Номенклатура дел, это основной учетный документ архивного дела, систематизирующий все дела организации и устанавливающий сроки их хранения. Для муниципальных архивов, являющихся частью архивной службы Российской Федерации, ведение номенклатуры является не просто организационной необходимостью, но и строгим законным требованием. В данной статье подробно разбираются правовые основы, структура, порядок разработки и актуальные нюансы 2026 года.

Правовое регулирование и нормативная база

Деятельность муниципальных архивов и порядок ведения номенклатуры дел регулируются иерархией нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12, 14, 18) — определяет обязанности органов местного самоуправления по формированию архивных фондов и ведению учетной документации.
• Приказ Минюста России от № 229 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», основной регламент, определяющий форму и порядок составления номенклатуры.
• Примерная номенклатура дел для органов местного самоуправления (утверждена Приказом Минюста России от № 229) — методический образец, на базе которого разрабатывается конкретная номенклатура муниципального образования.
• Основные правила работы архивов организаций (утв. Росархивом 2002 г.) — определяют форму конкретной номенклатуры дел.
• Локальные нормативные акты муниципального образования (постановления главы администрации, приказы руководителя архива).

Важно: Согласно ст. 18 ФЗ-125, номенклатуру дел обязаны составлять организации, входящие в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. Муниципальные архивы входят в этот список обязательно.

Структура и реквизиты номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел устанавливается типовым бланком. Каждая строка номенклатуры соответствует одному делу и содержит следующие обязательные графы (колонки):

1. Порядковый номер дела — сквозная нумерация в пределах года.
2. Индекс дела — шифр структурного подразделения (например, индекс отдела, управления).
3. (наименование) дела, точное, полное наименование, отражающее содержание документов.
4. Даты документов — крайние даты (начало — конец) документов в деле.
5. Срок хранения — в годах (например, 10, 75, постоянно) или категория («Постоянно»).
6. Примечания — отметки об особенностях хранения, наличии ЭПК/ЭК (электронных копий/электронных документов), научной ценности и т.д.
7. Подписи ответственных лиц — составившего, согласовавшего, утвердившего.

Архивный шифр дела формируется из полей: Индекс дела (поле 2), Порядковый номер (поле 1), Год окончания дела. Этот шифр наносится на обложку дела специальным штампом.

Порядок разработки, согласования и утверждения

Процесс создания номенклатуры дел — это ежегодная процедура с жесткими сроками и этапами:

Этап 1: Подготовительный (в течение делопроизводственного года)

• Ведутся текущие дела по утвержденной номенклатуре текущего года.
• Формируются предварительные списки дел на следующий год.
• Отмечаются дела, которые не завершились и перейдут в номенклатуру следующего года с тем же порядковым номером.

Этап 2: Составление проекта (январь, февраль года, следующего за отчетным)

• Специалист архива/делопроизводства составляет проект номенклатуры на бумажном носителе.
• Проект представляется на рассмотрение Экспертной комиссии (ЭК) администрации муниципального образования (муниципального района или городского округа).
• На ЭК архивного учреждения или в государственный (муниципальный) архив проект представляется в двух экземплярах на бумажном носителе (допускается дополнительный экземпляр в электронном виде).

Этап 3: Согласование и экспертиза

• ЭК проверяет полноту отражения дел, правильность заголовков, обоснованность сроков хранения.
• Особое внимание уделяется делам с отметкой «ЭПК/ЭК» в примечании. Эта отметка проставляется, когда документы в деле имеют научное или историческое значение. Для них устанавливается особый режим хранения и они подлежат передаче в государственное/муниципальное архивное учреждение на постоянное хранение.

Этап 4: Утверждение

• Номенклатура утверждается приказом (распоряжением) руководителя муниципального архива (или администрации).
• Срок утверждения: обычно до 1 марта года, следующего за отчетным.

Этап 5: Передача в архивное учреждение

• Один экземпляр утвержденной номенклатуры направляется в муниципальный (государственный) архив для учета и контроля.

Сроки хранения: правила определения и переноса на обложки

Правильное определение сроков хранения — ключевой момент. Ошибки здесь ведут к преждевременному уничтожению ценных документов или заорению архива.

Для описей дел постоянного хранения:

В описи дел постоянного хранения нет графы «Срок хранения». Поэтому на обложке дела срок хранения указывается в соответствии со сроком, указанным в наименовании самой описи, «Постоянно».

Для описей дел по личному составу и дел временного хранения (свыше 10 лет):

На обложках дел срок хранения указывается в соответствии со сведениями из графы 5 номенклатуры дел (в типовых примерах это может быть графа 13).

