название организации и в скобках – «сокр. названия». После запятой перечисляются подразделения через точку с запятой:
Открытое акционерное общество «Агропромстрой» (ОАО «Агропромстрой»), отдел проектирования; отдел снабжения; бухгалтерия
Можно ли менять название фонда после его регистрации?
Да, но только в случае изменения названия фондообразователя (например, реорганизация, слияние). В таком случае в «Списке фондов» в колонке «Примечание» фиксируется факт изменения и указывается дата изменения.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие сокращённого названия в скобках. Это приводит к несоответствию требованиям Приложения N 5 и усложняет поиск.
- Дублирование номеров фондов. Номер присваивается один раз и не переиспользуется.
- Неполное указание подчинённости. Если фонд относится к конкретному подразделению, его следует указать, иначе в дальнейшем будет трудно отследить источник.
- Использование неофициальных аббревиатур. В официальных документах допускаются только утверждённые сокращения.
Корректное формирование названия архивного фонда – это не просто формальность, а важный элемент системного учёта архивных материалов. Правильное название облегчает:
- поиск и идентификацию документов;
- ведение «Списка фондов» и других учётных документов;
- контроль за перемещением и выбытие фондов.
Следуя рекомендациям, приведённым в настоящей статье, архивисты смогут избежать типичных ошибок и обеспечить надёжную работу с архивными фондами.
Дата обращения к источникам: 01:19:44.