Государственные архивы РФ функционируют в соответствии с комплексом нормативных актов, определяющих порядок комплектования, хранения, учёта и использования архивных документов․ Ниже приведены ключевые положения, которые необходимо соблюдать при работе с архивным фондом страны․
Нормативная база
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями, актуальная редакция – от )․
- Постановления и приказы уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Федеральное архивное агентство)․
- Методические рекомендации и инструкции, утверждённые Федеральным архивным агентством (например, «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»)․
Обязанности государственных органов и организаций
Согласно статье 23 ФЗ‑125, государственные органы, органы местного самоуправления, а также государственные и муниципальные организации обязаны:
- Обеспечивать отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов, образующихся в ходе их деятельности, на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы․
- Соблюдать правила, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства․
- Создавать собственные архивы для хранения, комплектования, учёта и использования образовавшихся архивных документов (см․ статья 1 ФЗ‑125 в редакции от )․
Комплектование архивного фонда
Комплектование – это процесс формирования архивного фонда за счёт поступления документов․ Основные положения:
- Документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций принимаются на хранение с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания (см․ пункт 2 «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в Российской Федерации»);
- По истечении указанного срока проводится экспертиза ценности документов, после чего решается вопрос о дальнейшем хранении или уничтожении․
- Все поступающие документы должны быть предварительно подготовлены (сортированы, очищены от посторонних материалов, при необходимости – реставрированы) и переданы в упорядоченном состоянии․
Упорядочение архивных документов
Упорядочение – комплекс работ, направленных на формирование единиц хранения (дел), их описание и оформление․ Согласно пункту 17 ФЗ‑125 (в редакции от ):
- Формирование архивных документов в единицы хранения (дела) в соответствии с установленными правилами․
- Описание каждой единицы хранения: указание заголовка, даты, номера дела, краткого содержания и сведений о создателе․
- Оформление единиц хранения: создание описей, заголовков, меток, а также внесение данных в электронные каталоги и базы данных архива․
Эти действия обеспечивают возможность быстрого поиска и использования документов исследователями, государственными органами и широкой публикой․
Хранение и учёт документов
Для обеспечения сохранности архивного фонда необходимо соблюдать следующие требования:
- Размещение документов в специализированных хранилищах с контролируемым микроклиматом (температура 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %)․
- Использование кислотно‑нейтральных папок, коробок и полок, исключающих механические и химические повреждения․
- Ведение учёта в виде инвентарных книг, электронных баз данных и систем штрих‑кодирования․
- Регулярное проведение инвентаризаций (не реже одного раза в 5 лет) и контроль за соблюдением условий хранения․
Использование архивных документов
Использование документов регулируется статьёй 26 ФЗ‑125 и связанными нормативными актами об интеллектуальной собственности․ Основные принципы:
- Доступ к документам предоставляется в соответствии с режимом конфиденциальности и сроками ограничения доступа (например, документы, содержащие персональные данные, могут быть закрыты на срок до 75 лет)․
- При использовании документов, охраняемых авторским правом, необходимо соблюдать требования законодательства об интеллектуальной собственности (получение согласия правообладателя, указание источника и т․д․)․
- Выдача копий осуществляется только после оформления заявки и оплаты установленного тарифа (при наличии)․
- Запрещено изменять, повреждать или удалять архивные документы без специального разрешения уполномоченного органа․
Контроль и ответственность
Контроль за соблюдением правил работы архивов возложен на:
- Федеральное архивное агентство (Росархив) – методическое руководство, проведение проверок и выдача предписаний․
- Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ – надзор за муниципальными и региональными архивами․
- Внутренние службы архивов (отдел комплектования, отдел хранения, отдел использования) – ежедневный контроль за выполнением инструкций․
Нарушение правил может повлечь дисциплинарную, административную или даже уголовную ответственность в зависимости от тяжести последствий (например, утрата уникального документа, разглашение конфиденциальной информации)․
Эффективная работа государственных архивов РФ обеспечивается строгим соблюдением нормативных требований, системным подходом к комплектованию, хранению, учёту и использованию документов․ Следование изложенным правилам гарантирует сохранность национального документального наследия, его доступность для исследователей и государственных органов, а также защиту прав граждан и организаций․
Дата подготовки статьи: ․