Дата формирования материала: 19:26:38 ().

Нормативная база

Основополагающим документом‚ регулирующим хранение архивных материалов в Российской Федерации‚ является Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно части 1 статьи 17 данного закона организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов‚ в т.ч. документов по личному составу‚ в течение сроков их хранения‚ установленных:

• федеральными законами;
• иными нормативными правовыми актами РФ;
• перечнями документов‚ предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 Федерального закона № 125‑ФЗ.

Классификация документов и сроки хранения

Для систематизации хранения используется Перечень типовых управленческих документов‚ утверждённый Росархивом 6 октября 2000 года. В нём выделены группы бумаг с конкретными сроками и типами хранения:

1. Постоянно хранящиеся документы (например‚ нормативные акты‚ учредительные документы).
2. Долгосрочное хранение (сроки от 10 до 50 лет).
3. Краткосрочное хранение (сроки до 10 лет);

По истечении установленного срока хранения документы подлежат либо уничтожению в установленном порядке‚ либо передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Организация хранения в Архивном фонде Российской Федерации

Государственные структуры обязаны передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных фондов России. Процесс включает:

• формирование описей и дел;
• нумерацию помещений‚ стеллажей‚ шкафов и полок;
• ведение топографических указателей;
• соблюдение нормативных режимов хранения (температура‚ влажность‚ освещение‚ противопожарная защита).

Нормативные условия хранения

Согласно пункту 2.11 Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов‚ обеспечивается:

• создание нормативных условий (температура 18 ± 2 °C‚ относительная влажность 45 ± 5 %);
• соблюдение нормативных режимов (регулярный контроль параметров микроклимата);
• надлежащая организация хранения (правильная расстановка стеллажей‚ использование кислото‑free упаковки);
• исключение хищения и утраты (система контроля доступа‚ видеонаблюдение‚ учетные журналы);
• поддержание нормального физического состояния документов (профилактическая консервация‚ реставрация при необходимости).

Противопожарный режим

Для предотвращения пожаров в архивных хранилищах применяются:

• автоматические системы пожаротушения на основе инертных газов (аргон‚ азот) или водяного тумана;
• огнестойкие перегородки и двери класса EI 60;
• регулярные проверки электрооборудования и запрет на использование открытого огня;
• обучение персонала действиям при пожаре и регулярные тренировки.

Хранение электронных документов

С развитием цифровизации особое внимание уделяется условиям хранения электронных документов в информационной системе архива. Согласно пункту 7.3 Правил‚ нормативные условия обеспечиваются:

• соответствием информационной системы требованиям законодательства РФ в области создания‚ развития‚ ввода в эксплуатацию государственных информационных систем;
• обеспечением integrity и конфиденциальности данных (криптографическая защита‚ контроль целостности);
• резервным копированием и географически распределённым хранением;
• мониторингом состояния носителей и своевременным мигрированием данных на новые форматы.

Пример нормативного акта‚ регулирующего электронное архивирование: Федеральный закон от № 384‑ФЗ «О безопасности критически важных объектов Российской Федерации» (в части‚ касающейся защиты информации).

Порядок передачи документов на хранение

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив представляет собой комплекс процедур‚ направленных на комплектование архивов документами Архивного фонда Российской Федерации. Основные этапы:

1. Подготовка описи и внутренней проверки completeness документов.
2. Оформление акта приема‑передачи (с указанием количества единиц хранения‚ даты‚ ответственных лиц).
3. Транспортировка в специализированном транспорте с соблюдением условий микроклимата.
4. Размещение в архивном хранилище согласно топографическому указателю.
5. Внесение данных в учетную систему архива (Электронный каталог‚ АИС «Архив»).

Сроки хранения и порядок уничтожения

Если документы требуется хранить постоянно‚ то необходимо провести архивирование документов по окончании года‚ в котором они были заведены‚ при условии окончания делопроизводства (п. 4.19 Правил). Документ с истекшим сроком хранения необходимо уничтожить‚ оформив данную процедуру в установленном порядке (акт уничтожения‚ комиссия‚ протокол).

Пример нормативного акта: Приказ Росархива от № 77

С 31 июля 2023 года вступил в силу приказ Росархива № 77 «Об утверждении Правил организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах‚ органах местного самоуправления и организациях». Данный приказ:

• устанавливает единые требования к условиям хранения (температура‚ влажность‚ освещение‚ противопожарная защита);
• регламентирует порядок комплектования и учета документов;
• определяет ответственность за соблюдение норм хранения;
• вводит обязательные топографические указатели и системы штрих‑кодирования для ускоренного поиска.

В соответствии с этим приказом‚ в ОСГ (Объединённом государственном архиве) строго соблюдаются нормативные режимы хранения архивных документов‚ обеспечивается создание оптимальных условий для их долгосрочной сохранности.

Условия хранения документов государственных архивов формируются на основе комплекса нормативных актов‚ среди которых ключевую роль играют Федеральный закон № 125‑ФЗ‚ Перечень типовых управленческих документов‚ а также приказы Росархива (в частности‚ приказ № 77 от ). Соблюдение температурно‑влажностного режима‚ противопожарной защиты‚ правильной организации размещения и учета документов‚ а также обеспечение безопасности электронных носителей позволяют гарантировать сохранность архивного фонда на протяжении установленных сроков и предотвратить его утрату или повреждение.