РГСУ – Российский государственный социальный университет (Москва). Как и любой крупный вуз, он располагает собственным архивом, где хранятся документы, связанные с историей учреждения, научными исследованиями, учебными материалами и административной деятельностью. Одним из ключевых атрибутов любого архивного документа является номер архива (иногда называют инвентарным номером).

Что такое «номер архива»?

Номер архива – это уникальный идентификатор, присваиваемый каждому документу или группе документов в системе архивного учета. Он позволяет быстро находить, ссылаться и управлять материалами в бумажных и электронных фондах.

• Уникальность. Каждый номер принадлежит только одному документу.
• Структурность. Номер обычно состоит из нескольких частей, отражающих уровень и подразделение архива.
• Постоянство. После присвоения номер не меняется, даже если документ перемещается между отделами.

Как формируется номер архива в РГСУ?

В Российском государственном социальном университете (РГСУ) используется стандартную схему, согласованную с Федеральным архивным агентством. Пример типичной структуры номера:

Год (4 цифры) / Код подразделения / Номер дела / Номер листа

Например, 2023/03/015/001 означает:

1. 2023 – год поступления документа в архив;
2. 03 – код отдела (например, отдел «Документоведение и архивоведение»);
3. 015 – номер дела (дело № 15 в данном отделе);
4. 001 – номер листа или отдельного файла внутри дела.

Где можно увидеть номер архива?

Номер указывается в нескольких местах:

• На титульном листе бумажного документа (обычно в правом верхнем углу).
• В электронных метаданных в системе Электронный архив РГСУ.
• В каталоге фондов, доступном на официальном сайте университета.
• В справочных листах в отделах архивного хранения.

Как искать документ по номеру архива?

Для поиска используется специализированная система Электронный каталог архивных фондов РГСУ. Шаги:

1. Перейдите на портал архивов РГСУ (примерный адрес).
2. В поле «Номер архива» введите полный номер, например 2023/03/015/001.
3. Нажмите кнопку «Поиск». Система выдаст карточку документа с описанием, датой создания и местом хранения.
4. При необходимости вы можете запросить копию или доступ к оригиналу через форму «Запрос в архив».

Как оформить запрос на доступ к документу?

В РГСУ действует порядок доступа к архивным материалам, регулируемый Федеральным законом «Об архивном деле» и внутренними нормативными актами (приказ от  № 9/1п). Процедура выглядит так:

• Заполните заявление о доступе к архивному документу (можно скачать с сайта архива).
• Укажите номер архива, цель исследования и сроки.
• Приложите копию удостоверения личности и, при необходимости, согласие научного руководителя.
• Отправьте заявку в Отдел документального обеспечения (контактные данные: +7 (495) -55‑67‑67, email: archive@rgsu.ru).
• Ожидайте решения – в течение 5‑10 рабочих дней вам сообщат о возможности просмотра или копирования.

Правовые аспекты и ограничения

Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле» и локальным нормативным документам РГСУ, доступ к архивным материалам может быть ограничен в следующих случаях:

• Документы, содержащие персональные данные, защищены законом о персональных данных.
• Материалы, относящиеся к государственной тайне или коммерческой тайне.
• Документы, срок хранения которых ещё не истёк (например, временные архивы).

В таких случаях архив может предоставить только ограниченную информацию (например, анонимизированные выдержки) или отказать в доступе.

Электронные архивы РГСУ

С 2021 года в РГСУ активно внедряется цифровой архив. Основные возможности:

• Онлайн‑просмотр сканов документов по номеру архива.
• Скачивание файлов в формате PDF или TIFF.
• Метаданные, включающие авторов, ключевые слова и ссылки на связанные материалы.
• Интеграция с системой дистанционного обучения (СДО) – студенты могут получать доступ к учебным материалам напрямую из архива.

Примеры типовых номеров архивов РГСУ

Как правильно указывать номер архива в научных работах?

При цитировании архивных материалов в диссертациях, курсовых и статиях следует соблюдать следующий формат:

[Номер архива] – Название документа, дата, отдел архива, РГСУ.

Пример:

2022/04/010/003 – Отчет о проведении комплексной проверки Федерального казенного учреждения «Российский государственный архив литературы и искусства», , отдел «Контроль и аудит», РГСУ.

Номер архива в РГСУ – это фундаментальный элемент системы документального обеспечения, позволяющий быстро находить, идентифицировать и использовать архивные материалы. Знание структуры номера, умение работать с электронным каталогом и соблюдение правовых требований открывают широкие возможности для исследователей, студентов и сотрудников университета.

Если у вас возникли вопросы по работе с архивом РГСУ, вы всегда можете обратиться в Отдел документального обеспечения по телефону 7 (495) -55‑67‑67 или написать на электронную почту archive@rgsu.ru.

Дата публикации: