Номенклатура дел, это основной учетный документ архивного дела, определяющий состав, структуру и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организации. Для муниципальных учреждений и органов местного самоуправления (в т.ч. городских архивов как организаций-создателей документов и как учреждений, принимающих документы на хранение) грамотное ведение номенклатуры является обязательным требованием законодательства. В данной статье подробно разбираются правовые основы, процедура составления, структура, сроки действия и ответственность за ведение номенклатуры дел городского архива с учетом последних нормативных изменений (Приказ Росархива от № 77).

Правовая основа: нормативная база 2026 года

Деятельность по составлению, согласованию и утверждению номенклатуры дел регулируется иерархией нормативных правовых актов. Ключевыми документами на текущий момент являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 18, 22) — базовый закон, устанавливающий обязанность организаций формировать номенклатуру дел.
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила № 77). Это основной регламентирующий документ, вступивший в силу с , заменивший старые типовые инструкции.
• Приказ Министерства культуры РФ от № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», справочник для назначения сроков хранения.
• Местные нормативные акты: постановления главы администрации города, распоряжения директора городского архива о создании ЭПК и утверждении номенклатуры.

Номенклатура дел vs Номенклатура документов: важное различие

В профессиональной среде часто смешивают эти понятия, однако Правила № 77 четко разделяют их:

Важно: Городской архив как организация-создатель документов ведет Номенклатуру дел по своим административным документам. Как учреждение, принимающее документы на хранение от других городских органов, он обеспечивает методологический контроль за номенклатурами дел этих организаций через ЭПК.

Процедура составления, согласования и утверждения (схема 1.1.1 Прав № 77)

Процесс строго регламентирован (см. приложение 4 к Правилам № 77, схема 02). Основные этапы:

1. Инициация и подготовка проекта. Ответственный за архивное дело (архивист/делопроизводитель) составляет проект номенклатуры дел на предстоящий год (или на 5 лет) на основании:
   • Функций и структуры организации (утвержденного Положения/Устава).
   • Перечня типовых документов (Приказ Минкультуры № 558).
   • Номенклатуры прошлого года (с учетом изменений).
2. Внутреннее согласование. Проект согласовывается с руководителями структурных подразделений (отделов, секторов), которые подтверждают полноту отражения их документооборота.
3. Согласование с ЭПК городского архивного учреждения. Ключевое изменение Правил № 77: Номенклатура дел организаций, сдающих документы в муниципальный архив, утверждается ЭПК городского архива (а не просто согласовывается). Один экземпляр проекта, подписанный председателем ЭПК, возвращается в организацию.
4. Утверждение руководителем организации. На основании заключения ЭПК руководитель города/архива издает приказ (распоряжение) об утверждении номенклатуры дел.
5. Распространение. Структурным подразделениям направляются выписки из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе (п. 6.1.7 Правил).

Структура номенклатуры дел: рекомендуемый образец (Приложение № 2 к Приказу № 77)

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы со следующими обязательными колонками:

• Код дела — условное обозначение (индекс) дела по классификационному указателю (например, 01, 01-1, 01-1-1).
• Наименование дела — точное, полное название, отражающее содержание документов (составляется по правилам архивной науки).
• Срок хранения, в годах (1, 3, 5, 10, 75, постоянный). Устанавливается строго в соответствии с Приказом № 558. Профессиональные архивисты ОСГ/ЭПК проверяют соответствие заголовка дела типовым видам документов из Перечня № 558.
• Индекс дела в описи, заполняется по итогам года при составлении описи дел.
• Примечания, отметки о конфиденциальности, особом порядке доступа, формировании в электронном виде и т.д.

Пример заполнения строки:

Код: 04-3 | Наименование: Дела по приему и размещению граждан на работу (приказы, заявления, личные карточки) | Срок: 75 лет | Примечание: Содержит перс. данные, хран. в ЭАР

Роль Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) городского архива

С введением Правил № 77 роль ЭПК кардинально усилилась. Теперь ЭПК не просто консультирует, а утверждает номенклатуры дел организаций-источников комплектования.

Обязанности ЭПК при рассмотрении номенклатуры:

• Проверка полноты отражения функций организации в номенклатуре.
• Контроль правильности назначения сроков хранения (ссылка на конкретные пункты Приказа № 558).
• Проверка соответствия заголовков дел типовым формулировкам Перечня № 558.
• Принятие решения о присвоении документам статуса имеющих культурное или историческое значение (перевод в категорию «Постоянный» или «75 лет» при отсутствии типовых сроков).
• Выдача заключения (протокола заседания ЭПК), являющегося основанием для приказа руководителя об утверждении.

