Цель статьи – дать полное представление о нормативных, технических и организационных требованиях, которые обеспечивают сохранность государственных архивных документов (бумажных и электронных) в России.

Нормативно‑правовая база

Организация хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов регулируется рядом федеральных актов:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах».
2. Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, научных организациях».
3. Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) – нормативы по комплектованию и учёту документов.
4. Федеральный закон от № … (уточняющий порядок создания и эксплуатации государственных информационных систем).
5. Методические рекомендации Федерального архивного агентства по применению противопожарных, охранных, температурно‑влажностных, световых и санитарно‑гигиенических режимов.

Все перечисленные документы образуют единую нормативную систему, обязательную к исполнению в государственных, муниципальных и специализированных архивах.

Основные принципы сохранности архивных документов

• Нормативные условия – соответствие требованиям законодательства в области информационных систем и физической среды.
• Нормативные режимы – установленные температурный, влажностный, световой, пожарный и охранный режимы.
• Надлежащая организация хранения – правильная классификация, размещение, маркировка и учёт документов.
• Комплекс мероприятий – профилактика хищения, утраты и деградации материалов.

Физические условия хранения бумажных архивов

3.1 Температурный режим

Оптимальная температура для большинства бумажных материалов – 18‑20 °C. При этом допускается небольшое отклонение (±2 °C) в зависимости от типа бумаги и наличия специальных покрытий.

3.2 Влажность

Относительная влажность воздуха должна поддерживаться в диапазоне 45‑55 %. Слишком сухой воздух приводит к хрупкости, а избыточная влажность – к образованию плесени и коррозии металлов.

3.3 Вентиляция

Необходимо обеспечить постоянный приток свежего воздуха без резких перепадов температуры и влажности. Система вентиляции должна быть «мягкой», без прямого обдува полок.

3.4 Световой режим

Воздействие естественного и искусственного света ограничивается:

• Уровень освещённости – не более 50 лк (для светочувствительных материалов – до 30 лк).
• Световой поток – не более 0,5 мкв/см²·ч (UV‑излучение). Для этого используют светозащитные пленки и лампы с низким уровнем УФ‑излучения.

3.5 Противопожарный режим

Архивные помещения обязаны соответствовать требованиям пожарной безопасности:

• Наличие автоматической системы пожаротушения (водяной спрей, газовая система или система инертных газов) с классификацией «А‑III».
• Противопожарные перегородки, двери с огнестойкостью не менее 60 минут.
• Регулярные проверки и испытания систем (не реже одного раза в год).

3.6 Охранный режим

Для исключения хищения и несанкционированного доступа применяются:

• Контроль доступа (электронные замки, карточные системы, биометрия).
• Видеонаблюдение с записью 24/7.
• Охранная сигнализация и система контроля перемещения документов.

3;7 Санитарно‑гигиенический режим

В архивных помещениях запрещено хранить пищевые продукты, цветочные горшки и другие источники загрязнения. Регулярно проводится:

• Уборка без применения агрессивных химикатов.
• Контроль за уровнем пыли (не более 0,5 мг/м³).
• Профилактика вредителей (инсектицидные лампы, профилактические обработки).

Организация хранения бумажных документов

4.1 Классификация и комплектование

Документы группируются по деловым единицам (дело, дело‑дело, дело‑дело‑дело) и размещаются в специализированных фондовых ящиках или полках с маркировкой согласно Методическим рекомендациям.

4.2 Маркировка и учёт

Каждый архивный фонд получает уникальный регистрационный номер. В системе учёта (Электронный архивный журнал) фиксируются:

• Наименование документа.
• Местоположение (полка, ящик, уровень).
• Ответственное лицо.

4.3 Условия размещения

Полки изготавливаются из нержавеющей стали или обработанного дерева, не выделяющего кислот. Расстояние между полками – не менее 30 см для обеспечения циркуляции воздуха.

Хранение электронных архивных документов

5.1 Нормативные требования

Согласно Приказу Росархива от № 24 и Федеральному закону от , электронные документы должны храниться в информационных системах, отвечающих:

• Требованиям к информационной безопасности (сертификация ФСТЭК, соответствие ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001).
• Обеспечению целостности и доступности данных (регулярные резервные копии, контроль контрольных сумм).
• Соблюдению правовых сроков хранения, указанных в перечнях типовых документов.

5.2 Технические меры

• Дублирование данных на минимум двух независимых носителях (сетевые хранилища, магнитные ленты, облачные сервисы с сертификатом ФСТЭК).
• Регулярные проверки целостности (checksum, hash‑контроль) – минимум раз в квартал.
• Контроль уровня доступа – роль‑ориентированная система прав (RBAC).
• Обеспечение защиты от внешних угроз (антивирус, межсетевые экраны, системы обнаружения вторжений).

5.3 Сроки и классификация электронных документов

Сроки хранения определяются в Перечне типовых архивных документов (утверждённом приказом Росархива). Примеры:

• Документы, подлежащие хранению постоянно – законы, нормативные акты, международные договоры.
• Документы, хранящиеся 10 лет – бухгалтерская отчётность, налоговые декларации.
• Документы, хранящиеся 5 лет – служебные записки, внутренние приказы.

Ответственность и контроль

За соблюдение условий хранения отвечают:

• Руководитель архива – общая организация и соблюдение нормативных режимов.
• Специалист по охране труда и пожарной безопасности – проверка противопожарных и санитарных условий.
• Системный администратор – поддержка электронных архивов, резервное копирование, контроль доступа.
• Контролирующие органы (Росархив, Федеральное архивное агентство) – проведение проверок и аудитов.

Нарушения могут привести к административной ответственности в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) и к утрате прав на использование архивных фондов.

Практические рекомендации для организации архива

1. Провести аудит помещения – измерить текущие параметры температуры, влажности, освещённости.
2. Разработать проект нормативных режимов с учётом рекомендаций ФАА и требований пожарной безопасности.
3. Оборудовать архивные помещения системами контроля климата, противопожарными системами и системами видеонаблюдения.
4. Внедрить электронную систему учёта (ЭАЖ – Электронный архивный журнал) с возможностью генерации отчётов о сроках хранения.
5. Обучить персонал правилам обращения с документами, работе с системами контроля доступа и реагированию в чрезвычайных ситуациях.
6. Регулярно проводить профилактические проверки (ежемесячный контроль параметров климата, квартальная проверка систем резервного копирования).
7. Обновлять нормативные документы в соответствии с изменениями законодательства (например, новые редакции Приказа № 77 от ).

Условия хранения государственных архивов – это комплекс взаимосвязанных требований, охватывающих законодательную основу, физическую среду, технические средства и организационные процедуры. Соблюдение нормативных режимов (температура, влажность, свет, пожарная и охранная безопасность) и правильная классификация документов позволяют обеспечить их долговременную сохранность и доступность для будущих поколений.

Только системный подход, подкреплённый постоянным контролем и регулярным обновлением технологий, гарантирует, что архивные фонды Российской Федерации будут надёжно защищены от всех видов угроз – от естественных факторов до кибератак.

Статья составлена на основе нормативных актов: Приказ Росархива № 77 , Приказ Росархива № 24 (, ред. ), Федеральный закон № 125‑ФЗ и методических рекомендаций Федерального архивного агентства.