Деятельность государственных архивов РФ строится на двух фундаментальных столпах: надежном учете каждого документа‚ входящего в Архивный фонд Российской Федерации‚ и гарантированной сохранности этих документов для текущих и будущих поколений. Данная статья подробно рассматривает нормативное регулирование‚ организационные механизмы и практические аспекты этих процессов на актуальной на правовой основе.

Нормативная правовая основа

Ключевым документом‚ регламентирующим вопросы хранения‚ комплектования‚ учета и использования‚ являются Правила организации хранения‚ комплектования‚ учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах‚ музеях‚ библиотеках‚ научных организациях (далее — Правила).

• Текущая редакция: Утверждена Приказом Минкультуры России от № 310 (вступил в силу ).
• Предыдущая редакция: Приказ Росархива от (утратил силу с ).
• Методическое обеспечение: Для внедрения Правил разработаны Методические рекомендации‚ подготовленные в целях информационного сопровождения практики работы государственных и муниципаальных архивов‚ музеев‚ библиотек и научных организаций.

Базовым законом является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ а также Указ Президента РФ от № 763.

Организация учета архивных документов

Учет — это система непрерывного отражения движения документов по всем этапам их пребывания в архиве. Без грамотного учета невозможны ни обеспечение сохранности‚ ни предоставление доступа.

Виды учетных документов

Согласно п. 5.4.1 Правил (ссылка в п. 4.3.4.1)‚ учетные документы делятся на:

• Основные учетные документы по архиву в целом (описания фондов‚ общие реестры дел‚ указатели).
• Вспомогательные учетные документы по архиву в целом (тематические указатели‚ карточки учета выдачи и т.д.).
• Основные учетные документы хранилища (адресные реестры‚ схемы размещения дел на стеллажах).
• Вспомогательные учетные документы хранилища (журналы контроля температуры/влажности‚ журналы пересчетов).

Размещение и ответственность за учетные документы

Правила жестко регламентируют хранение самой учетной документации (п. 4.3.4.1):

• Основные и вспомогательные документы по архиву в целом размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов)‚ ответственных за учет документов архива.
• Учетные документы хранилища размещаются непосредственно в хранилище.

Ответственность за сохранность и использование учетных документов несут работники‚ осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом.

Этапы учетной работы

1. Прием дел на архивное хранение: Архив (в т.ч. ОСГ — органы управления государственным архивным фондом) принимает документы организаций‚ обеспечивая их защиту и сохранность с момента передачи.
2. Государственная регистрация и описание: Присвоение деловым единицам учетных номеров‚ составление описей (основной учетный документ).
3. Размещение в хранилище: Фиксация адреса хранения (стеллаж‚ полка‚ ячейка) в адресных реестрах.
4. Учет движения: Регистрация каждой выдачи дела в читальный зал‚ на фотокопирование‚ в другое подразделение (журналы выдачи‚ перемещения).
5. Периодические пересчеты: Проверка наличия дел по описям и адресным реестрам.

Обеспечение сохранности: комплексный подход

Сохранность — это состояние архивного документа‚ при котором он сохраняет свою подлинность‚ целостность и читаемость. Обеспечение сохранности — это комплекс мероприятий‚ включающий:

• Создание нормативных условий хранения (микроклимат‚ освещение‚ защита от загрязнений).
• Соблюдение нормативных режимов (температура‚ относительная влажность‚ режим проветривания).
• Надлежащую организацию хранения (стеллажное оборудование‚ упаковка‚ компоновка фондов).
• Меры‚ исключающие хищение и утрату (охрана‚ контроль доступа‚ учет движения).
• Меры по поддержанию нормального физического состояния (профилактическая консервация‚ реставрация‚ биозащита).

Нормативные условия и режимы хранения

В государственных архивах применяются режимы хранения‚ установленные ГОСТ Р 7.0.99-2018 и нормами Правил Минкультуры № 310. Основные параметры для бумажных документов:

• Температура: 18 ± 2 °C (для основного фонда).
• Относительная влажность: 50 ± 5 % (допускается 45–55 %).
• Освещение: Исключение ультрафиолетового излучения‚ нормативная освещенность на рабочей плоскости‚ выключение света при отсутствии людей.
• Воздухообмен: Приточно-вытяжная вентиляция с фильтрацией воздуха.

Контроль параметров микроклимата ведется непрерывно (автоматизированные системы мониторинга) или регулярно (психрометрический метод) с фиксацией в журналах учета хранилища.

Физическая защита и антитеррористическая защита

• Инженерно-технические средства: Системы охранно-пожарной сигнализации (ОПС)‚ видеонаблюдения‚ контроля доступа (СКУД)‚ пожаротушения (газовые модульные установки‚ водяные распылительные системы‚ безопасные для бумаги).
• Физическая охрана: Охрана вооруженными дежурствами (ЧОП или ведомственная охрана).
• Режим доступа: Разграничение зон (общественные‚ служебные‚ хранилищные‚ особо секретные). Проход по пропускам‚ учет посетителей.

