Номенклатура дел — это фундаментальный архивный документ, определяющий структуру документооборота организации, порядок формирования дел, их учет, хранение и последующее destino (передачу в архив или уничтожение)․ Для городских архивов и органов местного самоуправления (ОМСУ) грамотно составленная номенклатура является гарантией соблюдения законодательства в области архивного дела (ФЗ-125, ФЗ-222) и эффективного управления документационными потоками․

В статье подробно разбираются правовые основы, этапы разработки, особенности оформления по форме Минкультуры, актуальные сроки хранения и роль экспертных комиссий на 2026 год․

Правовая база и нормативные документы

Деятельность по составлению номенклатуры дел в городских архивах и организациях муниципального уровня регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14, 18, 22)․
• Федеральный закон от № 222-ФЗ «Об основах системы законодательства Российской Федерации об архивном деле»․
• Приказ Минкультуры России от № 2364 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в госорганах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила № 2364)․
• Методические рекомендации Росархива от № 4-Г «По разработке примерных номенклатур дел» (действуют в части, не противоречащей Приказу № 2364)․
• Примерные номенклатуры дел для органов местного самоуправления (утвержденные Росархивом/Минкультурой региона)․

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

Определение

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации (городском архиве, администрации города, муниципальном учреждении), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п․ 6․1․1 Методических рекомендаций)․

Основные функции

1. Систематизация документооборота: упорядочивает приток документов, исключает хаос в заведении дел․
2. Учет и контроль: служит основой для учета документов в организации и последующего составления описей для передачи в архив (городской или государственный)․
3. Управление сроками хранения: фиксирует срок хранения для каждого дела (временное — до 10 лет, длительное, более 10 лет, постоянное)․
4. Отбор на хранение/уничтожение: упрощает процесс экспертизы документов (ЭПК) и принятия решений об их судьбе․
5. Сохранность: способствует сохранности документов за счет четкой структуры․

Виды номенклатур дел

Для городского архива и подведомственных организаций актуальны два вида:

Примечание: Организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива и не имеющая вышестоящей организации, оформляет номенклатуру в упрощенном порядке (согласно разъяснениям SPOK․BY и практике Росархива), однако для ОМСУ и городских архивов полный порядок согласования обязателен․

Этапы работы с номенклатурой: Составление → Согласование → Утверждение

Процесс (п․ 1․1․1 Правил № 2364) включает три ключевых этапа:

Этап 1: Составление (Проект)

• Ответственный: руководитель службы делопроизводства и архива (ДОУ) / архивист․
• Основа: Примерная номенклатура, структура организации, перечень функций, анализ документооборота прошлых лет․
• Структура проекта: Разделы (по структурным подразделениям или функциям) → Дела внутри разделов → Сроки хранения․

Этап 2: Согласование

• Внутреннее: Согласование с руководителями структурных подразделений (их подписи в выписках из номенклатуры по своим отделам)․
• Внешнее (при необходимости): Согласование с архивным органом субъекта РФ (управлением по делам архивов), обязательно для организаций, комплектующих государственные архивы․
• Собственноручные подписи руководителей в выписках не воспроизводятся при печати итогового документа (только в рабочих экземплярах для согласования)․

Этап 3: Утверждение

• Оформляется Приказом (Распоряжением) руководителя организации (Главы города, Директора архива)․
• В приказах указывается: «Утвердить номенклатуру дел [Название организации] на 20__ год»․
• Образец оформления приказа дан в Приложении 4 к Методическим рекомендациям Росархива․

Структура и оформление номенклатуры дел (Форма Минкультуры)

Номенклатура оформляется в виде таблицы (бланка) согласно утвержденной Минкультуры форме․ Обязательные колонки:

1. Код дела (индекс по классификационному схеме/рубрикатору)․
2. Наименование дела (точное, полное, отражающее содержание)․
3. Срок хранения (в годах: временный — до 10, длительный — более 10, постоянный)․
4. Примечания (основание для срока хранения: статья закона, типовая номенклатура, решение ЭПК)․

• Общее количество дел в номенклатуре․
• Количество дел по срокам хранения (временные, длительные, постоянные)․
• Отметка о передаче в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи․

Определение сроков хранения: Роль ЭПК (Экспертно-проверочной комиссии)

Это критический момент для городских архивов․ Сроки хранения не назначаются произвольно․

Порядок установления сроков:

1. Базовые сроки: Берутся из Примерной номенклатуры Росархива / Типовых номенклатур отраслей․
2. Уникальные дела: Если дела нет в типовых номенклатурах, срок устанавливается Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) городского архивного учреждения․
3. Решение ЭПК: Протоколируется․ Решение о присвоении документам статуса, имеющих культурное или историческое значение (перевод в категорию «Постоянное хранение»), принимает именно ЭПК архива․
4. Если в организации есть своя Экспертная комиссия (при штате более 200 человек или по решению руководителя), она может устанавливать сроки, но для передачи в госархив требуется согласование с ЭПК архива․

