Дата подготовки:  г․ 17:38:10

Общие понятия

В соответствии с Федеральным законом от  г․ № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и с Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждёнными Приказом Федерального архивного агентства), документальный фонд, включающий архивные документы, образует архивный фонд․ Основным инструментом формирования дел является номенклатура дел – систематизированный перечень дел, который служит базой для:

• формирования дел и их описей;
• определения сроков хранения (постоянных и временных);
• учёта и контроля перемещения документов․

Нормативно‑правовая база

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от  г․
2. Приказ Федерального архивного агентства «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» (в т․ч․ Приложения к приказу)․
3. Внутренние локальные нормативные акты (инструкции по делопроизводству, регламенты электронного документооборота)․
4. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения (утверждаются в соответствии с ч․ 2 ст․ 6 ФЗ «Об архивном деле»)․

Классификация сроков хранения

Постоянный срок хранения

Документы, подлежащие постоянному хранению, сохраняются в архиве без ограничения по времени․ К таким документам относятся:

• акты, имеющие историческую, научную или культурную ценность;
• документы, определённые нормативными актами как подлежащие постоянному хранению (например, уставные документы, решения высших органов власти)․

Временный срок хранения

Временный срок хранения дел делиться на два подвиды:

• Срок до 10 лет включительно – документы, которые после истечения срока подлежат либо уничтожению, либо передаче в постоянное хранение (в зависимости от их содержания)․
• Срок более 10 лет (свыше 10 лет) – такие документы обычно рассматриваются как потенциально ценные для исторических исследований и могут быть переведены в постоянный фонд․

Согласно ст․ 22 ФЗ «Об архивном деле», сроки временного хранения устанавливаются в номенклатуре дел и фиксируются в описях дел․

Процедура формирования дел

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел формируется на основе:

• нормативных правовых актов РФ;
• перечней типовых архивных документов;
• установленных сроков их хранения․

Для каждого вида дел в номенклатуре указываются:

1. наименование дела;
2. код (при необходимости);
3. содержание (краткое описание);
4. срок(и) хранения (временный/постоянный);
5. ответственное лицо/подразделение․

Оформление дел

Оформление дел включает:

• создание описей дел (печатных и/или электронных);
• присвоение уникального регистрационного номера;
• указание даты создания и периода действия дел;
• формирование связей с другими делами (при необходимости)․

Учет и контроль

Для учёта документов в делах используют электронные регистры, где фиксируются:

• дата и время поступления документа;
• вид документа (акт, договор, форма и т․д․);
• заголовок и краткое содержание;
• срок хранения;
• связи с другими документами (например, вложения, приложения)․

Требования к метаданным электронных архивных документов подробно описаны в пункте 141 Правил 2023 года․

Хранение электронных документов

С 17 сентября 2023 года действуют специальные правила для электронных документов:

• Электронные документы подлежат хранению не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения их обработки (см․ БУХ․1С, 2023‑10‑08)․
• Для документов, подлежащих постоянному хранению, срок может быть увеличен до 50 лет (для документов, созданных с 2003 года, согласно ст․ 22․1 Закона 125‑ФЗ)․
• Необходимо обеспечить целостность, подлинность и доступность электронных файлов в течение всего срока хранения․

Для реализации этих требований рекомендуется использовать специализированные системы электронного архива (например, «Архивист», «Контур», «Электронный архив ФАА»), которые позволяют автоматически:

1. назначать сроки хранения в соответствии с номенклатурой дел;
2. контролировать сроки истечения и формировать уведомления о предстоящем переводе в постоянный фонд или уничтожении;
3. вести журнал изменений и аудита доступа․

Практические рекомендации для организаций

Разработка локального акта

Каждая организация должна утвердить внутренний документ (инструкция по делопроизводству, регламент электронного документооборота), в котором будут прописаны:

• порядок формирования номенклатуры дел;
• процедуры оформления и учёта дел;
• ответственные лица за хранение и контроль сроков․

Составление «шпаргалки» по срокам хранения

Для упрощения работы сотрудников рекомендуется подготовить таблицу (шпаргалку) с указанием сроков хранения основных видов документов․ Примерный набор полей:

Периодический аудит

Не реже одного раза в год необходимо проводить проверку соответствия фактического состояния дел установленным срокам хранения․ В ходе аудита проверяется:

• корректность присвоенных сроков;
• наличие и целостность оригиналов и копий;
• соответствие электронных метаданных требованиям пункта 141 Правил․

Перевод дел из временного в постоянное хранение

По истечении установленного временного срока делу присваивается статус «постоянный» в случае, если:

• его содержание имеет историческую, научную или культурную ценность;
• законом или иным нормативным актом предусмотрено сохранение данного вида документов․

Процедура перевода включает:

1. Экспертную оценку содержания дел (может выполнять архивный эксперт или уполномоченный специалист)․
2. Обновление описей дел с указанием нового статуса и срока хранения «постоянный»․
3. Перемещение физических и/или электронных носителей в соответствующий раздел архивного фонда․

Уничтожение документов

Документы, срок временного хранения которых истёк и которые не подпадают под критерии постоянного хранения, подлежат уничтожению․ Уничтожение должно проводиться в соответствии с:

• приказом руководителя организации;
• протоколом, подтверждающим факт уничтожения (подписи ответственных, дата, способ уничтожения)․

Для электронных файлов уничтожение подразумевает безвозвратное удаление с гарантией невозможности восстановления (например, с помощью специализированных средств стирания)․

Эффективное хранение дел в архиве требует строгого соблюдения нормативных требований, системного подхода к формированию номенклатуры дел и точного учёта сроков хранения․ Ключевые моменты, которые необходимо помнить:

• Номенклатура дел – основа формирования дел и их описей․
• Сроки хранения дел делятся на временные (до 10 лет и более 10 лет) и постоянные․
• Электронные документы подчиняются отдельным правилам (1‑3 года после обработки, либо до 50 лет для постоянных)․
• Внутренние локальные акты и регулярный аудит обеспечивают соответствие практики требованиям закона․
• Перевод дел в постоянное хранение и их уничтожение – процессы, требующие документального оформления․

Соблюдая перечисленные правила, организации гарантируют законность, сохранность и доступность архивных материалов, а также упрощают работу с документами в течение всего их жизненного цикла․

Для получения более детальной информации рекомендуется обращаться к полному тексту Федерального закона № 125‑ФЗ и к актуальной редакции Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, а также к специализированным сервисам (например, «Архивист», «Контур»)․