В современных условиях архивное дело перестало быть исключительно внутренней производственной функцией и превратилось в сферу предоставления разнообразных услуг — как государственных (бесплатных), так и платных коммерческих и некоммерческих. Номенклатура услуг архивов — это основной нормативный документ, регламентирующий перечень, состав, порядок и условия предоставления этих услуг. В статье подробно разберем правовую базу, структуру номенклатуры, отличия от номенклатуры дел и актуальные тренды 2024–2026 годов;
Правовое регулирование: от федерального уровня к локальному
Формирование номенклатуры услуг архивов в Российской Федерации строится на многоуровневой системе нормативных правовых актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий права архивов на осуществление платной деятельности (ст. 22) и обязанность предоставлять государственные услуги.
- Приказы Росархива (Федерального архивного агентства) — утверждают ведомственные перечни государственных услуг, примерные номенклатуры дел и методические рекомендации. Например, Ведомственный перечень государственных услуг (работ), оказываемых федеральными государственными учреждениями, находящимися в ведении Росархива.
- Методические рекомендации Росархива от (с последующими изменениями), по разработке примерных номенклатур дел, что неразрывно связано с формированием перечня услуг по их обработке.
- Локальные нормативные акты архива, каждый архив (государственный, муниципальный, ведомственный, корпоративный) обязан на основе типовых перечней разработать и утвердить собственную номенклатуру услуг, учитывающую специфику фондов, техническую базу и кадровый потенциал.
Пример из международной практики (Республика Беларусь): Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от № 7 утверждена «Примерная номенклатура дел областных, зональных государственных архивов», в которую интегрирован перечень платных услуг (85 видов), что демонстрирует жесткую типизацию на ведомственном уровне.
Структура номенклатуры услуг: классификация по видам
Номенклатура услуг архива обычно структурируется на три ключевых блока:
Государственные услуги (бесплатные для заявителя)
Финансируются за счет бюджета. К ним относятся:
- Выдача архивных справок, выписок, копий документов гражданам и организациям (в установленных законом случаях).
- Предоставление документов для научных, культурно-просветительских целей.
- Консультационная помощь по вопросам архивного дела.
- Прием документов на государственное хранение (комплектование фондов).
Платные архивные услуги (коммерческие и возмездные)
Осуществляются на основании гражданско-правовых договоров или контрактов. Перечень определяется архивом самостоятельно. Основные группы:
| Группа услуг | Основные виды работ |
|---|---|
| Архивная обработка документов | Систематизация, описание, составление номенклатуры дел, описей, переплет, реставрация, санитарная очистка. |
| Разработка номенклатуры дел | Создание систематизированного перечня наименований дел с указанием сроков хранения согласно законодательству РФ (ст. 14 ФЗ-125). Обязательна для организаций, образующих документы для госхранения. |
| Архивное хранение | Ответственное хранение дел (бухгалтерии, кадров, технической документации) на специализированных складах с контролем микроклимата и пожаробезопасности. |
| Цифровизация и электронные архивы | Сканирование, OCR-распознавание, атрибутирование метаданных, создание ЭАРХ (электронных архивов), миграция данных на новые носители. |
| Экспертиза стоимости и отбор | Оценка документов, определение сроков хранения, акты отбора к уничтожению или хранению. |
| Уничтожение документов | Шредеровка, утилизация с истекшими сроками хранения с составлением актов. |
| Консалтинг и обучение | Аудит архива, разработка инструкций, обучение кадровых сотрудников/архивариусов. |
Специализированные услуги (на примере БелНИИДАД и профильных организаций)
- Составление и оформление номенклатуры дел кадровой службы.
- Порядок ведения трудовых книжек и формирование личных дел работников.
- Подготовка документов к передаче в государственные архивы (по форме 04-арх и др.).
Номенклатура услуг vs Номенклатура дел: критически важное различие
Часто эти понятия смешивают, но их функции принципиально разные:
Номенклатура дел — это учетно-справочный документ (инструмент управления документооборотом). Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, выстроенный по отделам/подразделениям, с указанием сроков хранения. Она «живет» внутри организации-образователя документов.
