Номенклатура дел – это систематизированный перечень всех дел‚ которые формируются‚ учитываются и хранятся в архиве отдела кадров. Правильно составленная номенклатура позволяет упорядочить кадровую документацию‚ обеспечить её своевременное хранение и уничтожение‚ а также выполнить требования законодательства о комплектовании государственных и муниципальных архивов.
Нормативно‑правовая база
Составление номенклатуры дел регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» (ч. 2 ст. 20‚ ч. 3 ст. 21) – обязует организации‑источники вести номенклатуру дел.
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил составления номенклатур дел» – устанавливает форму‚ порядок разработки и сроки представления номенклатур.
- Трудовой кодекс РФ‚ а также отраслевые нормативные акты (например‚ Приказ Минтруда РФ от № 123н) – определяют сроки хранения отдельных видов кадровых документов.
Для организаций‚ не являющихся источниками комплектования государственных архивов‚ номенклатуру разрабатывают по собственному усмотрению‚ однако её наличие существенно упрощает работу отдела кадров.
Цели и задачи номенклатуры дел отдела кадров
- Упорядочивание всех кадровых документов по тематикам и срокам хранения.
- Контроль за соблюдением нормативных сроков хранения и уничтожения.
- Обеспечение доступа к необходимой информации в случае проверок‚ судебных разбирательств и аудитов.
- Подготовка к комплектованию государственных и муниципальных архивов.
- Оптимизация работы отдела кадров за счёт снижения количества «мусорных» дел.
Состав и структура номенклатуры дел
Номенклатура дел обычно оформляется в виде таблицы‚ где указываются:
| № п/п | Наименование дела | Код (при наличии) | Содержание (кратко) | Срок хранения (лет) | Ответственный за ведение | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Дела о приёме на работу | К-01 | Трудовые договоры‚ приказы о приёме‚ анкеты | 50 | Отдел кадров | Хранить в закрытом архиве |
| 2 | Дела о перемещении (перевод‚ повышение) | К-02 | Приказы о переводе‚ служебные записки | 30 | Отдел кадров | Включать в личное дело сотрудника |
| 3 | Дела о прекращении трудовых отношений | К-03 | Трудовые договоры‚ приказы об увольнении‚ расчётные листы | 50 | Отдел кадров | Сохранять в архиве до окончания срока исковой давности |
В зависимости от специфики предприятия в номенклатуру могут входить дополнительные группы дел‚ например:
- Дела по обучению и повышению квалификации;
- Дела по охране труда и производственной медицине;
- Дела по социальным выплатам и льготам;
- Дела по кадровому резерву и планированию персонала.
Порядок разработки и утверждения номенклатуры
Этапы разработки
- Подготовительный этап (сентябрь‑октябрь):
- Сбор информации о всех видах кадровых документов‚ которые образуются в организации.
- Анализ действующих нормативных сроков хранения.
- Определение ответственных лиц за каждый тип дел.
- Составление проекта (ноябрь):
- Заполнение таблицы номенклатуры.
- Согласование с руководителями подразделений‚ которые могут предоставлять документы (бухгалтерия‚ юридический отдел и т.д;).
- Экспертная проверка (декабрь):
- Проверка проекта на соответствие требованиям ФЗ 125‑ФЗ и Приказа Росархива № 77.
- Внесение корректировок.
- Утверждение (конец декабря):
- Подпись руководителя отдела кадров.
- Визирование заведующим архивом (лицом‚ ответственным за архив).
- Передача окончательного документа в службу документационного обеспечения (ДОУ) или канцелярию.
Кому подлежит подпись
- Начальнику отдела кадров – подпись/расшифровка подписи.
- Заведующему архивом организации – визирование.
- При необходимости – руководителю организации (директору‚ генеральному директору).
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения определяются в соответствии с Трудовым кодексом РФ‚ Федеральным законом «Об архивных фондах» и отраслевыми нормативами. Ниже – типовые сроки (в годах):
| Тип документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор | 50 | ТК РФ‚ ст. 183 |
| Приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении | 30–50 | ТК РФ‚ ст. 183‑185 |
| Документы по обучению (сертификаты‚ дипломы) | 10 | Приказ Минтруда РФ № 123н |
| Личные дела сотрудников | 50 | ТК РФ‚ ст. 183 |
| Документы по охране труда | 30 | Трудовой кодекс‚ ст; 212 |
Важно помнить‚ что сроки хранения могут быть продлены в случае возникновения судебных споров или проверок государственных органов.
Образец формы номенклатуры дел отдела кадров (2024‑2026 годы)
Ниже – типовой бланк‚ который можно адаптировать под нужды любой организации.
-------------------------------------------------------------------- | № | Наименование дела | Код | Содержание | Срок хранения | Ответственный | -------------------------------------------------------------------- | 1 | Дела о приёме | К‑01| Трудовые договоры‚ анкеты | 50 лет | Отдел кадров | | 2 | Дела о переводе | К‑02| Приказы о переводе‚ служебные записки | 30 лет | Отдел кадров | | 3 | Дела о увольнении | К‑03| Приказы об увольнении‚ расчётные листы | 50 лет | Отдел кадров | | … | … | … | … | … | … | -------------------------------------------------------------------- Подпись руководителя отдела кадров: ______________________ Расшифровка подписи: _________________________________ Подпись заведующего архивом: _________________________ --------------------------------------------------------------------
Бланк может быть оформлен в электронном виде (MS Excel‚ Google Sheets) или в виде печатного документа‚ подписанного оригиналом.
Практические рекомендации и типичные ошибки
Рекомендации
- Обновляйте номенклатуру ежегодно. Последний месяц года – оптимальное время для ревизии.
- Включайте в номенклатуру все новые виды документов‚ появившиеся в результате изменений законодательства.
- Назначайте ответственного за контроль сроков хранения и своевременное уничтожение просроченных дел.
- Используйте единый код (например‚ «К‑01»‚ «К‑02») – это упрощает поиск в архивных системах.
- Храните электронные копии номенклатуры в системе электронного документооборота (ЭДО) с резервным копированием.
Типичные ошибки
- Отсутствие номенклатуры – приводит к хаотичному хранению и риску утраты документов.
- Неправильные сроки хранения – могут стать причиной штрафов при проверках.
- Неучёт всех подразделений – часто забывают включить документы‚ получаемые от бухгалтерии‚ юридического отдела и др.
- Отсутствие подписи ответственного лица – документ считается неутверждённым.
- Отсутствие регулярного контроля – просроченные дела остаются в архиве‚ увеличивая объём хранилища.
Номенклатура дел архива отдела кадров – это фундаментальный инструмент‚ который обеспечивает законность‚ порядок и эффективность кадрового делопроизводства. При правильном подходе к её составлению организация получает:
- Гарантию соответствия требованиям ФЗ 125‑ФЗ и Приказа Росархива № 77;
- Упрощённый доступ к необходимой информации;
- Сокращение расходов на хранение и уничтожение документов;
- Повышение прозрачности работы отдела кадров перед контролирующими органами.
Не откладывайте разработку номенклатуры на последний момент – начните процесс уже в текущем году‚ следуя изложенному алгоритму‚ и ваша кадровая служба будет работать без сбоев.
Источник информации: публичные ресурсы (КонсультантПлюс‚ СПОК.BY‚ Protrud.by‚ nalog-nalog.ru) и нормативные акты Российской Федерации‚ актуальные на .