Номенклатура государственного архива – это систематизированный перечень названий (заголовков) документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, подлежащих передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы. Она служит основой для:

• определения сроков хранения документов;
• организации их учёта, поиска и использования;
• обеспечения своевременного уничтожения документов, не представляющих ценности;
• согласования работы подразделений с центральным архивом и экспертными комиссиями.

Нормативная база

Основными нормативными актами, регулирующими составление и ведение номенклатуры дел, являются:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 6, 7, 8);
2. Приказ Министерства культуры РФ от № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
3. Методические рекомендации по применению правил составления номенклатуры дел (КонсультантПлюс, Делис Архив и др.);
4. Внутренние локальные нормативные акты организаций (положения о делопроизводстве, инструкции по работе с архивом).

Этапы создания номенклатуры дел

Подготовка исходных данных

Каждое структурное подразделение формирует перечень документов, которые оно производит в ходе своей деятельности. Для этого используются:

• журналы регистрации исходящих и входящих документов;
• шаблоны типовых документов;
• описания бизнес‑процессов.

Формирование уточнённых заголовков

На основе собранных данных составляются уточнённые заголовки (наименования) дел, которые отражают суть документа и его принадлежность к определенному виду деятельности.

Определение срока хранения

Для каждого заголовка определяется срок хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Минкультуры № 558). Сроки могут быть:

• постоянного хранения;
• временного хранения (например, 5 лет, 10 лет и т.д.);
• до уничтожения (если документ не archival value).

Согласование на уровне подразделения

Номенклатура подразделением комиссией (ЭК) организации.

Сводная номенклатуры дел

Службаза:

Номенклатура подразделения согласовывается с внутренней экспертной комиссией (ЭК) подразделения и утверждается руководителем подразделения.

Сводная номенклатура организации

Канцелярия (или отдел делопроизводства) собирает номенклатуры всех подразделений и формирует сводную номенклатуру дел организации. На этом этапе:

• устраняются дублирования;
• приводятся к единому формату наименований;
• проверяется соответствие требованиям Перечня типовых документов.

Утверждение и регистрация

Сводная номенклатура:

1. визируется ответственным за центральный архив организации;
2. подписывается управляющим делами (или руководителем организации);
3. согласовывается с Центральной экспертной комиссией Судебного департамента и Экспертно‑проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет).

после утверждения регистрируется в локальном нормативном акте организации.

Периодичность обновления

Согласно пункту 1.2 базового курса по работе в подсистеме «Облачный архив» и пункту 6.1. Составление и ведение номенклатуры дел (КонсультантПлюс):

• Номенклатура дел утверждается один раз в 5 лет;
• При изменении функций, структуры организации или нормативной базы номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода;
• Ежегодно руководитель утверждает текущую версию номенклатуры, если в течение года не произошло существенных изменений.

Виды номенклатуры дел

В зависимости от уровня и цели различают следующие виды:

1. Номенклатура дел структурного подразделения – перечень документов, образующихся в конкретном отделе, службе или филиале.
2. Сводная номенклатура дел организации – объединённый перечень всех подразделений, используемый для взаимодействия с государственным архивом.
3. Номенклатура дел государственного органа – утверждённый перечень документов, формируемый в соответствии с федеральными требованиями и передаваемый на хранение в Госархив РФ.
4. Номенклатура дел муниципального органа – аналогична государственной, но учитывает специфику местного самоуправления и передаётся в муниципальные архивы.

Пример структуры номенклатуры дел (фрагмент)

Управленческая документация
Приказы и распоряжения руководителя
 – Срок хранения: постоянно
Протоколы заседаний коллегии
 – Срок хранения: 10 лет
Докладные записки
 – Срок хранения: 5 лет

Финансово‑экономическая документация
Бухгалтерские справки и расчёты
 – Срок хранения: 5 лет
Сметы и финансовые планы
 – Срок хранения: постоянно

Кадровая документация
Личные дела сотрудников
 – Срок хранения: 75 лет после увольнения
Трудовые договоры
 – Срок хранения: 50 лет после расторжения

В реальной номенклатуре каждый пункт сопровождается кодом (например, 1.1.01), указанием формы документа (бумажная, электронная) и ссылкой на соответствующий нормативный акт.

Роль автоматизированных систем

Современные организации всё чаще используют автоматизированные системы хранения документов (ЭДО, ECM, облачные архивы). Такие системы позволяют:

• автоматически генерировать номенклатуру на основе шаблонов и классификаторов;
• контролировать своевременное выполнение действий (передача на хранение, уничтожение);
• обеспечивать прозрачность процесса согласования и утверждения;
• вести историю изменений номенклатуры (версионирование).

Номенклатура государственного архива является не просто формальным перечнем, а важным инструментом обеспечения законности, эффективности и прозрачности документооборота в государственных и муниципальных структурах. Правильное составление, регулярное обновление и согласование с экспертными комиссиями гарантируют:

• сохранность документов с исторической и правовой ценностью;
• соблюдение законодательных требований по срокам хранения;
• оптимизацию работы архивных служб и снижение рисков потери информации.

Следуя изложенным выше этапам и нормативным указаниям, организации смогут создать надёжную номенклатуру дел, которая будет служить основой для эффективного архивного дела на протяжении многих лет.