В современном делопроизводстве номенклатура дел остается основным инструментом систематизации документации․ Это документ, который определяет состав, сроки хранения и порядок обращения с делами организации․ С учетом регулярных изменений в законодательстве (в частности, в сфере бухгалтерского и налогового учета), актуализация номенклатуры становится критически важной задачей для архивистов, секретарей и руководителей․

В данной статье подробно разберем, что такое номенклатура дел, какие изменения вступили в силу в 2024–2026 годах, как правильно составить и утвердить документ, а также ответим на частые вопросы․

Что такое номенклатура дел: определение и суть

Согласно информации из открытых источников и архивной практике, номенклатура дел организации — это систематизированный список дел, подлежащих хранению в архиве организации, с указанием сроков их хранения․

Простыми словами: это «карта» архива компании․ Она позволяет:

• Группировать документы по логическим категориям (управленческие, кадровые, бухгалтерские, производственные и т․д․)․
• Устанавливать сроки хранения для каждого дела (временное — до 10 лет, длительное — более 10 лет, постоянное)․
• Обеспечивать быстрый поиск нужного документа при проверках, судебных спорах или внутренних запросах․
• Законно уничтожать документы с истекшими сроками хранения через экспертную комиссию․

Важно: Номенклатура — это не просто список названий папок․ Это правовой документ, отсутствие которого или ошибки в котором могут привести к штрафам при проверках (ст․ 13․20 КоАП РФ — нарушение правил ведения архивного дела)․

Виды номенклатур: типовая и индивидуальная

Существует два основных подхода к формированию номенклатуры:

Типовая номенклатура дел

Утверждается федеральными архивными органами (Росархивом) для определенных отраслей или видов деятельности (например, для образовательных учреждений, медицинских организаций, муниципальных органов)․

• Обязательна к применению для бюджетных учреждений и госорганов․
• Коммерческие организации могут использовать её как базу (методологическую рекомендацию) для разработки своей индивидуальной номенклатуры․

Индивидуальная номенклатура дел

Разрабатывается самой организацией с учетом специфики её деятельности, структуры и документооборота․

• Обязательна для всех коммерческих организаций (ООО, АО, ИП с сотрудниками)․
• Должна учитывать все виды документов, создаваемых в организации․

Ключевые изменения 2024–2026 годов: на что обратить внимание

Период 2024–2026 годов принес значительные обновления, касающиеся сроков хранения, прежде всего, бухгалтерских и налоговых документов․

Обновленная номенклатура бухгалтерии на 2026 год

Согласно актуальным данным (по состоянию на 2024–2025 гг․),Rosarchive и Минфин вносят коррективы в рекомендуемые сроки хранения первичной документации, налоговых деклараций, отчетности и регистров․

Критически важный момент: Номенклатура дел бухгалтерии на 2026 год должна отражать новые сроки хранения, связанные с переходом на электронный документооборот (ЭДО) и требованиями ФНС к хранению электронных оригиналов․

Порядок разработки и утверждения номенклатуры (пошаговая инструкция)

1. Анализ документооборота․ Проведите инвентаризацию всех видов документов, создаваемых в организации (бумажные и электронные)․ Определите структуру подразделений․
2. Группировка дел по категориям․ Традиционно выделяют 5–7 основных разделов:
   • Управленческие документы (Устав, приказы по основной деятельности, совещания)․
   • Кадровые документы (личные дела, табели, приказы по кадрам)․
   • Бухгалтерские и налоговые документы (журналы учета, отчетность, первичка)․
   • Производственные/Технические документы (договоры, акты сдачи-приемки, техническая документация)․
   • Документы по охране труда, безопасности, экологии․
   • Документы архивного дела (акты отбора, номенклатуры прошлых лет)․
3. Назначение сроков хранения․ Используйте:
   • Типовые номенклатуры Росархива (как справочник)․
   • Законодательство (НК РФ, ТК РФ, ФЗ-402, ФЗ-125, ФЗ-152 для персданных)․
   • Отраслевые стандарты (если есть)․

   Сроки указываются в годах: «Временное» (до 10 лет), «Длительное» (более 10 лет до 75/99 лет), «Постоянное»․

4. Заполнение бланка номенклатуры․ Стандартная форма содержит колонки:
   • Индекс дела (шифр)․
   • Наименование дела (точное, понятное)․
   • Срок хранения (в годах / категория)․
   • Примечание (основание, форма документа, ответственное лицо)․
5. Согласование и экспертиза․ Проект номенклатуры согласовывается с руководителем архива/ответственным за архив, юристом, бухгалтерией, кадровой службой․
6. Утверждение приказом (распоряжением) руководителя․ Приказ должен содержать:
   • Дату вступления в силу (обычно с 1 января следующего года)․
   • Ответственного за исполнение․
   • Порядок внесения изменений․
7. Регистрация и применение․ Номенклатура регистрируется в журнале учета номенклатур и становится основным документом для формирования дел на конец года․

Номенклатура и электронный документооборот (ЭДО)

В 2024–2026 годах акцент смещается на гибридные и полностью электронные архивы․ При составлении номенклатуры обязательно учитывайте:

• Единый реестр дел: Бумажные и электронные дела должны отражаться в одной номенклатуре (или иметь четкую перекрестную ссылку)․
• Сроки хранения ЭД: Для электронных оригиналов сроки хранения те же, что и для бумажных, но требуется обеспечение целостности, подлинности и читаемости (ФЗ-63 «Об электронной подписи», ФЗ-149)․
• Метаданные: В номенклатуре для электронных дел рекомендуется указывать формат файла (PDF/A, XML), систему хранения (ЭДО, СЭД, облако) и наличие ЭЦП/КЭП․

Типичные ошибки при составлении номенклатуры

1. Копирование типовой номенклатуры «как есть»․ В типовой номенклатуре есть разделы, неактуальные для вашего бизнеса (например, «Документы по призывной работе» для ИТ-компании)․ Это раздувает архив и запутывает экспертную комиссию․
2. Отсутствие новых видов документов․ Забыли добавить «Реестры обработки персональных данных», «Журналы учета уведомлений о уязвимостях» (для КИИ), «Протоколы заседаний совета по защите данных»․
3. Несоответствие сроков законодательству․ Установление срока «5 лет» для личных карточек сотрудников (надо 75 лет) или «Постоянно» для первички (надо 5 лет)․
4. Игнорирование ЭДО․ Номенклатура описывает только бумагу, а 80% документов уходят в электронном виде․
5. Отсутствие приказа об утверждении․ Документ без приказа не имеет юридической силы․

Образец заполнения строки номенклатуры (пример)

Ниже приведен фрагмент номенклатуры для раздела «Кадровые документы»:

Индекс: 02-01
Наименование дела: Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении сотрудников (сборник)
Срок хранения: 50 лет (Длительное)
Примечание: Форма Т-1, Т-5, Т-8․ Бумажный оригинал + скан в СЭД «Диадок» с КЭП․ Ответственный: Кадровый инженер Иванова И․И․
---

Индекс: 03-05
Наименование дела: Налоговые декларации по НДС за 2025 год (квартальные)
Срок хранения: 5 лет (Временное)
Примечание: Электронный вид (формат XML), отправлены через ЭДО․ Оригинал — файл с КЭП директора․ Ответственный: Главный бухгалтер Петрова П․П․

Экспертиза документов и акты отбора к уничтожению

Номенклатура — это основа для работы экспертной комиссии․ Раз в год (обычно в I квартале) комиссия совещается по делам, срок хранения которых истек․

• Составляется Акт отбора документов к уничтожению (форма по ГОСТ Р 7․0․97-2016 или своя утвержденная)․
• В акте ссылаются на пункт номенклатуры: «Ср․ хр․ истек по номенклатуре 2023 г․, п․ 03-05»․
• Уничтожение производится под актом с изготовлением акта уничтожения․
• Дела с пометкой «Постоянно» или «Длительное (до 75/99 лет)» на уничтожение не подлежат, они готовятся к передаче в государственный архив․

Этимология и исторический контекст термина

Для общего развития: слово «номенклатура» (лат․ nomenclatura, «список имен», от nomen — имя + calare, называть) заимствовано в русский язык в XIX веке из немецкого (Nomenklatura)․ Изначально использовалось в науке (номенклатура растений, минералов), а в советское время приобрело политическое значение («номенклатурные кадры» — список должностей, утверждаемых партией)․ В архивном деле термин вернул свое первоначальное значение: «систематизированный список»․

Чек-лист: Готова ли ваша номенклатура к 2026 году?

• [ ] Утвержден приказ о номенклатуре на 2025–2026 годы?
• [ ] Учтены изменения в сроках хранения бухгалтерских/налоговых документов (Приказы Минфина, Росархива 2024–2025 гг․)?
• [ ] Добавлены разделы по ЭДО, защите персональных данных (152-ФЗ), критической информационной инфраструктуре (КИИ)?
• [ ] Исключены неактуальные для организации виды дел?
• [ ] Для каждого дела указан: индекс, точное наименование, срок хранения, форма носителя (бумага/электрон/гибрид), ответственное лицо?
• [ ] Номенклатура согласована с юристом, бухгалтерией, ИБ, кадрами?
• [ ] Ответственный за архив ознакомлен и имеет доступ к актуальной версии (в т․ч․ в СЭД)?

Номенклатура дел — это живой документ․ Ее нельзя написать раз и навсегда․ Изменения в законодательстве (налоговое, трудовое, архивное), реорганизация компании, переход на ЭДО, появление новых рисков (КИИ, 152-ФЗ) требуют ежегодного аудита и актуализации․

Использование актуальной номенклатуры дел на 2026 год с новыми сроками хранения, это не только выполнение требований закона (избежание штрафов по ст․ 13․20 КоАП РФ), но и гарантия того, что в критический момент (проверка ФНС, суд, ДД при продаже бизнеса) вы мгновенно найдете нужный документ и докажете свою правоту․

Дисклеймер: Данная статья носит информационный характер․ Для составления юридически значимой номенклатуры дел рекомендуется обратиться к актуальным приказам Росархива, Минфина, Минтруда и консультироваться с профессиональным архивистом или юристом, специализирующимся на архивном деле․