Номенклатура дел – это единственный нормативный документ‚ в котором перечислены все виды дел‚ подлежащих учёту‚ хранению и уничтожению в органе регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС). Правильное её оформление позволяет:
- соблюсти сроки хранения‚ установленные законодательством;
- упростить поиск и выдачу документов гражданам;
- избежать штрафов за нарушение требований Росархива и ФЗ «Об архивном деле»;
- обеспечить прозрачность внутреннего документооборота.
Правовая база
Составление и ведение номенклатуры дел регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 115‑ФЗ «Об архивном деле» (в ред. от ).
- Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении Правил ведения дел в органах государственной власти и органах местного самоуправления». В приложении 1 к этому приказу размещён образец формы номенклатуры дел.
- Постановление Пленума ВАС РФ от № 100 (ред. от ) – инструкция по делопроизводству в арбитражных судах‚ используемая в качестве методологического примера.
- Приказ Минюста России № 195 от – список изменяющих документов к правилам нотариального делопроизводства (в т.ч. к ЗАГСу‚ как к органу‚ осуществляющему нотариальные действия).
Основные принципы формирования номенклатуры дел отдела ЗАГСа
- Полнота и достоверность. В номенклатуре должны быть отражены все виды дел‚ которые формируются в процессе регистрации актов гражданского состояния.
- Структурное деление. Делопроизводство ЗАГСа делится на несколько разделов (регистрация‚ кадровый‚ бухгалтерский‚ архивный и др.). Каждый раздел имеет собственный блок номенклатуры.
- Учет сроков хранения. Для каждого вида дел указывается нормативный срок хранения (по законодательству РФ‚ нормативным актам Минздрава‚ ФСФР и т.д.).
- Ответственность. В таблице указывается лицо (должность)‚ ответственное за хранение и контроль над сроками.
Классификация дел отдела ЗАГСа
Ниже представлена рекомендованная классификация дел‚ адаптированная под типичные функции ЗАГСа.
| Раздел | Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения | Ответственный |
|---|---|---|---|---|
| Регистрация актов | 01 | Акты рождения (оригиналы и копии) | 75 лет | Начальник отдела регистрации |
| 02 | Акты брака (оригиналы и копии) | 75 лет | Начальник отдела регистрации | |
| 03 | Акты смерти (оригиналы и копии) | 75 лет | Начальник отдела регистрации | |
| 04 | Выписки из актов (запросы граждан) | 5 лет | Старший специалист отдела выдачи | |
| 05 | Заявления о признании отцовства/материнства | 5 лет после завершения дела | Юрист отдела | |
| Кадровый отдел | 10 | Трудовые договоры сотрудников ЗАГСа | 5 лет после увольнения | Начальник отдела кадров |
| 11 | Личные дела сотрудников (приказы‚ аттестации) | 5 лет после увольнения | Начальник отдела кадров | |
| 12 | Документы по охране труда | 5 лет после закрытия проекта | Специалист по ОТ | |
| Бухгалтерия | 20 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность | 5 лет | Главный бухгалтер |
| 21 | Налоговые декларации и расчеты | 5 лет | Главный бухгалтер | |
| Внутренний документооборот | 30 | Приказы и распоряжения руководства | 5 лет | Начальник отдела документационного обеспечения |
| 31 | Протоколы совещаний‚ заседаний комиссии | 5 лет | Секретарь комиссии | |
| Архив | 40 | Переписка с органами государственной власти | Бессрочно (исторический архив) | Главный архивариус |
Пошаговая инструкция по составлению номенклатуры дел отдела ЗАГСа
Шаг 1. Инвентаризация документов
Соберите сведения о всех типах документов‚ которые образуются в работе ЗАГСа за отчётный период (обычно – календарный год). При этом учитывайте:
- оригиналы актов (рождения‚ брака‚ смерти);
- копии и выписки;
- заявления‚ обращения граждан;
- внутренние приказы‚ протоколы‚ служебные записки;
- кадровые и бухгалтерские документы.
Шаг 2. Группировка и присвоение индексов
Разделите документы на логические группы (см. таблицу выше) и присвойте каждому виду дел уникальный индекс (двузначный или трёхзначный код). Индекс помогает быстро находить запись в номенклатуре.
Шаг 3. Заполнение рекомендованной формы
Воспользуйтесь образцом формы‚ утверждённым приказом Росархива № 77 от . В форму вносятся следующие столбцы:
- Индекс дела;
- Заголовок дела (короткое‚ но ёмкое описание);
- Срок хранения (в годах или «бессрочно»);
- Место хранения (офис‚ архив‚ электронный ресурс);
- Ответственное лицо.
Шаг 4. Согласование
После заполнения проекта номенклатуры необходимо:
- Согласовать документ с руководителем отдела (например‚ с начальником отдела регистрации).
- Получить подпись заместителя директора по административно‑хозяйственной работе.
