В современном мире большинство документов создаётся и хранится в электронном виде. Для обеспечения их долговременного сохранения, достоверности и доступности необходимо соблюдать специальные правила, регламентирующие работу архивов на электронных носителях. Ниже представлены основные нормативные положения, технические требования и практические рекомендации, которые помогут организовать надёжный электронный архив.
Нормативно‑правовая база
Регулирование хранения электронных архивных документов в России осуществляется следующими актами:
- Федеральный закон № 125‑ФЗ от г. «Об архивных фондах и архивных документах» – определяет правовые основы создания, комплектования, хранения и использования архивных документов, включая электронные.
- Приказ Росархива № 77 (п. 4, п. 132 Правил) – устанавливает порядок размещения электронных архивных документов на физически обособленных носителях и в системе хранения электронных документов (СХЭД).
- Статья 137 новых Правил СХЭД – описывает функции системы хранения, требования к приёму, учёту, выгрузке и миграции электронных документов.
- ГОСТ 7.0‑2003, ГОСТ 7.0‑2005 и другие стандарты, определяющие форматы долговременного хранения (PDF/A, XML, TIFF) и требования к физическим носителям;
Ключевые понятия
- Электронный документ – файл, содержащий информацию в цифровой форме, подлежащий архивному хранению;
- Электронное дело – единица хранения электронных документов, представляющая собой совокупность связанных файлов, оформленных в соответствии с архивными требованиями.
- Система хранения электронных документов (СХЭД) – программно‑аппаратный комплекс, обеспечивающий приём, учёт, хранение, поиск, визуализацию и печать электронных документов.
- Физически обособленный носитель – отдельный носитель информации (оптический диск, магнитная лента, SSD и т.п.), который хранится независимо от основной ИТ‑инфраструктуры.
Основные требования к хранению электронных документов
3.1 Дублирование
Согласно нормативным актам, каждый электронный документ должен храниться в двух экземплярах на разных физических носителях. Исключение – использование СХЭД, когда документы хранятся в одном экземпляре, но система обеспечивает автоматическое резервное копирование.
3.2 Форматы файлов
Для долговременного хранения рекомендуется использовать форматы, поддерживающие неизменяемость и независимость от программного обеспечения:
- PDF/A – архивный вариант PDF;
- XML – структурированный текстовый формат;
- TIFF (монохромный, без сжатия) – для сканированных изображений.
3.3 Условия хранения носителей
Носители размещаются в специально подготовленных помещениях, где соблюдаются температурно‑влажностные режимы, рекомендованные производителями:
- Температура: 18‑22 °C (для оптических дисков) и 15‑20 °C (для магнитных лент);
- Относительная влажность: 30‑45 %;
- Отсутствие прямого солнечного света, вибраций и электромагнитных полей.
3.4 Маркировка и идентификация
Каждый носитель должен быть снабжён ярлыком, содержащим следующую информацию (п. 4.34 Правил):
- Полное и сокращённое наименование организации;
- Номер архивного фонда;
- Номер описи электронных дел и документов;
- Дата записи и срок хранения;
- Уникальный идентификатор (шаблон:
Фонд‑Опись‑Дело‑Экземпляр).
3.5 Доступ и права пользователей
Для обеспечения конфиденциальности и целостности данных необходимо:
- Настроить роли доступа в СХЭД (чтение, редактирование, выгрузка, удаление);
- Назначить ответственных сотрудников за ведение и контроль состояния архивных носителей;
- Регулярно проводить аудит прав доступа и фиксировать изменения в журнале событий.
Технические аспекты работы с электронным архивом
4.1 Приём и учёт документов
Программные средства участников информационного взаимодействия должны обеспечивать:
- Поиск, визуализацию, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища;
- Выгрузку выбранных документов на внешние носители согласно заданным параметрам (дата, тип, архивный шифр);
- Автоматическое присвоение архивного шифра каждому документу.
4.2 Конвертирование и миграция
Конвертирование – процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. При миграции необходимо:
- Проверить целостность исходных файлов (контрольные суммы, подписи);
- Перезаписать документы в актуальные форматы, соответствующие ГОСТ‑у;
- Обновить метаданные (дата миграции, новый носитель, версия формата);
- Провести проверку нового носителя не реже одного раза в 5 лет.
4.3 Резервное копирование
Для снижения риска потери данных рекомендуется использовать двойную стратегию резервирования:
- Локальное резервное копирование (внутри организации, на отдельном сервере или NAS);
- Облачные хранилища (с соблюдением требований к защите персональных данных).
Организационные мероприятия
5.1 Планирование и подготовка помещения
При выборе помещения учитывайте:
- Наличие системы контроля климата;
- Ограниченный доступ (замки, системы видеонаблюдения);
- Пожарную безопасность (система пожаротушения без воды, датчики дыма).
5.2 Оформление инструкций
Технические аспекты приёма, учёта, отбора, конвертирования и миграции документов фиксируются в внутренних инструкциях, разработанных в соответствии с требованиями законодательства и рекомендациями Росархива.
5.3 Обучение персонала
Сотрудники, работающие с электронным архивом, должны пройти обучение по темам:
- Работа с СХЭД (поиск, выгрузка, контроль доступа);
- Требования к форматам и маркировке носителей;
- Проведение проверок состояния носителей и миграции данных.
Периодический контроль и проверка
Контроль состояния электронных носителей проводится не реже раз в 5 лет. При проверке фиксируются:
- Физико‑химическое состояние носителя (царапины, деградация, коррозия);
- Возможность чтения и воспроизведения файлов;
- Соответствие текущих форматов требованиям ГОСТ.
Если обнаружены отклонения, документы мигрируют на новые носители и/или в новые форматы.
Практические рекомендации
- Оптимальный носитель – оптический диск (BD‑ROM) с покрытием, устойчивым к старению, однако следует планировать замену каждые 10‑15 лет.
- Для больших объёмов данных предпочтительно использовать магнитные ленты (LTO) в сочетании с резервным копированием в облаке.
- Все электронные документы должны быть подписаны электронной подписью, подтверждающей их подлинность.
- Не удаляйте документы до истечения установленного срока хранения; используйте метки в названиях файлов (например,
2023-12-31_СрокХранения). - Ведите журнал проверок и миграций, фиксируя дату, ответственного и результаты.
Соблюдение изложенных правил позволяет обеспечить долговременную сохранность, достоверность и доступность электронных архивных документов. Правильная организация хранения, регулярный контроль состояния носителей и своевременная миграция в новые форматы являются ключевыми элементами эффективного электронного архива.
Дата актуализации: