Номенклатура дел — это основной справочный и нормативный документ‚ определяющий организацию делопроизводства в любом учреждении‚ включая органы записи актов гражданского состояния (ЗАГС). Грамотно составленная номенклатура обеспечивает системность документации‚ соблюдение сроков хранения и быстрый поиск необходимых сведений. В данной статье подробно разберем‚ что такое номенклатура дел управления ЗАГС‚ как ее формировать‚ утверждать и применять на практике;

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна?

Номенклатура дел — это утвержденный список заголовков дел‚ которые планируется завести в учреждении в течение календарного года‚ с указанием сроков их хранения и категорий ценности. Это не просто перечень папок‚ а нормативный документ‚ регламентирующий весь жизненный цикл документа: от регистрации до уничтожения или передачи в архив.

Основные функции номенклатуры:

• Систематизация: Объединение документов по принципу происхождения (фондопроизводитель) и тематическому признаку.
• Нормирование сроков хранения: Присвоение каждому делу конкретного срока (временное — до 10 лет‚ длительное — свыше 10 лет‚ постоянное).
• Учет и контроль: Основа для ведения журнала регистрации дел (форма № 2) и формирования описей к архиву.
• Правовая значимость: Является основанием для акта экспертизы документов (акта отбора) при передаче в архив или уничтожении.

«Номенклатура дел — это список заголовков дел‚ которые будут заведены в учреждении в течение года‚ с указанием сроков их хранения‚ составленный по установленной форме».

Нормативно-правовая база

Деятельность ЗАГС по делопроизводству регулируется комплексом нормативных актов. Ключевыми документами являются:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон‚ определяющий требования к формированию архивных фондов.
2. Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых номенклатур дел управления…» (с изменениями и дополнениями). Включает типовые номенклатуры для органов ЗАГС.
3. Приказ Минюста России от № 226 «Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства в органах записи актов гражданского состояния» — основной ведомственный документ‚ регламентирующий специфику ЗАГС.
4. ГОСТ Р 7.0;97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению» — методические правила оформления.
5. Региональные нормативные акты (например‚ Приказ управления по делам записи актов гражданского состояния правительства Саратовской области от № 129-П и аналогичные акты в других субъектах РФ).

Структура номенклатуры дел ЗАГС

Номенклатура дел ЗАГС имеет иерархическую структуру‚ соответствующую функциональной деятельности органа. Обычно она делится на основные разделы (подразделы):

Основные разделы (Примерная структура)

Специфика раздела «Госрегистрация актов ГС» (Раздел VI)

Это самый объемный и ответственный раздел. Здесь формируются дела двух типов:

• Дела текущего года: Журналы учета государственной регистрации (Книги записей актов ГС) — формируются ежегодно‚ срок хранения постоянный.
• Дела сопроводительного характера: Справки‚ выданные/не выданные; отказы в регистрации; заявления об обжаловании; документы по восстановлению записей, срок хранения обычно 10–50 лет в зависимости от вида акта.

Процедура составления и утверждения номенклатуры

Номенклатура составляется ежегодно на основании типовых номенклатур (утвержденных Росархивом/Минюстом) с учетом специфики конкретного органа ЗАГС (объема работы‚ наличия филиалов‚ ведения электронных журналов).

Этапы работы:

1. Подготовительный этап (ноябрь-декабрь текущего года): Ответственный за делопроизводство (делопроизводитель/архивист) анализирует номенклатуру текущего года‚ выявляет недостатки‚ учитывает изменения в законодательстве (новые виды актов‚ изменение сроков хранения‚ переход на АИС «ЗАГС-3»).
2. Проект номенклатуры: Заполняется по Форме № 1 (Приложение к Приказу Росархива № 236 / ГОСТ Р 7.0.97). Колонки формы:
   • Индекс дела (код раздела + порядковый номер).
   • Заголовок дела (точный‚ краткий‚ отражающий содержание).
   • Срок хранения (в годах: 1‚ 3‚ 5‚ 10‚ 75‚ постоянный).
   • Категория ценности (ОЦ — особо ценное‚ Ц, ценное‚ НЦ — неценное, ставится после экспертизы‚ в номенклатуре часто проставляется предварительно или ставится прочерк).
   • Примечания (например‚ «Электронный вид»‚ «Формируется в АИС»).
3. Согласование: Проект согласовывается с руководителем отдела архива (если есть) и заместителем главы органа ЗАГС‚ курирующим делопроизводство.
4. Утверждение: Номенклатура утверждается Приказом главы органа ЗАГС (или руководителя управления ЗАГС области/края) не позднее чем за 1 месяц до начала нового года (обычно до 1 декабря).

По истечении календарного года‚ на который была составлена индивидуальная номенклатура дел‚ составляется итоговая запись о категориях и количестве дел‚ заведенных в истекшем году (формируется по Форме № 2 / Приложение № 2).

Зачем это нужно:

• Фиксация фактического объема сформированных дел (план vs факт).
• Основа для формирования описей к архиву (передача в архивное учреждение).
• Контроль за сохранностью дел (сверка с журналами регистрации).
• Подготовка данных для отчета о состоянии делопроизводства.

В итоговой записи указываются: индекс дела‚ заголовок‚ даты крайних записей (начала и конца)‚ количество листов‚ категория ценности (после проведения экспертизы)‚ срок хранения.

Особенности современного делопроизводства ЗАГС (Электронный документооборот)

С внедрением АИС «ЗАГС-3» (ЕГР ЗАГС) и перехода на электронные книги записей актуальность бумажной номенклатуры трансформируется‚ но не отменяется:

• Двойной учет: В номенклатуре должны присутствовать дела как на бумажных носителях (если еще ведутся параллельно или хранятся старые фонды)‚ так и на электронных. В колонке «Примечания» указывается: «Ведется в АИС «ЗАГС-3»‚ носитель — электронный».
• Сроки хранения электронных документов: Устанавливаются те же‚ что и для бумажных аналогов (ст. 12 ФЗ-125).
• Электронная номенклатура: Ведется в подсистеме «Делопроизводство» АИС или в отдельной СЭД (Системе электронного документооборота). Печатная форма номенклатуры (Приказ об утверждении) все равно хранится на бумаге с «живой» подписью руководителя.
• Фонд Р-3817 (пример): В справочной информации упоминался «Фонд Р-3817. Оп.1. Д. 228… Категория ценности: особо ценное». Это пример архивного фонда‚ сформированного на основе номенклатуры. Нумерация фондов (Р-XXXX) присваивается архивом-хранилищем при приеме фонда.

Типовые ошибки при составлении номенклатуры

1. Копирование типовика без адаптации: В типовике есть разделы‚ неактуальные для конкретного ЗАГС (например‚ нет филиалов — раздел про филиалы не нужен). Лишние дела загромождают учет.
2. Неверные заголовки дел: Слишком общие («Документы по бракам») или слишком длинные. Заголовок должен однозначно идентифицировать содержимое (например: «Журнал учета государственной регистрации заключения браков за 2026 год»).
3. Ошибки в сроках хранения: Назначение срока «10 лет» вместо «75 лет» или «Постоянный» для книг записей — грубое нарушение‚ грозящее преждевременным уничтожением уникальных документов.
4. Игнорирование изменений в законодательстве: Например‚ появление новых оснований для изменения записи акта ГС требует заведения нового дела или подраздела.
5. Позднее утверждение: Если приказ подписан 15 января‚ а дела заводились с 1 января, нарушена процедура‚ документы могут быть признаны неоформленными.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Нарушение правил составления‚ утверждения номенклатуры дел‚ сроков хранения документов влечет ответственность в соответствии со ст. 13.19–13.20 КоАП РФ (штрафы на должностных лиц до 5 000 руб.‚ на юрлиц — до 200 000 руб.)‚ а также дисциплинарную ответственность по ТК РФ. В случае утраты документов постоянного хранения (книг записей) возможна уголовная ответственность (ст. 226 УК РФ).

Практический чек-лист для делопроизводителя ЗАГС

• [ ] Изучены актуальные типовые номенклатуры (Приказ Росархива № 236‚ Приказ Минюста № 226).
• [ ] Проанализирована номенклатура текущего года: закрыты ли все дела‚ есть ли неиспользованные заголовки.
• [ ] Учтены изменения в АИС «ЗАГС-3» и нормативной базе за год.
• [ ] Составлен проект номенклатуры на новый год по Форме № 1.
• [ ] Проект согласован с архивистом и руководителем.
• [ ] Подготовлен Проект приказа об утверждении.
• [ ] Приказ подписан руководителем не позднее 1 декабря.
• [ ] Экземпляр номенклатуры передан в архивный отдел/архивную комиссию.
• [ ] Настроена номенклатура в АИС/СЭД (если ведеться электронно).

Номенклатура дел управления ЗАГС — это не формальная бюрократическая процедура‚ а фундамент правовой силы документов‚ выдаваемых гражданам. Книги записей актов гражданского состояния (рождение‚ брак‚ смерть) являются документами постоянного хранения‚ подтверждающими правовые факты‚ от которых зависят имущественные‚ личные неимущественные и семейные права людей; Ошибка в номенклатуре сегодня может привести к невозможности найти запись через 50 лет‚ потере архивного фонда или нарушению прав граждан.

Строгое соблюдение процедуры составления‚ своевременное утверждение приказа‚ грамотное заполнение Форм № 1 и № 2‚ а также интеграция бумажной номенклатуры с электронными системами (АИС «ЗАГС-3») — залог надежного функционирования архива ЗАГС и выполнения его главной миссии: сохранения исторической памяти и правовой защиты населения.

Источники: ФЗ-125 «Об архивном деле»‚ Приказ Росархива № 236‚ Приказ Минюста № 226‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ региональные приказы управлений ЗАГС (в т.ч. Саратовской области № 129-П от )‚ Информационно-аналитический портал Масштаб системы.