Актуальные сроки на 2026 год (основные категории):

• Постоянно — уставные документы, акты законодательства, дела по личному составу (служебные списки, личные карточки), протоколы заседаний Совета депутатов, решения главы администрации.
• 75 лет — документы по заработной плате, пенсионному обеспечению, трудовой стаж (если не переведены в электронный вид в установленном порядке).
• 50 лет — акты гражданского состояния (ЗАГС), судебные решения определенных категорий.
• 10–25 лет — основной массив управленческой документации (приказы по основной деятельности, отчеты, договоры, переписка).
• До 10 лет — вспомогательная, справочная, техническая документация.

Внимание: Для бухгалтерских и налоговых документов сроки хранения могут отличаться и регулируются отдельными нормами (ФЗ-402, Налоговый кодекс). Номенклатура дел бухгалтерии на 2026 год должна учитывать последние изменения в сроках хранения первичных учетных документов.

Особенности номенклатуры муниципального архива (как организации)

Муниципальный архив выступает одновременно в двух ролиях: как структурное подразделение администрации (ведущее номенклатуру своих внутренних дел) и как архивное учреждение (принимающее дела от других органов МО).

Номенклатура внутренних дел архива включает:

• Учредительные документы, устав архива.
• Приказы директора архива, распоряжения.
• Документы по кадровому делопроизводству архива.
• Финансово-хозяйственная документация (сметы, отчеты, акты приема-передачи).
• Документы по комплектованию фондов (акты приема дел от органов МО, описи, перечень переданных дел).
• Документы по научной обработке фондов (описания, путеводители, реестры фондов).
• Документы по использованию документов (журналы выдачи, справки, копии запросов).
• Документы по охране и сохранности фондов (акты инвентаризации, журналы температуры/влажности, акты проверки ПБ).

Работа с поступающими делами (функция архивного учреждения):

Архив не составляет номенклатуру дел за передающие организации. Его задача, экспертиза проектов номенклатур, поступающих от органов МО (департаментов, управлений, комитетов), и контроль за сроками передачи дел на хранение.

Типичные ошибки и риски при составлении

Автоматизация и электронный документооборот (2026 год)

В современных условиях номенклатура дел ведется преимущественно в Автоматизированных системах управления документами (АСУД / ЭДО) (например, «Облачный архив», 1С:Делопроизводство, Directum, СБИС и др.).

• Подсистема «Номенклатуры дел» позволяет вести реестр дел, автоматически нумеровать их, формировать печатные формы бланков номенклатуры, описей и обложек дел.
• Все документы, требующие архивации, должны быть «подкреплены» за делами, входящими в состав номенклатур.
• Система обеспечивает контроль сроков хранения и своевременное уничтожение (формирование актов отбора к уничтожению на основании данных номенклатуры).
• Контролирующие инстанции (прокуратура, Росахив, вышестоящие органы) проверяют наличие и корректность номенклатуры дел в т.ч. в электронном виде.

По окончании делопроизводственного года (обычно 31 декабря) дела завершаются. На основе номенклатуры составляется Опись дел.

• Обложка дела заполняется данными из номенклатуры (архивный шифр, , даты, срок хранения).
• Дела, не завершенные к концу года, переносятся в номенклатуру следующего года с сохранением порядкового номера.

Чек-лист для специалиста архива/делопроизводства (подготовка к 2026 году)

1. [ ] Изучить актуальную Примерную номенклатуру Минюста и типовые номенклатуры ведомств (Минфина и др.) для вашего профиля деятельности.
2. [ ] Провести ревизию дел текущего года: выявить незавершенные, требующие переноса.
3. [ ] Составить проект номенклатуры на 2026 год с учетом новых задач, структурных изменений, нормативных актов.
4. [ ] Провести внутреннюю экспертизу ценности документов (проставить отметки ЭПК/ЭК).
5. [ ] Направить проект (2 экз. на бумаге + 1 эл.) на ЭК администрации МО и в муниципальный архив.
6. [ ] Внести правки по замечаниям ЭК.
7. [ ] Получить приказ об утверждении номенклатуры (дедлайн: 1 марта 2027 г. для номенклатуры 2026 г.).
8. [ ] Направить экземпляр в муниципальный архив.
9. [ ] Загрузить утвержденную номенклатуру в АСУД/ЭДО.
10. [ ] Обеспечить оформление обложек дел и описей строго по данным номенклатуры.

Номенклатура дел муниципального архива — это не просто формальный отчет, а главный инструмент управления документооборотом и гарантия сохранности архивного фонда муниципального образования. Качественно составленная номенклатура обеспечивает прозрачность структуры документов, законность установления сроков хранения и эффективность поиска информации. В 2026 году особое внимание следует уделить интеграции бумажной номенклатуры с электронными системами управления документами и корректному учету документов, формируемых в электронном виде (ЭД), с отметкой об их передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

Статья подготовлена на основе действующего на г. законодательства (ФЗ-125, Приказ Минюста № 229, Примерная номенклатура Минюста) и методических рекомендаций Росархива. Для применения в конкретном муниципальном образовании необходимо учитывать локальные нормативные акты и специфику деятельности.