Номенклатура дел (НД) – это основной документ, который связывает текущую делопроизводственную деятельность с архивным хранением. Она определяет, какие дела заводятся, под каким номером, какой срок их хранения и на каком основании. В статье рассмотрим, почему номенклатура дел важна, кому она обязательна, какие изменения внесены в 2023 году, а также пошаговую инструкцию по её составлению.
Правовое основание
Согласно статье 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от , номенклатура дел является:
- основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- учётным документом в делопроизводстве;
- инструментом учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения в архиве.
Новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного назначения, утверждённые Приказом Росархива № 77 от , уточняют форму и содержание номенклатуры дел, а также вводят обязательные графы, которые должны заполняться в электронном виде.
Кому обязательна номенклатура дел?
Ведение номенклатуры дел не является строго обязательным для всех организаций, однако её наличие рекомендуется в следующих случаях:
- Организации, где предусмотрено временное хранение документов до 10 лет (например, коммерческие предприятия, образовательные учреждения, медицинские организации).
- Организации, подлежащие государственному контролю (госзаказы, гранты, субсидии).
- Любая организация, желающая упорядочить архивный процесс и сократить риск потери или неправильного распределения дел.
Что изменилось в новой номенклатуре?
Новые требования 2023 года вводят следующие изменения:
- Обязательное указание срока хранения в календарных годах (не «до 10 лет», а конкретный диапазон, например, 5 лет).
- Внедрение уникального кода дела (формат: КодПодразделения‑Год‑ПорядковыйНомер).
- Раздел «Основание создания» теперь требует ссылки на нормативный акт (приказ, закон, договор).
- Требуется электронный контроль заполнения – система проверяет наличие обязательных полей и корректность дат.
- Добавлена графа «Ответственный за делопроизводство» для ускорения поиска ответственного лица.
Как составить номенклатуру дел с нуля: пошаговая инструкция
Шаг 1. Сбор исходных данных
- Определите структурные подразделения, которые формируют деловые документы.
- Соберите нормативные акты, регламентирующие сроки хранения (законы, приказы, ФГОС и т.п.).
- Назначьте ответственных за ведение номенклатуры в каждом подразделении.
Шаг 2. Формирование шаблона
Воспользуйтесь рекомендованным образцом, опубликованным в Приказе Росархива № 77 (2023). Основные колонки шаблона:
| № п/п | Код дела | Наименование дела | Основание создания | Срок хранения (годы) | Дата начала хранения | Дата окончания хранения | Ответственный | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | HR‑2026‑001 | Трудовые договоры сотрудников | Трудовой кодекс РФ, ст. 80 | 5 | Иванов И.И. | Хранить в архиве «HR» |
Шаг 3. Заполнение граф
- Для каждого вида дел укажите точный срок хранения (в годах).
- Определите дату начала хранения – обычно это дата создания документа.
- Расчитайте дату окончания автоматически (дата начала + срок хранения).
- Укажите основание создания – ссылку на нормативный акт.
- Назначьте ответственного за каждое дело.
Шаг 4. Проверка и утверждение
- Проверьте заполнение все обязательных полей (система выдаст ошибку, если чего‑то не хватает).
- Согласуйте номенклатуру с архивным отделом и руководством организации.
- Утвердите документ приказом руководителя.
Шаг 5. Внедрение в практику
- Обучите сотрудников подразделений работе с новой номенклатурой.
- Подключите электронную систему документооборота (ЭДО) к шаблону номенклатуры.
- Регулярно (раз в квартал) проводите проверку соответствия фактических дел установленным срокам.
Частые ошибки при ведении номенклатуры дел
- Неуказание точного срока хранения – вместо «до 10 лет» указывают «10 лет», что приводит к ошибкам в автоматическом расчёте даты окончания.
- Отсутствие уникального кода – приводит к дублированию дел и затрудняет поиск.
- Неполные ссылки на нормативные акты – усложняет проверку законности сроков.
- Игнорирование обновления – при изменении законодательства сроки не корректируются.
- Отсутствие ответственного лица – в случае вопросов никто не может быстро дать разъяснение.
Чек‑лист контроля готовой номенклатуры
- Все графы заполнены? Да/Нет
- Сроки хранения указаны в полных календарных годах?
- Для каждого дела есть уникальный код?
- Указано основание создания с точной ссылкой на нормативный акт?
- Назначен ответственный за каждое дело?
- Проведена автоматическая проверка дат в системе ЭДО?
- Документ утверждён приказом руководителя?
- Сотрудники прошли обучение работе с номенклатурой?
Пример готовой номенклатуры (2026 г.) для ДОУ по ФГОС
Ниже – упрощённый фрагмент номенклатуры, используемой в дошкольных образовательных учреждениях в 2026 году.
| № | Код | Наименование | Основание | Срок (годы) | Начало | Окончание | Ответственный |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | EDU‑2026‑001 | Учебные программы дошкольного образования | ФГОС ДОУ, п. 5 | 5 | Петрова А.С. | ||
| 2 | EDU‑2026‑002 | Документы о приёме детей | Приказ Минобрнауки РФ № 123 от | 3 | Сидоров В.В. |
Новая номенклатура дел – это ключевой инструмент для эффективного управления архивными документами. Она помогает:
- Соблюдать нормативные сроки хранения;
- Упорядочить процесс поиска и выдачи дел;
- Снизить риск потери информации;
- Обеспечить прозрачность и контроль со стороны руководства и контролирующих органов.
Следуя описанным в статье рекомендациям, вы сможете быстро внедрить современную номенклатуру дел, избежать типичных ошибок и обеспечить надёжную работу архивного отдела вашей организации.
Дата публикации: г. | Автор: виртуальный помощник ChatGPT