Номер фонда – это уникальный учетный идентификатор‚ который фиксируется в официальных нормативных актах и используется во всех учетных документах архива. Правильное присвоение и ведение номера фонда гарантирует корректность учёта‚ упрощает поиск документов и обеспечивает их юридическую достоверность.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие процесс присвоения номера фонда‚ включают:

• Приказ Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях».
• Приказ Министерства культуры РФ № 526 от 31 марта 2015 г. «Об утверждении правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
• Постановление Правительства РФ и Федеральный закон «Об архивных фондах» (в части‚ касающейся учёта и классификации фондов).

Во всех этих документах подчёркивается‚ что номер фонда присваивается единожды при первом поступлении документов в архив и сохраняется за фондом во всех последующих учетных документах.

Что такое архивный фонд?

Согласно Федеральному архивному агентству‚ в состав Архивного фонда Российской Федерации входят все архивные документы‚ находящиеся на территории России‚ независимо от их источника‚ времени создания‚ вида носителя‚ формы собственности и места хранения. К ним относятся:

• Юридические акты;
• Управленческая документация;
• Документы‚ содержащие сведения о правовом статусе‚ финансовой и хозяйственной деятельности;
• Личные и семейные архивы‚ научные материалы и др.

Порядок присвоения номера фонду

Подготовительный этап

1. Определение необходимости создания нового фонда. Если в архив поступает документ‚ который не может быть отнесён к уже существующим фондам‚ формируется запрос на создание нового фонда.
2. Сбор исходных данных. Необходимо собрать сведения о:
   • Создателе (организации‚ учреждении‚ физическом лице);
   • Временном диапазоне документов;
   • Виде носителя (бумажные‚ электронные‚ микрофильмы и т.п.);
   • Предметной области и тематике.
3. Подготовка проекта описания фонда. Описание оформляется в соответствии с правилами ФА и включает название фонда‚ его границы‚ структуру и условия доступа.

Оформление учетного номера

Согласно пункту 3.8 Правил (приказ № 77/2023)‚ номер фонда присваивается в следующем порядке:

1. Внести запись о новом фонде в список фондов (регистрационный журнал архива). Запись делается единожды – при первом поступлении.
2. Присвоить уникальный числовой код. Как правило‚ используется система Код‑Регион‑Порядковый номер‚ например: Ф.Р‑7 (Фонд Российского архива‚ № 7).
3. Указать полное наименование фонда в той же строке‚ где указан номер. Пример: Ф.Р‑7 – Документы Государственного архива административных органов Свердловской области.
4. Зафиксировать номер в учетных документах (реестр‚ карточка фонда‚ электронный каталог).

Регистрация в центральных реестрах

После присвоения номера необходимо:

• Отправить сведения в Федеральное архивное агентство для включения в единый реестр архивных фондов РФ.
• Обновить внутренние базы данных (ЭБИС‚ электронные каталоги).
• Уведомить организации‑передатчики о присвоенном номере (это важно для последующего обмена документами).

Пример присвоения номера на практике

Рассмотрим типичный случай – архивный фонд в Государственном архиве административных органов Свердловской области (ГААОСО).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить уже присвоенный номер фонда?

Нет. По правилам (пункт 23.2 Правил) номер фонда присваивается единожды и сохраняется за фондом во всех учетных документах. При необходимости корректировать описание фонда‚ а не его номер.

Что делать‚ если два разных архива используют одинаковый номер?

Такой конфликт считается ошибкой. Необходимо:

1. Сверить реестр ФА и внутренние реестры.
2. В случае дублирования – подать запрос в ФА о переоформлении одного из фондов.
3. Обновить все ссылки в документах‚ где использовался конфликтный номер.

Какой формат номера считается нормативным?

В большинстве регионов применяется формат Ф.Р‑X‚ где Ф.Р – условный префикс «Фонд Российского архива»‚ а X – порядковый номер. В некоторых архивах используют региональный префикс‚ например СО‑Ф‑12 (Свердловская область‚ фонд № 12).

Нужно ли указывать номер фонда в ссылках на документы?

Да; При оформлении ссылок в научных работах‚ справках и электронных каталогах обязательно указывается номер фонда‚ например: см. Ф.Р‑7‚ оп. 1‚ д. 52‚ л. 7.

Ошибки‚ которых следует избегать

• Дублирование номеров. Присваивание одинакового номера разным фондам приводит к путанице в учёте.
• Отсутствие записи в официальном списке фондов. Без такой записи номер считается недействительным.
• Неполное описание фонда при присвоении номера. Описание должно включать границы‚ тематику и период охвата.
• Необновление электронных каталогов. После присвоения номера необходимо синхронизировать все базы данных.

Присвоение номера архивному фонду – это строго регламентированный процесс‚ который гарантирует:

• Уникальность идентификации фонда;
• Согласованность учёта в рамках всей архивной системы РФ;
• Упрощённый поиск и ссылку на документы;
• Юридическую надёжность при передаче и использовании архивных материалов.

Соблюдение указанных правил‚ а также внимательное документирование каждого шага позволяют архивистам избежать ошибок и обеспечить надёжную работу с архивными фондами.

Дата актуализации статьи: 10 июля 2026 г. (текущая дата: 10:50:10). Информация взята из официальных приказов Росархива‚ Министерства культуры РФ и методических рекомендаций Государственного архива Российской Федерации.