Запрос «Номер архива НПИ» чаще всего возникает у студентов, сотрудников и выпускников Южно-Российского государственного политехнического университета (НПИ) имени М.И. Платова (ЮРГПУ (НПИ)) при обращении в архив за справками, дубликатами документов об образовании или архивными выписками. В данной статье подробно разберем, что скрывается за этим термином, как формируются архивные шифры, какие реквизиты необходимы для поиска дела и как связаться с архивом университета.
Что такое «Номер архива» в контексте НПИ/ЮРГПУ?
Важно сразу уточнить: у архива как структурного подразделения университета нет одного «номера архива» (как у телефона или ИНН). Под этим понятием пользователи обычно имеют в виду один из следующих идентификаторов:
- Архивный шифр (индекс) дела — уникальный код, присваиваемый каждому единице хранения (делу) при описании и размещении в архиве. Состоит из номера фонда, описи и дела (например: Ф. 123, Оп. 5, Д. 42).
- Учетный номер дела — номер, под которым дело учтено в журнале учета или автоматизированной системе архива (АИС «Архив»).
- Регистрационный номер заявки/обращения — номер, присваиваемый вашему запросу при регистрации в архиве или через систему ЭОЛ (Электронный обходной лист) / портал госуслуг.
- ОГРН/ИНН ЮРГПУ (НПИ), реквизиты юридического лица, которые могут потребоваться для официальных запросов из сторонних организаций (пенсионный фонд, работодатели, нотариусы).
Справка: В нормативной документации (в частности, в типовых инструкциях по архивному делу, на которые ссылается КонсультантПлюс в разделе «22.2. Учетные номера и архивные шифры») установлено, что архивный шифр является уникальным обозначением учетной единицы хранения, в соответствии с которым она может быть однозначно идентифицирована.
Структура архивного шифра дел ЮРГПУ (НПИ)
Архив университета формируется с 1939 года (с момента основания Новочеркасского политехнического института, НПИ). Фонды архива делятся на исторические (до 1991 г.) и современные. Типичная структура шифра выглядит так:
- Фонд (Ф.), совокупность документов, созданных одним структурным подразделением (кафедрой, деканатом, ректоратом) или лицом. У НПИ фондам присвоены постоянные номера.
- Опись (Оп.), опись дела внутри фонда (обычно хронологическая или по типам документов).
- Дело (Д.) — единица хранения (сшитые документы: личные дела студентов, приказы, журналы зачетов, дипломные работы).
Примеры фондов, актуальных для выпускников и студентов:
| Тип документов | Примерное наименование фонда | Что хранится |
|---|---|---|
| Личные дела студентов / Выпускники | Фонд деканатов факультетов / Институтов | Личные дела, ведомости экзаменов/зачетов, копии дипломов, приложений к ним |
| Приказы по университету | Фонд Ректората / Приказное управление | Приказы о зачислении, отчислении, переводах, назначении стипендий, награждении |
| Дипломные работы (бумажные) | Фонд Учебной части / Библиотеки / Кафедр | Экземпляры дипломных проектов (до перехода на электронный формат) |
| Документы филиалов (ШАИ) | Фонд Шахтинский автодорожный институт (филиал) ЮРГПУ (НПИ) | Документы по обучению в филиале (отдельные фонды/описи) |
Как узнать номер своего дела (архивный шифр)?
Самостоятельно «погуглить» номер дела по ФИО обычно нельзя — эта информация не публикуется в открытом доступе в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных». Однако есть проверенные способы получить эту информацию:
Способ 1: Обращение в Студенческий офис / Учебную часть (для действующих студентов)
Если вы студент, ваше личное дело находится в «рабочем» архиве деканата или учебной части. Номер дела часто совпадает с номером зачетной книжки или порядковым номером в списке группы. Для получения справки обратитесь в Студенческий офис ЮРГПУ (НПИ).
- Часто сотрудники просят «прозвонить по всем номерам телефонов, указанным в ЭОЛ (Электронный обходной лист), и попросить поставить галочку» — это относится к согласованию обходного листа при отчислении или выпускной практике.
Способ 2: Официальный запрос в Архив ЮРГПУ (НПИ) (для выпускников)
Если вы окончили вуз (НПИ/ЮРГПУ) и вам нужна архивная справка, дубликат диплома или выписка из приказа:
- Подайте заявление через портал Госуслуг (услуга «Получение архивной справки из архива образовательной организации») или лично/почтой в архив университета.
- Укажите точные входные данные: ФИО (при обучении), дата рождения, годы обучения, факультет, специальность, номер зачетки/диплома (если есть).
- Архивариус выполнит поиск по автоматизированной информационной системе (АИС «Архив») или картотекам, найдет архивный шифр (Ф. Оп. Д.) и выдаст документ.
Способ 3: Онлайн-платформа ЮРГПУ (НПИ) — SDO
Платформа SDO (sdo.srspu.ru) предназначена для онлайн-обучения и открытых курсов. В личном кабинете студента могут отображаться реквизиты текущих документов, но исторические архивные шифры там, как правило, не публикуются.
