Дата актуализации: 11 июля 2026 г. 18:12:14

Работа с документами Архивного фонда Российской Федерации (АФРФ) регулируется совокупностью нормативных актов:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива от 02 марта 2020 г. № 117 (в ред. приказа от 26 сентября 2022 г.) «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
3. Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по применению вышеуказанных правил.
5. Регламент государственного учёта документов АФРФ и временный порядок автоматизированного учёта (внутренние нормативные документы ФАА).

Все сотрудники архивов обязаны действовать в соответствии именно с этими документами, а также с отраслевыми стандартами (ГОСТ 7.0‑2003, ГОСТ 7.1‑2003 и др.).

Основные принципы работы с архивными документами

• Принцип законности. Деятельность архива должна соответствовать действующему законодательству.
• Принцип достоверности. Оригиналы и копии документов сохраняются в неизменном виде.
• Принцип доступности. Пользователи имеют право на ознакомление с документами, не содержащими сведения государственной тайны.
• Принцип сохранности. Обеспечение физической и информационной защиты документов.
• Принцип системности. Хранение, учёт и использование документов осуществляются в единой системе (ЭПК, автоматизированные системы учёта).

Этапы работы с документами

3.1 Приём и предварительная проверка

Приём документов в архив начинается с их поступления от:

• Государственных органов и муниципальных образований;
• Музеев, библиотек, научных учреждений;
• Организаций, осуществляющих инициативное документирование (анкеты, фотографии, интервью и т.п.).

Сотрудник архива проверяет:

1. Наличие сопроводительных актов (акт приёма‑передачи, акт комплектования).
2. Соответствие документов установленным формам (см. Приложение 1 к Правилам).
3. Отсутствие сведений, составляющих государственную тайну (при необходимости – проверка в органе, уполномоченном на это).

3.2 Регистрация и учёт

После подтверждения соответствия документ регистрируется в автоматизированной системе учёта (ЭПК). Основные реквизиты записи:

• Номер дела (по классификатору ОКД 2000);
• Дата и номер поступления;
• Краткое содержание (опись);
• Сроки хранения (постоянный/временный);
• Указание на наличие ограничений доступа.

Для каждого вида документа предусмотрены 44 формы (см. «Контур.Норматив»), которые заполняются в соответствии с инструкциями Правил.

3.3 Комплектование и формирование дел

Документы группируются в дела (фондовые единицы) согласно:

1. Тематикам и функциям (дело — субъект, процесс, событие);
2. Хронологическому порядку (по дате создания);
3. Топографическому указателю (расположение на стеллажах, в шкафах, контейнерах).

В состав Архивного фонда вносятся:

• Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования (анкеты, фотографии, записи воспоминаний и т.п.).
• Документы, полученные от государственных органов в рамках их обязательного архивного хранения.

3.4 Хранение

Физическое хранение осуществляется в соответствии с требованиями:

• Температурный режим — +18 ± 2 °C;
• Относительная влажность — 45 ± 5 %;
• Защита от света, пыли и механических повреждений;
• Соблюдение топографических указателей (каждый стеллаж, шкаф, контейнер имеет уникальный номер).

Для электронных носителей применяются специализированные серверные помещения с резервным копированием и системой контроля доступа.

3.5 Учёт и контроль

Регулярные мероприятия:

1. Ежегодный пересчёт и сверка инвентарных списков;
2. Проверка состояния физических носителей (консервация, реставрация);
3. Обновление электронных метаданных в ЭПК.

Контроль за соблюдением сроков хранения (постоянный, 10 лет, 30 лет и др.) осуществляется автоматически в системе учёта.

3.6 Использование (доступ пользователей)

Пользователи (исследователи, сотрудники государственных органов, граждане) могут обращаться к документам в читальных залах или получать копии. Порядок работы с пользователями регламентирован пунктом 1.2 Правил:

• Регистрация запроса (паспортные данные, цель исследования);
• Проверка наличия ограничений (секретность, персональные данные);
• Оформление акта выдачи (в случае выдачи оригиналов) или акта копирования.

Все действия фиксируются в журнале доступа;

3.7 Уничтожение (вывод из архива)

Документы, срок хранения которых истёк и которые не подпадают под категорию «постоянного хранения», подлежат уничтожению в соответствии с Приказом Росархива № 16 от  г. и последующими изменениями. Уничтожение проводится только после:

1. Согласования с руководством архива;
2. Подготовки акта об уничтожении;
3. Контроля со стороны уполномоченного органа (при необходимости).

Организационная структура архива

Практические рекомендации

5.1 При работе с электронными документами

• Использовать системы электронного документооборота (ЭДО) с цифровой подписью;
• Обеспечить резервное копирование в двух независимых местах;
• Регулярно проверять целостность файлов (контрольные суммы).

5.2 При работе с физическими документами

• Не использовать клейкие ленты и скотч на оригиналах;
• При необходимости использовать архивные папки, конверты и коробки, соответствующие ГОСТ 7.0‑2003;
• Проводить консервацию в специализированных лабораториях.

5.3 При обслуживании пользователей

• Всегда проверять наличие ограничений доступа в базе данных перед выдачей;
• Обеспечить конфиденциальность персональных данных (см. ФЗ 152 «О персональных данных»);
• Вести журнал выдачи и фиксировать все действия в системе ЭПК.

Порядок работы с документами государственного архива представляет собой комплексный процесс, объединяющий правовые, организационные и технические аспекты. Соблюдение правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, а также применение методических рекомендаций ФАА гарантируют:

• Сохранность исторического наследия;
• Доступность информации для исследователей и граждан;
• Соответствие требованиям законодательства РФ.

Регулярное повышение квалификации персонала, внедрение современных ИТ‑решений и строгий контроль за выполнением нормативных требований позволяют архивам эффективно выполнять свою миссию в условиях динамично меняющегося информационного пространства.

Список используемых источников

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ от  «Об архивных фондах и архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Росархива от  № 117 (в ред. от ) «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
3. Приказ Росархива от  № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования…».
4. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по применению вышеуказанных правил.
5. Основные правила работы государственных архивов РФ (Приказ Росархива № 16 от ).
6. Документация «Контур.Норматив» – 44 формы документов, используемые в архивной практике.