Деятельность государственных архивов Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством и нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (Росархива). На ключевым документом, определяющим правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, является Приказ Росархива от № 77 (в ред. последних изменений), а также Методические рекомендации к нему. Ниже представлен подробный обзор основных аспектов работы с документами в государственном архиве.

Нормативная правовая основа

Работа архива строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон.
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (далее — Правила № 77).
• Методические рекомендации по применению Правил № 77 (утв. Росархивом) — разъясняют методику применения положений Правил на практике.
• Приказ Минкультуры РФ, регулирует вопросы в ведении министерства (ГАРФ, РГАЭ и др.).
• Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД — для работы с электронными документами.
• Порядок использования архивных документов (утв. Росархивом) — регламент работы читальных залов.

Важно: Обратите внимание на актуальность редакций. На 2026 год вступают в силу изменения, касающиеся обязательного перевода учета на электронный вид и усиленных требований к информационной безопасности СХЭД (Систем хранения электронных документов).

Организация хранения документов (Глава V Правил № 77)

Сохранность фондов, приоритетная задача. Требования к помещениям и условиям хранения жестко стандартизированы.

Требования к архивным помещениям

Согласно Правилам и Методическим рекомендациям, помещения делятся на:

• Основные (основного назначения): архивохранилища, помещения приемки и регистрации, комплектования и учета, научной обработки, читальные залы, серверные для СХЭД.
• Вспомогательные: административно-хозяйственные, технические, бытовые.

Критические требования (п. 4.1 Правил, Методические рекомендации):

1. Изоляция: Архивохранилища должны быть отделены от производственных, бытовых помещений и не иметь с ними общей вентиляции.
2. Микроклимат: Обеспечение нормативных температуры и относительной влажности (для бумаги обычно 18±2°С, 50±5% влажности; для фото/пленки — ниже). Непрерывный мониторинг датчиками.
3. Пожаробезопасность: Автоматические системы пожаротушения (газовые, порошковые), не повреждающие документы; противопожарные перегородки, двери.
4. Охрана: Охранно-сигнальные системы, видеонаблюдение, контроль доступа (СКУД) в зоны хранения.
5. Раскладка: Стеллажи устанавливаются с соблюдением проездов (не менее 1,0 м между рядами, 0,7 м к стенам), исключается хранение на полу.

Обеспечение сохранности — комплекс мер

В Положении об архиве организации (разрабатываемом на основе типовых) включаются:

• Предоставление специализированных помещений.
• Обеспечение нормативных условий хранения (климат, свет, чистота).
• Выполнение требований к размещению документов (упаковка в коробки/папки, вертикальная установка, маркировка).
• Регулярная дезинсекция, дератизация, санитарная уборка (только влажная, без агрессивной химии).

Комплектование и учет документов

Процесс формирования архивного фонда проходит этапы: приемка -> регистрация -> комплектование -> учет -> научная обработка.

Формирование дел (в ведомствах-передатчиках)

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций» (Контур.Норматив, ред; 2002 г., актуальны базовые принципы):

• Формирование дел ведется под методическим руководством архива организации (и госархива при необходимости).
• Основные требования: документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; в дело включается по одному экземпляру каждого документа.
• Сроки хранения устанавливаются по Номенклатуре утвержденной организацией (согласованной с госархивом).

Приемка и регистрация в госархиве

• Приемка: Проверка комплекта дел по описи, состояния документов, соответствия сроков хранения. Составляется Акт приема-передачи.
• Государственная регистрация: Присвоение фонду номера, внесение в Единый государственный реестр архивных фондов (ЕГРАФ).

Учет фондов

Проводится на трех уровнях (п. 4.1 Методических рекомендаций по учету):

1. Фондовый (общий): Учет фондов в целом (журналы учета фондов, описи фондов).
2. Описный (внутрифондовый): Описи дел (формы № 1, № 2, электронные опси), указатели названий дел.
3. Дельный (внутридельный): Инвентаризация документов внутри дела (для ценных/секретных фондов).

Современный стандарт: Ведение учета в Автоматизированной информационной системе (АИС) архива / СЭД. Переход на безбумажный учет обязателен для новых поступлений.

Работа с электронными документами (СЭД и СХЭД)

Согласно Типовым функциональным требованиям к СЭД и СХЭД в архивах госорганов (Росархив):

Функционал СЭД (Система электронного документооборота)

• Работа с входящими, исходящими, внутренними документами.
• Поддержка документов с пометками грифа секретности («Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования» и др.).
• Обеспечение юридической значимости (ЭП, временные метки, протоколирование всех действий).