Номенклатура услуг архива — это предложение (продуктовая линейка) архивного учреждения (внутреннего или внешнего) для заказчиков. Она определяет, ЧТО архив делает с документами (обрабатывает, хранит, оцифровывает, выдает справки) и СКОЛЬКО это стоит (для платных услуг).
Преемственность данных: При оказании услуги «Архивная обработка» результатом работы является заполненная Номенклатура дел клиента, описи дел, книги учета поступления/выбытия, листы фондов. Новые «Архивные Правила 2023 года» (Приказ Минкультуры/Росархива) установили единый стандарт этого перетечения данных: Номенклатура дел → Опись дел → Обложка дела → Учетные журналы → Реестр описей.
Порядок разработки и утверждения номенклатуры услуг архива
- Анализ базы: Изучение типовых перечней Росархива, ведомственных приказов, анализа спроса (запросы граждан, нужды организаций-клиентов).
- Формирование перечня: Детализация до уровня «производственных операций и исполнителей» (п. 10.4 типовых положений). Не просто «Оцифровка», а «Сканирование в формате TIFF 300 dpi», «Распознавание текста (OCR) на русском/английском», «Внесение метаданных в ЭАРХ».
- Расчет стоимости (для платных): Себестоимость + накладные расходы + рентабельность. Цены зависят от: состояния документов (переплет, загрязнение), объема, сроков выполнения, сложности атрибутирования.
- Согласование: Юридическим отделом, экономическим отделом, профильным ведомством (для госархивов).
- Утверждение: Приказом директора архива. Обязательное размещение на официальном сайте и в информационных стендах (для госуслуг).
- Мониторинг и актуализация: Ежегодный пересмотр в связи с изменением тарифов, введением новых технологий (ИИ-распознавание, блокчейн-хранилища), изменениями законодательства.
Современные тренды: трансформация номенклатуры 2024–2026 гг.
Анализ рынка (в т.ч. практики компаний вроде «Делис Архив» и госархивов Москвы) показывает расширение номенклатуры за счет высокотехнологичных услуг:
- Создание «Цифровых двойников» архивов: Не просто сканирование, а создание полноценных информационных систем с поиском по полнотексту и атрибутам.
- Услуги по внедрению ЭДО/ЭАРХ: Архивы эволюционируют в интеграторов ПО (1С:Архив, Directum, СБИС и др.).
- Блокчейн-верификация подлинности: Новые услуги подтверждения неизменности электронных копий документов.
- Аутсорсинг архивных функций (Archive as a Service): Полное взятие на себя функции архива организации-клиента: от разработки номенклатуры дел до ежедневного приема документов и выдачи справок удаленно.
- Экологические услуги: Утилизация макулатуры с подтверждением углеродного следа, переработка в бумагу.
Особенности учета и отчетности по оказанным услугам
Для внутреннего контроля и отчетности перед Росархивом/ведомством архив ведет:
- Книгу учета оказанных платных услуг (журнал заказов/договоров).
- Реестр государственных услуг (для электронного взаимодействия через ЕПГУ/РПГУ).
- Статистические формы (формы федерального статистического наблюдения).
- Финансовые отчеты о движении средств, полученных от платных услуг (на спецсчетах или в бюджете).
Номенклатура услуг архива — это не просто бюрократический перечень, а стратегический документ, определяющий миссию архива в цифровую эпоху. Грамотно составленная номенклатура:
- Обеспечивает правовую защищенность архива и клиентов.
- Позволяет прозрачно формировать тарифы и обосновывать бюджетные ассигнования.
- Становится основой для маркетинга архивных услуг на коммерческом рынке.
- Связывает традиционную архивистику (номенклатура дел, описи) с IT-технологиями (ЭАРХ, облачное хранение, ИИ).
На 2026 год ключевым вызовом остается интеграция в номенклатуру услуг по работе с «родно-цифровыми» документами (без бумажного оригинала) и обеспечение кибербезопасности хранимых данных. Архивы, оперативно обновившие свои номенклатуры под эти вызовы, получают существенное конкурентное преимущество — как на госзакупках, так и на коммерческом рынке аутсорсинга архивных функций.
Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ФЗ-125, приказы Росархива, Минкультуры), ведомственной практики Республики Беларусь и рыночных предложений ведущих архивных компаний (Делис Архив, ОСГ РМ и др.) по состоянию на октябрь 2026 года.