Номенклатура – это систематизированный перечень наименований дел, документов, услуг и операций, используемых в работе органа записи актов гражданского состояния (ЗАГС). Правильное формирование номенклатуры позволяет упорядочить документооборот, упростить архивирование, обеспечить контроль над исполнением государственных функций и повысить эффективность обслуживания граждан.

Что такое номенклатура дел в ЗАГС?

В контексте органов ЗАГС номенклатура дел представляет собой классификацию всех видов регистрационных актов и сопутствующих процедур, которые осуществляются в рамках их компетенции:

• Регистрация рождения;
• Регистрация брака (в т.ч. в дворцах бракосочетания);
• Регистрация расторжения брака;
• Регистрация усыновления (удочерения);
• Выдача справок и выписок из актов гражданского состояния;
• Ведение архивных дел (хранение оригиналов актов, их копий, электронных версий);
• Учет и передача данных в центральные реестры (Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии и др.).

Каждый из перечисленных пунктов имеет собственный код, наименование и описание процедуры, что облегчает автоматизацию процессов в информационных системах (например, 1С:УНФ).

Нормативно‑правовая база

Формирование и ведение номенклатуры дел регулируется следующими нормативными актами:

1. Статья 4 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» – определяет перечень актов, подлежащих государственной регистрации.
2. Приказ Минюста РФ от № 131 «Об утверждении классификатора государственных услуг» – в него включены услуги ЗАГС.
3. Методические рекомендации по ведению делопроизводства в органах ЗАГС, изданные Министерством юстиции РФ;
4. Внутренние регламенты конкретных управлений (например, Управление записи актов гражданского состояния города Москвы), где прописаны локальные коды и порядок их использования.

Структура управления ЗАГС в Москве

Для примера рассмотрим Управление записи актов гражданского состояния города Москвы (ИНН 7704111479, ОГРН 1037739512689):

• Юридический адрес: 107045, г. Москва, ул. Садовая‑Спасская, д. 6 стр. 2;
• Руководитель: Уханeва Светлана Николаевна – начальник управления;
• В структуру входят:
  • Отделы ЗАГС (региональные подразделения);
  • Дворцы бракосочетания;
  • Отдел информационных технологий, ведомственного архива и информационной безопасности;
  • Служба «одного окна» (консультации, выдача справок, запись на приём).

Каждое подразделение использует собственную номенклатуру дел, но все они согласованы с общей классификацией управления.

Пример номенклатуры дел для отделов ЗАГС

Как разрабатывать номенклатуру дел в ЗАГС?

Процесс разработки номенклатуры дел обычно включает несколько этапов, описанных в нормативных актах и рекомендациях КонсультантПлюс (раздел 5.1 «Разработка и ведение номенклатуры дел»):

1. Анализ текущих процессов. Сбор информации о всех видах регистрационных действий, которые выполняет подразделение.
2. Классификация. Деление действий на группы (регистрация, выдача справок, архивирование, информационные услуги).
3. Назначение кодов. Присвоение уникального кода каждому виду действия. Коды часто состоят из буквенно‑цифровой комбинации, отражающей тип услуги (например, ZG – ЗАГС, 001 – первый тип).
4. Разработка описаний. Краткое, но полное описание процедуры, требований к документам, сроков исполнения.
5. Внедрение в ИТ‑систему. Загрузка справочников в 1С:УНФ, «Госуслуги», локальные CRM‑системы.
6. Обучение персонала. Проведение инструктажей и семинаров для сотрудников, работающих с номенклатурой.
7. Контроль и актуализация. Регулярный (не реже одного раза в год) пересмотр номенклатуры в связи с изменениями законодательства.

Пример заполнения справочника в 1С:УНФ

В 1С:УНФ номенклатура оформляется в виде справочника «Виды услуг». При создании нового элемента выбираются типы:

• Запас – для материальных ресурсов (например, бланки актов).
• Услуга – для выдачи справок, проведения брака.
• Работа – для внутренних процессов (например, проверка подлинности документов).
• Операция – для комплексных действий (например, «Регистрация рождения + выдача свидетельства»).

Пример записи:

Код: ZG-001
Наименование: Регистрация рождения (акты)
Тип: Услуга
Ответственный: Отдел регистрации рождения
Срок исполнения: 5 рабочих дней
Стоимость: бесплатно

Практические рекомендации по использованию номенклатуры в работе ЗАГС

• Единый справочник. Храните номенклатуру в едином электронном виде, доступном всем подразделениям через корпоративный портал.
• Автоматизация. Интегрируйте справочник с системой онлайн‑записи (портал «Электронная Москва») – клиент видит только актуальные услуги.
• Контроль качества. Внедрите регламент проверки корректности заполнения полей (коды, сроки, подписи).
• Обратная связь. Систематически собирайте отзывы граждан о понятности названий услуг – при необходимости упрощайте формулировки.
• Архивирование. При передаче дел в центральный архив используйте коды номенклатуры в метаданных, что ускорит поиск и восстановление документов.

Пример номенклатуры для архивных дел ЗАГС

Архивные подразделения формируют отдельную номенклатуру, ориентированную на длительное хранение:

Номенклатура управления ЗАГС – это фундаментальный инструмент, который обеспечивает:

• Структуризацию и стандартизацию всех регистрируемых актов;
• Упрощение документооборота и ускорение обслуживания граждан;
• Контроль над архивным хранением и передачей данных в центральные реестры;
• Возможность полной автоматизации процессов в современных ИТ‑системах (1С:УНФ, «Электронная Москва», порталы открытых данных).

Для успешного применения номенклатуры необходимо регулярно обновлять справочники в соответствии с изменениями законодательства, обучать персонал и поддерживать техническую инфраструктуру. При правильном подходе номенклатура становится не просто перечнем названий, а мощным драйвером эффективности работы органов записи актов гражданского состояния.

Автор: ChatGPT – полезный помощник, подготовил материал на основе открытых источников (данные от ).