Номенклатура дел — это основной справочный документ‚ регламентирующий формирование‚ учет‚ хранение и утилизацию дел в структурных подразделениях органов регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС). Грамотно составленная номенклатура обеспечивает законность архивного дела‚ сохранность документов‚ составляющих архивный фонд ЗАГС‚ и своевременное предоставление информации гражданам и государственным органам.

Правовое регулирование ведения номенклатуры

Деятельность органов ЗАГС по управлению документацией строго регламентируется федеральным законодательством. К ключевым нормативным правовым актам относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12‚ 14‚ 22) — устанавливает обязанности организаций по формированию архивов и утверждению номенклатур.
• Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» — определяет состав документов‚ подлежащих обязательной регистрации и хранению (книги регистрации‚ записи актов‚ справки).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовой номенклатуры дел федеральных государственных учреждений…» (в части‚ применимой к органам ЗАГС как к учреждениям субъектов РФ или муниципальным учреждениям‚ использующим типовую номенклатуру ведомства/региона).
• Приказ Минюста России от № 271 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения делопроизводства в органах регистрации актов гражданского состояния» — регламентирует офисную работу‚ в т.ч. формирование дел по номенклатуре.
• Региональные нормативные акты (приказы глав архивных управлений субъектов РФ‚ приказы министерств юстиции регионов) — утверждают экземплярную (типовую) номенклатуру дел органов ЗАГС конкретного субъекта РФ. Именно этот документ является основой для разработки индивидуальной номенклатуры конкретного отдела ЗАГС.

Структура номенклатуры дел отдела ЗАГС

Номенклатура представляет собой системный перечень дел‚ образующихся в ходе деятельности отдела‚ с указанием сроков их хранения. Она состоит из трех основных разделов‚ соответствующих срокам хранения:

Дела постоянного хранения (Срок хранения: «Постоянно»)

Это документы‚ представляющие историческую‚ научную‚ культурную ценность и подлежащие вечному хранению в государственных архивах после истечения сроков хранения в ведомственном архиве ЗАГС.

• Книги регистрации актов гражданского состояния (рождение‚ заключение брака‚ смерть‚ усыновление‚ установление отцовства‚ смена имени) — фундаментальные документы фонда ЗАГС.
• Записи актов гражданского состояния (листы записей актов‚ собранные в тома) — первичные документы‚ на основании которых делаются записи в книгах регистрации.
• Алфавитные указатели (репертуары) к книгам регистрации — обеспечивают поиск записей.
• Документы‚ связанные с восстановлением утерянных/уничтоженных книг регистрации (судебные решения‚ материалы расследований).
• Исторические справки‚ отчеты о деятельности отдела ЗАГС за годы войны‚ перестройки‚ реформы (если имеются уникальные серии).

Дела длительного хранения (Срок хранения: 10 – 75 лет)

Наиболее обширный раздел. С 2021 года (ФЗ № 126-ФЗ от ) срок хранения записей актов ЗАГС в ведомственном архиве установлен в 75 лет (ранее был 100 лет для рождения/брака и 50 для смерти).

• Записи актов гражданского состояния (после перечисления в книги регистрации и формирования томов) — 75 лет.
• Документы по государственной регистрации актов гражданского состояния в электронном виде (выписки из ЕГР ЗАГС‚ электронные образы записей), сроки устанавливаются в соответствии с требованиями к ЕГР ЗАГС (как правило‚ 75 лет).
• Дела по исправлению ошибок в записях актов ЗАГС (заявления‚ решения главы отдела‚ судебные решения), 75 лет.
• Дела по восстановлению записей актов ЗАГС — 75 лет.
• Дела по отмене/признанию недействительными записей актов ЗАГС — 75 лет.
• Справки‚ выданные в замен утерянных/испорченных свидетельств (учетная документация‚ стобы справок) — 10-50 лет в зависимости от вида справки.
• Документы по изменению имени/фамилии (заявления‚ решения‚ публикации) — 75 лет.
• Документы по усыновлению (удочерению) — 75 лет (с особым режимом доступа, тайна усыновления).

Дела временного хранения (Срок хранения: до 10 лет)

Административно-хозяйственная‚ кадровая‚ финансовая‚ отчетная документация.

• Организационно-распорядительная документация: приказы‚ распоряжения главы отдела (основные, 5-10 лет‚ по личному составу — 75 лет/постоянно).
• Кадровые дела: личные карточки сотрудников (75 лет)‚ табели учета рабочего времени (50-75 лет)‚ приказы о приеме/увольнении (75 лет).
• Финансово-бухгалтерская отчетность: годовой баланс (5 лет)‚ первичные документы (5 лет)‚ кассовые книги (5 лет).
• Статистическая отчетность: ежегодные отчеты (5 лет)‚ рабочие материалы (1 год).
• Документы по материально-техническому обеспечению: инвентаризационные листы‚ акты списания (5 лет).
• Делопроизводство: номенклатуры дел (постоянно/до новой)‚ журналы регистрации входящих/исходящих документов (10 лет)‚ описи дел (постоянно).
• Работа с обращениями граждан: заявления‚ жалобы‚ предложения и ответы на них (5 лет).
• Документы по информатизации и работе в ЕГР ЗАГС/АИС «ЗАГС»: журналы учета выдачи ЭЦП‚ логи доступа (сроки устанавливаются индивидуально‚ часто 5-10 лет).