- Передать проект в юридический отдел для проверки соответствия действующим нормативным актам.
Шаг 5. Утверждение
Утверждение производится приказом руководителя ЗАГСа (например‚ приказом № 156 от ). Приказом фиксируются:
- Дата вступления в силу (обычно с 01.01.следующего года);
- Ответственные за ведение и контроль (должностные лица);
- Порядок внесения изменений в номенклатуру (по мере появления новых видов дел).
Шаг 6. Внедрение и контроль
После утверждения номенклатуру размещают в:
- Электронном архиве (внутренний портал ЗАГСа);
- Печатном виде – в архивном кабинете.
Контроль за соблюдением сроков хранения возлагается на главного архивариуса и начальника отдела регистрации. Периодический аудит (раз в полугодие) помогает своевременно подготовить акты на уничтожение дел‚ срок которых истёк.
Сроки хранения дел в ЗАГСе (по состоянию на 2024‑2026 гг.)
Сроки хранения определяются нормативными актами (ФЗ 115‑ФЗ‚ Приказ Минздрава № 417н от ‚ Приказ ФСФР № 94‑н от и др.). Ниже – основные сроки:
- Акты рождения‚ брака‚ смерти – 75 лет (период‚ в течение которого может потребоваться подтверждение гражданства‚ наследственных прав и т.п.).
- Выписки‚ справки‚ копии актов – 5 лет с момента выдачи.
- Заявления о признании отцовства/материнства – 5 лет после завершения дела.
- Кадровые документы – 5 лет после увольнения (по статье 126 ТК РФ).
- Бухгалтерская и налоговая отчётность – 5 лет (ст. 120 НК РФ).
- Приказы‚ распоряжения руководства – 5 лет.
- Документы‚ имеющие историческую ценность (переписка с органами власти) – бессрочно.
Оформление актов на уничтожение дел
Когда срок хранения истёк‚ необходимо оформить акт уничтожения в соответствии с Приказом Росархива № 77. Процедура выглядит так:
- Главный архивариус формирует список дел‚ подлежащих уничтожению (по номенклатуре).
- Составляется акт уничтожения (образец – Приложение 4 к Правилам делопроизводства).
- Акт подписывается уполномоченными лицами (начальник отдела‚ главный архивариус‚ представитель службы хозяйственного обеспечения).
- Документы передаются в службу хозяйственного обеспечения для физического уничтожения (шредирование‚ сжигание).
- Копия акта хранится в архиве в течение 5 лет как подтверждение законности уничтожения.
Пример заполнения формы номенклатуры дел (по приказу Росархива)
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения | Место хранения | Ответственное лицо |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01 | Акты рождения (оригиналы) | 75 лет | Архив ЗАГСа‚ стеллаж 1‑А | Начальник отдела регистрации |
| 2 | 02 | Акты брака (оригиналы) | 75 лет | Архив ЗАГСа‚ стеллаж 1‑Б | Начальник отдела регистрации |
| 3 | 04 | Выписки из актов (запросы граждан) | 5 лет | Кабинет выдачи документов | Старший специалист отдела выдачи |
| 4 | 20 | Бухгалтерская отчетность за 2024 г. | 5 лет | Бухгалтерия‚ электронный архив | Главный бухгалтер |
| 5 | 30 | Приказы руководства (2024 г.) | 5 лет | Отдел документационного обеспечения | Начальник отдела документационного обеспечения |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как часто нужно обновлять номенклатуру?
Номенклатуру следует пересматривать ежегодно (в конце финансового года) и вносить изменения при появлении новых видов дел или изменении сроков хранения.
Можно ли использовать электронные версии актов вместо бумажных?
Да. При наличии сертификата электронной подписи и соблюдении требований ФЗ 63‑ФЗ «Об электронной подписи»‚ электронные документы могут храниться в электронном архиве с теми же сроками‚ что и бумажные оригиналы.
Кому подлежит согласование номенклатуры?
Согласование проводится с руководителями всех подразделений‚ участвующих в документообороте (регистрация‚ кадры‚ бухгалтерия‚ юридический отдел) и заверяется подписью заместителя директора по административно‑хозяйственной работе.
Составление номенклатуры дел отдела ЗАГСа – это обязательный процесс‚ который обеспечивает законность хранения‚ упрощает работу с документами и защищает интересы граждан. Следуя изложенной в статье пошаговой инструкции‚ руководители ЗАГСов смогут быстро подготовить корректный документ‚ утвердить его приказом и наладить системный контроль за сроками хранения.
Помните‚ что правильная номенклатура – залог безупречного архивного дела и отсутствия штрафных санкций со стороны Росархива.
Дата актуализации статьи: . Информация взята из открытых источников‚ включая Приказ Росархива № 77 от ‚ Постановление Пленума ВАС РФ № 100 от и нормативные документы КонсультантПлюс.