Контакты Архива и Студенческого офиса ЮРГПУ (НПИ)
Для точного уточнения номера дела, сроков готовности справки и стоимости услуг (платные архивные справки для третьих лиц/работодателей) используйте официальные контакты:
📍 Адрес: г. Новочеркасск, пр. Платов, 132 (Главное здание ЮРГПУ (НПИ))
Архив университета: обычно размещен в главном корпусе (уточняйте кабинет по телефону приемной комиссии или на сайте в разделе «Структура» -> «Архив»).
Студенческий офис (Центр поддержки студентов): вопросы по личным делам, зачеткам, обходным листам.
Телефоны справочника ЮРГПУ (НПИ): +7 (8635) -5-xx-xx (уточняйте актуальные номера на официальном сайте srspu;ru в разделе «Контакты»)
Электронная почта архива/учебной части: указана на сайте в карточке подразделения.
Важные нюансы: НПИ, ЮРГПУ, ШАИ — один архив или разные?
История университета влияет на структуру архива:
- До 1993 г.: Новочеркасский политехнический институт (НПИ). Документы этого периода находятся в исторических фондах.
- 1993–2012 гг.: Новочеркасский государственный технический университет (НГТУ).
- С 2012 г.: Южно-Российский государственный политехнический университет (ЮРГПУ) имени М.И. Платова. В названии сохранено историческое сокращение (НПИ).
- Филиал ШАИ (Шахтинский автодорожный институт): Имел самостоятельную нумерацию дел до входа в состав ЮРГПУ. При запросе документов по обучению в ШАИ обязательно укажите: «Филиал ШАИ ЮРГПУ (НПИ), г. Шахты».
Совет: При написании заявления в архив всегда указывайте название вуза на момент вашего обучения (НПИ, НГТУ или ЮРГПУ) — это ускорит поиск по правильному фонду.
Типичные ошибки и путаница с терминами
Интернет-поиск по фразе «Номер архива НПИ» часто выдает нерелевантные результаты из-за совпадения аббревиатур. Не путайте:
| Аббревиатура / Термин | Что это такое | Относится ли к архиву ЮРГПУ? |
|---|---|---|
| ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика) | Номер физлица или юрлица в налоговой (ФНС). У ЮРГПУ (НПИ) свой ИНН/КПП/ОГРН. | Нет (реквизиты юрлица для договоров/переводов) |
| NPI-40 (Narcissistic Personality Inventory) | Психологический тест на нарциссизм (40 вопросов). | Нет (психология) |
| Номер телефона / USSD-коды | Способы узнать свой мобильный номер (100#, 161# и т.д.). | Нет (связь) |
| ОГРНИП / Номер свидетельства ИП | Регистрационный номер индивидуального предпринимателя. | Нет (бизнес) |
| Архивный шифр (Ф. Оп. Д.) | Единственный правильный идентификатор дела в архиве вуза. | ДА — это и есть «Номер архива» |
Пошаговая инструкция: Как получить архивную справку (алгоритм)
- Подготовьте документы: Паспорт, диплом/зачетка (копии), документы о смене ФИО (свидетельство о браке/разводе) — если меняли фамилию.
- Сформулируйте запрос: «Прошу выдать архивную справку об обучении / выписку из приказа о зачислении/окончании / дубликат вставки в диплом».
- Выберите способ подачи:
- Госуслуги: Быстрее, можно отслеживать статус, результат придет в личный кабинет или по почте.
- Почта России (ценным письмом с вложением): На адрес архива ЮРГПУ (НПИ). Внутрь положите заявление в свободной форме, копию паспорта, конверт с обратным адресом и марками.
- Лично: В часы приема посетителей архива/студенческого офиса.
- Оплатите госпошлину/услугу: Для выпускников получение справки об образовании обычно бесплатно (1 раз в год), дубликаты документов и справки для работодателей/нотариусов — платны (тарифы утверждаются университетом).
- Получите результат: По истечении срока (обычно до 30 дней по закону об архивном деле, на практике в вузе часто быстрее — 3-10 рабочих дней) вы получите документ с синей печатью архива и подписью архивариуса, на котором будет указан архивный шифр дела-источника.
«Номер архива НПИ» — это не статический код организации, а динамический архивный шифр конкретного дела (Фонд. Опись. Дело), в котором хранятся ваши документы. Зная структуру архива ЮРГПУ (НПИ) и правильный алгоритм обращения (через Госуслуги, почту или Студенческий офис), вы сможете быстро получить необходимые справки, выписки или дубликаты.
Если вы не помните точные годы обучения или факультет — не переживайте, архивариусы ЮРГПУ (НПИ) обладают мощными поисковыми инструментами (АИС «Архив», алфавитные каталоги выпускников) и найдут ваше дело по ФИО и дате рождения. Главное — правильно адресовать запрос в Архив Южно-Российского государственного политехнического университета имени М.И. Платова.
Статья подготовлена на основе открытых сведений о структуре ЮРГПУ (НПИ), законодательства РФ об архивном деле (ФЗ № 125-ФЗ) и типовых процедурах работы университетских архивов. Актуальные контакты и тарифы всегда уточняйте на официальном сайте srspu.ru.