Ответственность: Переход на утверждение ЭПК перекладывает на архивное учреждение большую ответственность за качество номенклатур источников комплектования.

Сроки действия и пересоставление номенклатуры

Согласно п. 6.1 Правил № 77 и ст. 14 Закона № 125-ФЗ:

• Стандартный срок: Номенклатура дел утверждается не реже одного раза в 5 лет.
• Внеплановое пересоставление: Обязательно в случае изменения функций и структуры организации (ликвидация/создание отделов, передача полномочий, реорганизация). В этом случае пересоставление, согласование и утверждение осуществляются раньше пятилетнего периода.
• Ежегодная актуализация: На практике рекомендуется ежегодно вносить правки (добавлять новые дела, закрывающиеся коды) без полного переутверждения, если структура не менялась, однако формально срок действия — 5 лет.

Порядок заполнения итоговой записи:

1. После формирования дел и составления описей в колонку «Индекс дела в описи» вносятся реальные номера дел.
2. Подсчитывается общее количество дел и их объем (л. или МБ для электронных).
3. В номенклатуре делается отметка о передаче в архив с указанием:
   • Должности лица, сделавшего отметку (архивист/зав. архивом).
   • Подписи.
   • Расшифровки подписи.
   • Даты передачи.
4. Один экземпляр номенклатуры с итоговой записью передается в архив вместе с описями и делами, второй остается в организации-доноре.

Особенности для городского архива как организации-создателя

Городской архив (как юридическое лицо — МУ/МБУ «Городской архив») также образует документы своей хозяйственной, кадровой, финансовой и основной (архивной) деятельности.

• Номенклатура дел архива утверждается ЭПК этого же архива (внутренняя комиссия) или ЭПК вышестоящего архива (областного/краевого), если муниципальный архив сдает документы туда.
• В номенклатуре обязательно должны быть разделы: «Управление учреждением», «Хозяйственное дело», «Кадровое дело», «Финансовое дело», «Основная деятельность (учет фондов, выдача справок, реставрация, оцифровка)».
• Сроки хранения для уникальной архивной документации (инвентаризационные книги, описи фондов, акты приема-передачи фондов) устанавливаються как Постоянный или 75 лет.

Типичные ошибки и риски (Best Practices 2026)

• Копирование чужих номенклатур без адаптации. Каждая организация уникальна. Использование «типовой» номенклатуры без привязки к реальным функциям (Положению об организации) ведет к потере документов или незаконному уничтожению.
• Назначение сроков «на глаз» без Приказа № 558. Фраза «Срок хранения 10 лет» без ссылки на пункт Перечня № 558 — грубое нарушение, выявляемое при проверках Росархива/прокуратуры.
• Игнорирование электронных документов. Номенклатура должна отражать дела, формируемые в ЭДО/ЭАР (Колонка «Примечание» или отдельный раздел). Отсутствие кодов на электронные дела = потерю правовой силы документов.
• Просрочка утверждения. Работа без утвержденной номенклатуры (или с истекшей 5-летней) делает невозможным законное формирование дел и их передачу в архив.
• Отсутствие итоговой записи. Передача дел в архив без заполненной итоговой записи в номенклатуре (Приложение 25) — основание для отказа в приеме фондов архивом.

Номенклатура дел городского архива (и организаций, сдающих в него документы) — это не просто бюрократическая формальность, а главный инструмент управления документооборотом и сохранения архивного наследия города. Внедрение Приказа Росархива № 77 усилило контроль за качеством номенклатур, передав ключевую роль ЭПК архивных учреждений.

Алгоритм успеха на 2026 год:

1. Актуализировать Положение об организации/архиве (функции и структура).
2. Сверить текущую номенклатуру с Приказом Минкультуры № 558 по каждому заголовку.
3. Подготовить проект с учетом электронных документов (ЭДО/ЭАР).
4. Провести заседание ЭПК (протокол — обязателен!).
5. Издать приказ об утверждении.
6. Распространить выписки по отделам.

Грамотная номенклатура — залог того, что история города не будет утеряна, а доступ к информации будет обеспечен законно и эффективно.

Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства (Приказ Росархива № 77, Приказ Минкультуры № 558, ФЗ-125). Рекомендуется проверять актуальность нормативных актов на официальных порталах (pravo.gov.ru, rosarhiv.ru) перед применением.