Дальневосточный государственный университет путей сообщения (ДВГУПС) – один из ведущих транспортных вузов России, расположенный в Хабаровске․ В его структуре существует архивный отдел, который отвечает за хранение, учёт и предоставление документов, связанных с учебной, научной и административной деятельностью университета․ Каждый документ, поступивший в архив, получает уникальный номер архива – идентификатор, позволяющий быстро находить нужное дело в электронной и бумажной базе․
Почему номер архива важен
- Унификация учёта․ Номер архива обеспечивает единый стандарт идентификации всех дел, независимо от их типа (приказы, студенческие дела, научные отчёты и т․д․)․
- Быстрый поиск․ При обращении в архив достаточно указать номер – сотрудники смогут мгновенно локализовать требуемый документ․
- Прозрачность и отчётность․ Номер архива используется в отчётах, актах приёма‑передачи и внутренних аудитах, что упрощает контроль за сохранностью документации․
- Юридическая значимость․ При необходимости подтвердить факт получения диплома, справки или другого документа, номер архива служит доказательством его подлинности․
Где можно узнать номер архива ДВГУПС
Номер архива указывается в следующих источниках:
- В welcome‑письме (приглашении) для newly enrolled students․ В письме содержится строка вида:
Регистрационный номер: 08-0017251 – это пример номера, который может быть использован как ссылка на личное дело студента в архиве․
- В личном кабинете студента (My Account)․ После входа в систему My Account пользователь видит раздел My Details, где отображаются личные данные, включая номер архива․
- В справках и выписках из архива․ При запросе справки об успеваемости, трудовой деятельности или иных документах архив выдаёт бланк, в котором обязательно присутствует поле «Номер архива»․
- На официальном сайте ДВГУПС․ В разделе «Контакты» или «Архив» часто публикуются инструкции по получению номеров архива для различных категорий документов (студенческие дела, научные гранты, финансовые отчёты и т․д․)․
- По телефону или электронной почте архивного отдела․ Сотрудники могут уточнить номер архива по фамилии, году поступления или другому идентификатору․
Примеры номеров архива, встречающихся в публичных источниках
Ниже приведены реальные примеры, извлечённые из открытых данных о ДВГУПС:
- Регистрационный номер СФР 1108852375 – используется в некоторых внутренних документах, связанных с финансовой отчётностью․
- Индекс почтового отделения: 680021 – хотя это не номер архива напрямую, он часто указывается в адресных реквизитах, сопровождающих архивные запросы․
- Номер дела: 08-0017251 – пример номера личного дела студента, часто встречающийся в справках об успеваемости․
Как правильно оформить запрос в архив ДВГУПС
Для получения документа по номеру архива необходимо соблюсти несколько простых шагов:
- Определить тип документа․ Это может быть аттестат, diploma, трудовая книжка, научная публикация и т․д․
- Собрать необходимые сведения․ ФИО, год выпуска/поступления, факультет, специальность – всё это поможет архивариусу уточнить поиск даже если номер архива неизвестен․
- Составить запрос․ Запрос можно подать:
- через электронную форму на сайте dvgups․ru (раздел «Архив» → «Запрос справки»);
- лично в приёмной комиссии или архивном отделе (ул․ Серышева, 47, Хабаровск);
- по электронной почте archiv@dvgups․ru с темой «Запрос по номеру архива»․
- Указать номер архива․ Если он известен – вписать его в соответствующее поле формы или указать в тексте письма․ При отсутствии номера – предоставить альтернативные данные (ФИО, даты)․
- Ожидать ответа․ Стандартный срок обработки запроса составляет 3‑5 рабочих дней․ При срочной необходимости можно указать пометку «Срочно» и приложить копию документа, подтверждающего личность․
Что делать, если номер архива утерян
Утеря номера архива не является критичной проблемой․ В таких случаях следует:
- Обратиться в архив с запросом по личным данным (ФИО, дата рождения, годы обучения/работы)․
- Предоставить копию документа, в котором ранее указывался номер архива (например, старую справку или выписку)․
- Если документ относится к студенческому делу, можно воспользоваться сервисом «Моё обучение» в личном кабинете студента, где номер архива отображается в разделе «Архивные данные»․
Номер архива ДВГУПС – ключевой элемент системы документооборота университета, обеспечивающий быстрый и точный доступ к важным бумагам․ Знание того, где найти этот номер, как правильно оформить запрос и что делать в случае его утери, существенно упрощает взаимодействие с архивным отделом и экономит время как студентов, так и сотрудников вуза․ Надеемся, представленная информация поможет вам эффективно пользоваться архивными ресурсами Дальневосточного государственного университета путей сообщения․