Номенклатура дел (НД) – это систематизированный перечень наименований дел‚ заводимых в организации‚ выстроенный по отделам‚ с указанием сроков хранения документов согласно законодательству РФ. Она является обязательным элементом организации документооборота в государственных учреждениях‚ в т.ч. в государственных архивах‚ и служит основой для комплектования‚ учёта‚ хранения и использования архивных документов.
Правовая база и нормативные документы
- Федеральное архивное агентство (Фархив) – издаёт методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций (2019‑03‑22).
- Постановление Правительства РФ от – правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти‚ органах местного самоуправления и организациях.
- Основные правила работы ведомственных архивов (ред. от ) – регламентируют количество экземпляров номенклатуры дел и их место хранения.
- КонсультантПлюс – разъясняет‚ что вести номенклатуру дел обязаны только те организации‚ которые являются источником комплектования государственных и муниципальных архивов.
Цели и функции номенклатуры дел
- Систематизация документооборота – чёткое delineation видов дел‚ их принадлежность к структурным подразделениям.
- Определение сроков хранения – на основе нормативных актов (ФЗ‑125 «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ приказы Минкультуры и др.) указывается‚ на какой период документ остаётся в деле (временное‚ долгосрочное‚ постоянное хранение).
- Основание для комплектования архива – номенклатура служит источником для формирования описей дел‚ которые successivamente передаются в государственный архив.
- Контроль и аудит – наличие актуальной номенклатуры проверяется контролирующими инстанциями (ЭПК архивного учреждения‚ ревизионные комиссии);
- Обеспечение законности уничтожения – документы‚ достигшие конца установленного срока хранения‚ могут быть уничтожены только после согласования с номенклатурой и экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК).
Структура номенклатуры дел
Типовая номенклатура состоит из следующих элементов:
- Код дела – цифро‑буквенный индекс‚ обеспечивающий уникальную идентификацию.
- Наименование дела – точное отражение содержания документации (например‚ «Приказы по личному составу»‚ «Договоры аренды имущества»).
- Подразделение‑ответственный – указание отдела или службы‚ где формируется дело.
- Срок хранения – указывается в годах (например‚ 5 лет‚ 10 лет‚ постоянное хранение).
- Примечания – возможные особенности (необходимость экспертизы‚ наличие электронного носителя и т.д.).
Этапы составления‚ согласования и утверждения номенклатуры дел
- Подготовка проекта – служба делопроизводства анализирует текущие виды деятельности‚ собирает перечень всех видов документов‚ определяет их принадлежность к структурным подразделениям и предлагает сроки хранения.
- Согласование с экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения – проект направляется в ЭПК государственного архива‚ где проверяется соответствие законодательству‚ обоснованность сроков хранения и необходимость постоянного хранения для документов с исторической или культурной ценностью.
- Внесение замечаний и доработка – ЭПК возвращает проект с замечаниями; служба делопроизводства вносит исправления;
- Утверждение руководителем организации – после получения положительного заключения ЭПК проект утверждается приказом руководителя.
- Распределение экземпляров – согласно основным правилам работы ведомственных архивов (ред. от ) формируется четыре экземпляра:
- 1‑й экземпляр – храниться в службе делопроизводства как документ постоянного хранения;
- 2‑й экземпляр – используется службой делопроизводства в качестве рабочего;
- 3‑й экземпляр – находится в ведомственном архиве как учётный документ;
- 4‑й экземпляр – передаётся в государственный архив (экземпляр отсутствует‚ если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения).
Особенности номенклатуры дел для государственного архива
Государственный архив‚ как учреждение‚ отвечающее за долгосрочное и постоянное хранение документов‚ имеет свои особенности при формировании номенклатуры:
- Постоянное хранение – большая часть документов‚ поступающих в государственный архив‚ имеет статус «постоянное хранение» (например‚ нормативные акты‚ приказы высших органов власти‚ документы социально‑экономического развития).
- Экспертно‑проверочная комиссия (ЭПК) – при наличии документов‚ обладающих исторической или культурной ценностью‚ даже при временном сроке хранения они подлежат тщательной экспертизе для отбора в фонд постоянного хранения.
- Электронные документы – при переходе на электронный документооборот номенклатура должна включать отдельные позиции для электронных дел‚ с указанием формата хранения и требований к обеспечению их доступности на протяжении всего срока.
- Количество экземпляров – помимо традиционных четырёх экземпляров‚ в государственном архиве часто ведётся дополнительный резервный экземпляр для целей дублирования и обеспечения сохранности при чрезвычайных ситуациях.
Пример структуры номенклатуры дел государственного архива (фрагмент)
| Код дела | Наименование дела | Подразделение | Срок хранения | Примечания |
|---|---|---|---|---|
| 01‑01 | Приказы и распоряжения руководителя архива | Отдел управления | Постоянное хранение | Подлежит экспертизе ЭПК |
| 01‑02 | Документы по комплектованию фондов | Отдел комплектования | Постоянное хранение | Включает описи дел‚ акты приёма‑передачи |
| 02‑01 | Финансовые отчёты и бухгалтерская документация | Финансовый отдел | 5 лет | После истечения срока – возможное уничтожение по акту |
| 03‑01 | Электронные копии документов постоянного хранения | Отдел информационных технологий | Постоянное хранение | Хранение на серверах с резервным копированием |
| 04‑01 | Документы по организации выставок и публикаций | Отдел просвещения и издательской деятельности | 10 лет | При наличии уникального материала – передача в фонд постоянного хранения |
Хранение и использование номенклатуры дел
После утверждения номенклатура дел должна находиться в постоянном доступе для всех сотрудников‚ ответственных за документооборот. Основные правила:
- Экземпляр‚ хранящийся в службе делопроизводства‚ используется для ежедневной работы (создание новых дел‚ внесение изменений).
- Экземпляр в ведомственном архиве служит для контроля соответствия фактического ведения дел утверждённой номенклатуре.
- Экземпляр в государственном архиве является основанием для приёма документов на постоянное хранение и для формирования описей.
- При внесении изменений в номенклатуру (добавление новых видов дел‚ корректировка сроков хранения) необходимо повторно пройти процедуру согласования с ЭПК и утверждения руководителем.
Номенклатура дел государственного учреждения – ключевой инструмент обеспечения законности‚ прозрачности и эффективности работы с документами. Её правильное составление‚ согласование с экспертно‑проверочной комиссией архивного учреждения и своевременное обновление позволяют:
- гарантировать соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения документов;
- обеспечить полноту и достоверность комплектования государственного архива;
- снизить риски потери ценной информации и нарушения законодательства в сфере архивного дела;
- повысить эффективность документооборота и взаимодействие между подразделениями организации.
Следуя методическим рекомендациям Федерального архивного агентства‚ нормативным актам и лучшим практикам ведомственных архивов‚ государственные учреждения могут создать надёжную систему номенклатуры дел‚ которая будет служить основой для сохранения национального документального наследия на многие годы вперёд.