Особенности номенклатуры именно Городского архива

Номенклатура дел самого городского архива (как организации) отличается от номенклатуры дел администрации города (которую архив контролирует)․

Специфические разделы номенклатуры городского архива:

• Управленческая деятельность: Приказы, распоряжения директора, заседания коллегии, отчетность․
• Прием и учет фондов: Акты приема-передачи, описи, реестры фондов, дела по вводу в Госреестр уникальных документов․
• Хранение и обеспечение сохранности: Журналы учета температуры/влажности, акты инвентаризации, дела по дезинфекции/реставрации․
• Информационно-справочная работа и использование: Реестры запросов, выдачи копий, статистика посещений, дела по оцифровке․
• Методическая работа: Проверки подведомственных организаций, консультации, согласование их номенклатур․
• Научно-издательская деятельность: Путеводители, реферативные сборники, выставки․

Важно: Дела по комплектованию Архивного фонда РФ (передача в госархив) оформляются в отдельном разделе с указанием сроков «Постоянно» или «Длительно (до передачи в госархив)»․

Срок действия номенклатуры и пересоставление

• Номенклатура утверждается на календарный год (обычно до 1 января или в I квартале года);
• Действует до утверждения новой номенклатуры на следующий год․
• Пересоставление, согласование и утверждение осуществляются ежегодно․
• Если структура организации не менялась, допускается переутверждение прежней номенклатуры с внесением изменений (новые дела, измененные сроки по решению ЭПК)․
• Согласно разъяснениям КонсультантПлюс: если изменений нет, пересоставление осуществляется не ранее пятилетнего срока (но на практике архивисты рекомендуют ежегодную актуализацию для учета новых нормативных актов)․

Типичные ошибки при составлении (Чек-лист для проверки)

• Отсутствие кодов дел или несоответствие рубрикатору управления документацией․
• Дублирование названий дел в разных разделах․
• Назначение срока «Временный (1 год)» для дел, подлежащих передаче в архив (минимум 5-10 лет для отчетности, 50-75 лет для кадровых)․
• Отсутствие ссылок на нормативную базу в колонке «Примечания» (ст․ закона, пункт типовой номенклатуры, протокол ЭПК №__ от __․__․20__)․
• Игнорирование решений ЭПК по делам, не вошедшим в типовые номенклатуры․
• Отсутствие итоговой записи (Приложение 25) и отметки о передаче в архив организации․
• Подпись руководителя в грифе утверждения воспроизводится печатью/факсимиле (допускается только собственноручная подпись на экземпляре для хранения в архиве организации)․

Практический алгоритм действий архивиста городского архива (на 2026 год)

1. Ноябрь-декабрь 2025 г․: Анализ документооборота 2025 г․ Выявление новых видов документов (новые отчетные формы, новые виды муниципальных услуг)․
2. Январь 2026 г․: Подготовка проекта номенклатуры на 2026 г․ на основе актуальной Примерной номенклатуры Минкультуры/Росархива․
3. Январь-Февраль 2026 г․: Согласование проекта с руководителями отделов архива (внутреннее)․
4. Февраль 2026 г․: Направление проекта на согласование в Управление по делам архивов субъекта РФ (если архив комплектует госархив)․
5. Февраль-Март 2026 г․: Сбор решений ЭПК по спорным/новым делам․ Заполнение колонки «Примечания» с ссылками на протоколы ЭПК․
6. Март 2026 г․: Подготовка Приказа директора архива «Об утверждении номенклатуры дел на 2026 год»․
7. До 31 марта 2026 г․: Подписание приказа․ Рассылка утвержденных выписок из номенклатуры структурным подразделениям для заведения дел․
8. В течение года: Внесение изменений в номенклатуру отдельными приказами при появлении новых функций (с обязательным решением ЭПК)․

Номенклатура дел городского архива, это не просто формальный отчет, а главный инструмент управления архивным фондом․ Ее качество напрямую влияет на законность уничтожения документов, своевременность передачи ценных фондов в государственное хранение и способность архива выполнять свои функции по предоставлению информации гражданам и органам власти․

Строгое следование Правилам № 2364, Методическим рекомендациям Росархива, вовлечение ЭПК в установление сроков хранения и ежегодная актуализация с учетом изменений законодательства, залог беспроблемных проверок Роскултуры/Росархива и сохранности документального наследия города․

Статья подготовлена на основе действующего на г․ законодательства (ФЗ-125, Приказ Минкультуры № 2364, Методические рекомендации Росархива)․ Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант)․