Профилактическая консервация и реставрация

Для поддержания документов в нормальном физическом состоянии архивы создают реставрационные цеха/лаборатории. Основные направления:

• Санитарная обработка поступающих фондов (дезинсекция‚ дезинфекция‚ пылеудаление).
• Профилактическое консервирование (укрепление бумаги‚ удаление скрепок‚ переплетка в пачки/обертки).
• Научная реставрация поврежденных документов (размокание‚ дюблирование‚ восстановление текста).
• Массовое дезактивирование (нейтрализация кислотности бумаги) для массивов XIX–XX вв.

Комплектование и Государственный реестр уникальных документов

Государственные архивы (в частности‚ федеральные: РГАДА‚ РГИА‚ ГАРФ‚ РГАНИ‚ РГАСПИ‚ РГАКФД и др.) осуществляют вечное хранение вверенной им государственной части Архивного фонда РФ. Их функции включают:

1. Учет архивных документов.
2. Обеспечение их сохранности.
3. Комплектование документами государственных организаций.
4. Прием передаваемых документов негосударственных организаций и физических лиц.

Государственный реестр уникальных документов

Важным направлением комплектования и популяризации фондов является ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ. Реестр ведется Росархивом с участием Центральной экспертной комиссии по учету и хранению уникальных документов (ЦЭПК при Росархиве).

Пример актуальной практики (2024 г.): В соответствии с решением ЦЭПК при Росархиве от в Государственный реестр включен 1 документ из фондов РГАСПИ (регистрационный номер 933). Работа по выявлению и описанию уникальных документов для включения в Реестр ведется ежегодно.

Использование документов и связь с учетом/сохранностью

Цель архива — не только хранить‚ но и предоставлять доступ. Организация использования напрямую влияет на сохранность:

• Читальные залы: Оснащены специальными столами‚ подсветкой‚ средствами индивидуальной защиты (перчатки‚ подкладки).
• Цифровое копирование: Массовое оцифрование позволяет исключить выдачу оригиналов ценных и изношенных документов (стратегия «цифровой суррогат»).
• Учет выдачи: Каждый факт выдачи оригинала фиксируется в журнале выдачи/возврата с подписью читателя и архивариуса. Это гарантия невозможности хищения.
• Удаленный доступ: Развитие порталов (например‚ «Архивы России»‚ ресурсы федеральных архивов) снижает нагрузку на оригиналы.

Современные вызовы и тенденции развития (на 2026 год)

Цифровая трансформация учета

• Переход на электронные описи и единые автоматизированные информационные системы (АИС) учета фондов (например‚ АИС «Архив»‚ ведомственные системы).
• Внедрение RFID-меток и штрихкодирования для автоматизации инвентаризации и контроля перемещения дел в реальном времени.
• Создание единого реестра архивных фондов на федеральном уровне для межведомственного взаимодействия.

Сохранность электронных документов (ЭД)

С ростом объема формируемых в электронном виде документов (в т.ч. в системе ЭДО госорганов) остреет проблема долгосрочного хранения электронных архивов:

• Создание доверенных цифровых репозитариев (соответствующих модели OAIS и требованиям ФСТЭК/ФСБ).
• Решение вопросов миграции форматов‚ эмуляции сред‚ проверки целостности (хеш-суммы) и подлинности ЭП.

Кадровое и ресурсное обеспечение

Ключевым фактором остается квалификация персонала. Необходимо:

• Повышение престижа профессии архивариуса/реставратора.
• Регулярное повышение квалификации (в т.ч. на базе ВНИИАР‚ РГСУ‚ ФИЯЦ РАН).
• Обеспечение архивов современным стеллажным оборудованием‚ климатической техникой‚ реставрационными материалами.

Учет и обеспечение сохранности в государственных архивах РФ — это не статичный набор правил‚ а динамическая система управления рисками‚ основанная на строгой нормативной базе (Приказ Минкультуры № 310‚ ФЗ-125‚ ГОСТы) и внедряющая передовые технологии.

Главное правило: Нет сохранности без учета‚ и нет доступа без сохранности. Только неразрывная связь точного учета (где лежит документ‚ в каком состоянии‚ кто им пользовался) и жесткого соблюдения нормативных условий хранения (микроклимат‚ безопасность‚ консервация) гарантирует выполнение конституционной задачи — передачу Архивного фонда Российской Федерации будущим поколениям в неприкосновенном виде.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (Приказ Минкультуры № 310‚ ФЗ № 125-ФЗ)‚ материалов Росархива‚ решений ЦЭПК и открытых источников. Актуально на .