СХЭД (Система хранения электронных документов) в архиве

• Целостность и подлинность: Контроль хеш-сумм, версионирование, защита от несанкционированного изменения.
• Форматы: Использование открытых форматов длительного хранения (PDF/A, XML, TIFF и др.).
• Миграция: Планируемая миграция данных на новые носители/форматы при смене технологий (не реже 1 раза в 5-10 лет).
• Резервное копирование: По схеме 3-2-1 (3 копии, 2 типа носителей, 1 удаленно).

Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов (Росархив) подчеркивает: мероприятия по обеспечению сохранности ЭД должны соответствовать общим требованиям Правил № 77.

Порядок использования архивных документов (Читальный зал)

Регламентируется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (утв. Росархивом). Строгие правила обеспечивают сохранность оригиналов.

Основные обязательства читателя (п. 4.2 Порядка)

• Предъявить документ, удостоверяющий личность.
• Ознакомиться с Правилами пользования и подписать заявление/карточку читателя.
• Категорически запрещено:

• Испорчать, порвать, смять, загнуть углы, делать пометки, подчеркивания.
• Нарушать порядок документов в деле (менять последовательность листов).
• Пользоваться ручкой (только карандаш для записей), класть посторонние предметы на документы.
• Фотографировать документы без разрешения (обычно разрешено без вспышки на свой аппарат после согласования с администратором).

Режим выдачи

• Документы выдаются по заявкам (электронным или бумажным) в установленном количестве (обычно 3-5 дел за раз).
• Документы с истекшим сроком ограничения доступа выдаються свободно. С действующим сроком — по разрешениям (справкам) уполномоченных органов/ведомств-передатчиков.
• Ценные, уникальные, плохо сохраненные документы выдаются только в виде копий (цифровых/микрофильмов).

Актуальные изменения на 2025–2026 годы (Приказ Росархива № 77, редакция 2025)

Согласно информации о «Правилах хранения архивных документов и электронных документов в организации в 2025 году»:

1. Аудит процессов: Органам власти и организациям необходимо провести аудит текущих процессов работы с документами (ДСП) для выявления пробелов.
2. Внедрение СЭД/СХЭД: Обязательный выбор и внедрение систем, соответствующих Типовым требованиям Росархива.
3. Разработка Положения об архиве: Обновление локальных нормативных актов в соответствии с новой редакцией Приказа № 77.
4. Сроки хранения: Уточнение номенклатур с учетом новых видов документов (данные биометрии, логи ИС, блокчейн-записи).
5. Цифровые архивы: Расширение практики «цифрового двойника» — создание электронных копий ценных фондов для пользования с выводом оригиналов из обращения.

Практический чек-лист для архивариуса госархива (на 2026 год)

Типовые ошибки и риски (на что обратить внимание)

• Нарушение изоляции хранилищ: Общая вентиляция с канцелярией/столовой -> плесень, порча фондов.
• Отсутствие акта приема-передачи: При передаче фондов из ведомства в архив без акта — юридически фонд не передан, ответственность не перешла.
• Хранение оригиналов и копий вместе: Риск замещения оригинала копией. Оригиналы и пользовательские копии (фонд пользования) хранятся раздельно.
• Игнорирование миграции ЭД: «Загрузили и забыли» -> через 10 лет форматы не читаются, носители деградировали.
• Выдача секретных документов без справки: Грубое нарушение режима Гостайны/ДСП, уголовная ответственность (ст. 283 УК РФ).
• Несвоевременное списание: Хранение документов с истекшим сроком без экспертизы -> переполнение хранилищ, затраты бюджета.

Работа в государственном архиве на современном этапе, это сочетание строгого соблюдения архивной теории (происхождение, первоначенный порядок) и высоких технологий (СХЭД, АИС, цифровизация). Ключевой документ — Приказ Росархива № 77 (Правила) — задает единый стандарт для всех этапов жизненного цикла документа в архиве: от приемки до предоставления пользователю или списания.

Главное правило архивариуса: «Никакое действие с документом не должно привести к потере его подлинности, целостности, достоверности и доступности на весь установленный срок хранения». Регулярное изучение обновлений Методических рекомендаций Росархива, участие в квалификационных курсах и аудит собственных процессов — залог успешной и законной работы.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Федерального архивного агентства (Росархива), Приказов Минкультуры РФ и типовых методических рекомендаций, актуальных на ноябрь 2026 года. Для решения конкретных вопросов необходимо обращаться к действующим редакциям документов на официальных порталах (pravo.gov.ru, rosarhiv.ru).