Номенклатура дел – это официально утверждённый перечень дел, которые подлежат делопроизводству, хранению и архивированию в соответствии с законодательными нормами. Для отделов органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) номенклатура имеет особое значение, поскольку в их работе формируются документы, подтверждающие важные жизненные события граждан: рождение, брак, смерть, изменение фамилии и др.
Правовая основа формирования номенклатуры дел в ЗАГС
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
- Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного назначения».
- Приказ Минюста России № 44‑н от «Об утверждении перечня дел государственных органов, подлежащих архивному хранению».
- Региональные нормативные акты (при наличии) о порядке ведения делопроизводства в органах ЗАГС.
Все перечисленные нормативные акты определяют:
- Какие документы обязаны вести отделы ЗАГС;
- Сроки их обязательного хранения;
- Порядок их передачи в архив и последующего уничтожения.
Цели и задачи номенклатуры дел отдела ЗАГС
- Систематизация документооборота. Позволяет быстро находить нужный документ и контролировать его жизненный цикл.
- Соблюдение сроков хранения. Предотвращает преждевременное уничтожение или излишнее хранение бумаг.
- Обеспечение юридической силы актов. Правильно оформленные и хранимые документы подтверждают законность действий граждан.
- Подготовка к проверкам. Наличие актуальной номенклатуры упрощает работу проверяющих органов.
Структура номенклатуры дел отдела ЗАГС
Номенклатура дел обычно оформляется в виде таблицы, где каждая строка – отдельный тип дел. Основные столбцы:
| Код дела | Наименование дела | Тип документа (акты, справки, заявления) | Срок хранения (лет) | Краткое описание содержания |
|---|---|---|---|---|
| 01.01 | Регистрация рождения | Акт о рождении, заявление родителей | 75 | Документы, подтверждающие факт рождения ребёнка. |
| 01.02 | Регистрация брака | Свидетельство о браке, заявление супругов | 75 | Документы, фиксирующие заключение брака. |
| 01.03 | Регистрация смерти | Свидетельство о смерти, заявление родственников | 75 | Документы, подтверждающие факт смерти. |
| 02.01 | Изменение фамилии, имени, отчества | Заявление, решение суда (при наличии) | 75 | Документы, фиксирующие изменение персональных данных. |
| 03.01 | Выдача справок о браке/разводе | Справка, заявление гражданина | 10 | Справки, выдаваемые по запросу граждан. |
| 04.01 | Ведение реестра актов гражданского состояния | Электронный реестр, журналы регистрации | 75 | Систематизированный перечень всех актов, зарегистрированных в ЗАГС. |
Данные сроки хранения соответствуют текущим нормативным требованиям (75 лет – стандартный срок для актов гражданского состояния, 10 лет – для справок, выдаваемых по запросу).
Основные категории дел отдела ЗАГС
4.1 Регистрация актов гражданского состояния
- Рождение (акт о рождении, заявление родителей, медицинская справка).
- Брак (свидетельство о браке, заявление супругов, справка о семейном положении).
- Смерть (свидетельство о смерти, заявление родственников, медицинская справка).
4.2 Изменение персональных данных
- Изменение фамилии, имени, отчества (заявление, решение суда, согласие родителей (для несовершеннолетних)).
- Регистрация усыновления/удочерения.
4.3 Выдача справок и выписок
- Справка о браке, разводе, рождении.
- Выписка из реестра актов гражданского состояния.
- Справка о факте государственной регистрации (для целей оформления загранпаспорта, виз и т.п.).
4.4 Ведение реестров и журналов
- Электронный реестр актов (основной документ).
- Журналы регистрации (бумажные формы, если используются).
- Книга учёта заявлений и обращений граждан.
Сроки хранения документов в отделе ЗАГС
Сроки хранения определяются в соответствии с Приказом Росархива № 77‑2023 и могут отличаться в зависимости от типа документа:
| Тип документа | Срок хранения (лет) | Основание |
|---|---|---|
| Акт о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о смерти | 75 | ФЗ «Об архивном деле» (п. 5 ст.  |
| Заявления граждан (на регистрацию, изменение данных) | 10 | Приказ Минюста РФ № 44‑н |
| Справки, выдаваемые по запросу | 10 | Приказ Росархива № 77‑2023 |
| Электронный реестр актов (бэкапы) | 75 | Требования к архивному хранению электронных документов |
После истечения срока хранения документы передаются в государственный архив или уничтожаются в соответствии с установленными процедурами.
Как составить номенклатуру дел отдела ЗАГС «с нуля»
- Сбор нормативных актов. Сначала необходимо собрать все федеральные и региональные нормативные документы, регламентирующие виды актов, подлежащих регистрации в ЗАГС.
- Анализ текущего документооборота. Проведите аудит текущих форм, журналов и электронных реестров, используемых в отделе.
- Классификация дел. Разделите все виды дел на группы (рождение, брак, смерть, изменение данных, справки, реестры).
- Определение кодов. Присвойте каждому виду дела уникальный код (например, 01.01 – регистрация рождения). Коды должны быть логичны и удобны для поиска.
- Установление сроков хранения. На основании нормативных актов укажите срок хранения для каждой группы документов.
- Утверждение. Представьте проект номенклатуры руководителю отдела и/или главному архивисту для согласования и официального утверждения приказом.
- Внедрение. Обучите сотрудников работе с новой номенклатурой, внесите её в регламент делопроизводства.
- Контроль и актуализация. Проводите ежегодный пересмотр номенклатуры, учитывая изменения в законодательстве.
Пример приказа об утверждении номенклатуры дел в отделе ЗАГС
Приказ № ___ от «__» __________ 2026 г. Об утверждении номенклатуры дел отдела ЗАГС ____________. В соответствии с Приказом Росархива от № 77 и Федеральным законом «Об архивном деле» приказываю: Утвердить номенклатуру дел отдела ЗАГС, размещённую в Приложении № 1 к настоящему приказу. Обеспечить доведение данного приказа до сведения всех сотрудников отдела. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела архивного обеспечения. Начальник отдела ЗАГС ____________________ (подпись)
Лучшие практики ведения номенклатуры дел в ЗАГС
- Электронный документооборот. По возможности переводите все документы в электронный формат – это упрощает поиск, контроль сроков и передачу в архив.
- Регулярные аудиты. Проводите проверки каждые 6–12 месяцев, чтобы убедиться, что сроки хранения соблюдаются.
- Обучение персонала. Проводите семинары и инструктажи по работе с номенклатурой и архивными процедурами.
- Автоматизация. Используйте специализированные программы (например, «Электронный архив ЗАГС») для автоматического расчёта сроков хранения и формирования списков на передачу в архив.
- Документирование изменений. Любое изменение в номенклатуре фиксируйте в виде приказа или служебной записки с указанием даты и причины.
Номенклатура дел отдела ЗАГС – это фундаментальный документ, который обеспечивает законность, упорядоченность и долговременную сохранность актов гражданского состояния. Правильно составленная и поддерживаемая в актуальном виде номенклатура позволяет:
- Соблюдать требования законодательства о сроках хранения;
- Обеспечить быстрый доступ к необходимым документам;
- Снизить риск потери или уничтожения ценных архивных материалов;
- Упростить подготовку к проверкам контролирующих органов.
Следуя изложенным в статье рекомендациям, любой отдел ЗАГС сможет создать эффективную номенклатуру дел, адаптировать её к текущим требованиям и обеспечить надёжную работу с документами на протяжении десятилетий.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.