Процедура разработки и утверждения индивидуальной номенклатуры

1. Получение экземплярной номенклатуры региона. Руководитель отдела ЗАГС запрашивает актуальную версию у архивного органа субъекта РФ или Минюста региона.
2. Анализ деятельности конкретного отдела. Исключаются рубрики‚ не соответствующие функциям данного отдела (например‚ если отдел не ведет регистрацию усыновлений‚ соответствующие строки удаляются). Добавляются уникальные серии дел‚ образующиеся только в этом отделе (например‚ «Дела по проведению выездных регистраций браков в муниципалитетах района»).
3. Согласование с экспертом архивного органа. Проект номенклатуры направляется в архивное управление района/города/региона на экспертизу. Эксперт проверяет соответствие сроков хранения законодательству и полноту отражения документооборота.
4. Утверждение руководителем отдела ЗАГС. Выдается приказ об утверждении номенклатуры дел на календарный год (обычно к 1 января).
5. Регистрация в архивном органе. Утвержденная номенклатура направляется в архивное управление для учета.

Особенности современного этапа: Электронные документы и ЕГР ЗАГС

Переход на Федеральную информационную систему «Единый государственный реестр актов гражданского состояния» (ЕГР ЗАГС) и АИС «ЗАГС» кардинально изменил подход к номенклатуре:

• Отказ от бумажных книг регистрации. С 1 октября 2018 года запись актов ведется исключительно в электронном виде. В номенклатуре рубрика «Книги регистрации» переходит в статус «Архивных книг регистрации» (образованных до ) с сроком хранения «Постоянно».
• Появление новых рубрик: «Электронные тома записей актов»‚ «Журналы учета выдачи квалифицированных электронных подписей (КЭП)»‚ «Протоколы обмена данными с ЕГР ЗАГС»‚ «Резервные копии баз данных».
• Сроки хранения электронных документов. Устанавливаются аналогично бумажным оригиналам (75 лет для записей актов)‚ но требуют обеспечения целостности‚ подлинности и читаемости на протяжении всего срока (миграция форматов‚ проверка ЭЦП).
• Справки в электронном виде. Выдача справок через Госуслуги и МФЦ формирует электронные следы (логи)‚ которые также подлежат учету в номенклатуре (обычно 5 лет для логов выдачи).

Типичные ошибки при составлении номенклатуры

Практический пример фрагмента номенклатуры (структура строки)

Каждая строка номенклатуры должна содержать обязательные реквизиты (по ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Индекс | Наименование дела (серии дел) | Срок хранения | Примечание (Гриф доступа‚ основание)
-------|--------------------------------|---------------|--------------------------------------
01 | Книги регистрации актов рождения (до ) | Постоянно | ДСП‚ ст. 143-ФЗ
02 | Тома записей актов рождения (бумажные‚ до ) | 75 лет | ДСП‚ ст. 143-ФЗ
03 | Электронные тома записей актов рождения (ЕГР ЗАГС) | 75 лет | ДСП‚ ЭЦП‚ ФЗ-125‚ ФЗ-143
04 | Дела по исправлению записей актов рождения | 75 лет | ДСП‚ Решение главы ЗАГС/Суд
05 | Журналы учета выдачи КЭП сотрудникам отдела | 5 лет | ДСП‚ Приказ ФСБ
06 | Приказы по основной деятельности отдела | 10 лет | Открыто
07 | Личные дела сотрудников | 75 лет | СС (Спец. сведения)‚ 152-ФЗ

Передача дел в государственный архив

Номенклатура является основным документом для формирования описания дел при передаче в архив. Порядок передачи:

1. По истечении сроков хранения в ведомственном архиве отдела ЗАГС (для записей актов — через 75 лет после завершения года образования дела).
2. Составление описи дел (в 2-х экземплярах) на основании номенклатуры.
3. Акт приема-передачи дел (в 3-х экземплярах).
4. Передача в государственный архив субъекта РФ (или муниципальный архив‚ если установлено законом региона).
5. Внесение сведений в Федеральную архивную информационную систему (ФАИС).

Номенклатура дел отдела ЗАГС — это не просто формальный отчет для архивистов‚ а правовой инструмент‚ гарантирующий:

• Неукоснительное исполнение Федерального закона № 143-ФЗ и № 125-ФЗ.
• Сохранность уникального генофонда нации (данных о рождении‚ браке‚ смерти).
• Право граждан на получение справок и восстановление документов в любой момент жизни.
• Защиту персональных данных и тайну усыновления.
• Эффективное управление ресурсами (площадями архивов‚ серверными мощностями).

Руководителю отдела ЗАГС и ответственному секретарю необходимо ежегодно до 1 января иметь на руках утвержденную актуальную номенклатуру‚ отражающую реальный документооборот‚ включая работу в ЕГР ЗАГС‚ и соответствующую последним изменениям в законодательстве о сроках хранения. Регулярные консультации с экспертами архивных органов субъекта РФ — залог отсутствия замечаний при проверках и ревизиях.

Статья подготовлена на основе законодательства РФ по состоянию на 2024-2026 гг. (ФЗ-143‚ ФЗ-125‚ Приказ Росархива № 236‚ Приказ Минюста № 271‚ ФЗ-126 от ). Для составления индивидуальной номенклатуры обязательно используйте актуальную экземплярную номенклатуру вашего субъекта РФ.