Правильное указание наименования государственного или муниципального архива — это обязательное требование архивного законодательства РФ. Оно необходимо для идентификации учреждения, формирования фондов, оформления обложек дел, передачи документов на хранение и ведения учетной документации. В статье подробно разбираются нормативные основы, структура наименования и приводятся конкретные примеры для различных типов архивов.

Правовая основа наименования архивов

Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14), а также Постановлению Правительства РФ от № 948 «Об утверждении Положения о государственных архивах Российской Федерации» и типовых положениях о муниципальных архивах, наименование архива должно содержать:

• Тип архива (государственный / муниципальный);
• Уровень подведомственности (федеральный, субъекта РФ, муниципальный);
• Территориальную или отраслевую принадлежность;
• Порядковый номер (если архивов нескольких на одной территории/в одной сфере);
• Сокращенное наименование (для штампов, бланков, электронного документооборота).

Важно: Наименование утверждается учредительным документом (Уставом архива) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Структура полного наименования

Классическая формула полного наименования выглядит следующим образом:

[Тип] архив [уровня/подведомственности] [территориальный/отраслевой признак] [№ (при наличии)]

Государственные архивы

Деление на уровни (ст. 14 Закона № 125-ФЗ):

1. Федеральные архивы (подведомственны Росархиву или иным федеральным органам).
2. Архивы субъектов РФ (подведомственны органам исполнительной власти субъектов).
3. Муниципальные архивы (подведомственны органам местного самоуправления — юридически это отдельный тип, но в практике оформления дел часто объединяются в формулу «государственный (муниципальный) архив»).

Муниципальные архивы

Создаются по решению представительного органа муниципального образования. Их наименование привязано к названию МО (город, район, сельское поселение).

Примеры наименований (Образцы для обложек дел и бланков)

Ниже приведены типовые примеры, используемые на обложках дел постоянного хранения, наблюдательных делах, актах отбора и списках организаций-источников комплектования.

Примеры для федеральных государственных архивов

Примеры для государственных архивов субъектов РФ

Формула: Государственный архив [Название субъекта РФ] / Государственный архив [Название области/края/республики] [№ при необходимости].

• Государственный архив Московской области (ГАМО)
• Государственный архив Республики Татарстан (ГА РТ)
• Государственный архив Краснодарского края (ГА КК)
• Государственный архив города Москвы (Главное архивное управление города Москвы) — ГА г. Москвы / ГАУ г. Москвы
• Государственный архив Новгородской области (филиал) № 1 — используется, если в системе несколько самостоятельных учреждений.

Примеры для муниципальных архивов

Формула: Муниципальный архив [Название муниципального образования] / Архив администрации [Название МО].

• Муниципальный архив города Тверь (МА г. Твери)
• Муниципальный архив Кашинского городского округа Тверской области (МА Кашинского г.о.)
• Муниципальный архив Бежецкого муниципального района Тверской области (МА Бежецкого м.р.)
• Архив администрации муниципального образования «Поселок Красный Ткач» (Архив Администрации МО «Поселок Красный Ткач»)

Особенности заполнения обложек дел и бланков

Согласно Приказу Росархива от № 76 «Об утверждении Инструкции по оформлению архивных документов при их комплектовании, регистрации и описании» (п. 35, 36), на обложке дела (как постоянного, так и временного хранения, а также наблюдательного) указывается:

1. Полное наименование архива — в строку «Наименование государственного (муниципального) архива». Пишется строго по Уставу архива-получателя.
2. Код архива по Общероссийскому классификатору «Архивные фонды» (ОКАТО/ОКПО/Код по ФАС/РОССИИ) — в соответствующую графу (индекс организации).
3. Номер и индекс организации-источника, согласно «Списку организаций — источников комплектования государственного (муниципального) архива» (Форма № 1-арх или аналогичная ведомственная).

Пример заполнения строки на обложке дела:

Наименование государственного (муниципального) архива:
Государственный архив Вологодской области

Код архива: 350001 (пример кода по ФАС «Архивные фонды РФ»)

Полное наименование организации: Общество с ограниченной ответственностью «СтройИнвест»
Сокращенное наименование: ООО «СтройИнвест»
Номер и индекс организации по Списку: № 452-ИНД

Список организаций — источников комплектования (Форма)

Для передачи дел в архив организация-источник должна быть внесена в Список организаций, источников комплектования государственного (муниципального) архива. В этом документе наименование архива указывается в «шапке» бланка:

Типичные ошибки и рекомендации

• Неполное наименование: Пишут «Архив области» вместо «Государственный архив Вологодской области». Недопустимо. На обложке дела должно стоять полное официальное название.
• Смешение типов: Указание «Муниципальный государственный архив». Неверно. Это либо государственный (областной/краевой), либо муниципальный (городской/районный). Юридическая природа разная.
• Устаревшее название: Архив мог быть переименован (например, ГАУ г. Москвы → Главное архивное управление города Москвы → Государственный архив города Москвы). Необходимо проверять актуальность по сайту Росархива или сайту самого архива перед сдачей дел.
• Отсутствие кода архива: Код по ФАС «Архивные фонды РФ» обязателен для автоматизированного учета и поиска в АИС «Архивные фонды РФ».

Где уточнить точное наименование и код архива?

1. Официальный сайт архива-получателя (раздел «Реквизиты», «Об архиве», «Устав»).
2. Единый государственный реестр архивов (ЕГРА) — ведется Росархивом.
3. Информационная система «Архивные фонды РФ» (archive.gov.ru) — поиск по наименованию, коду, территории.
4. Обращение в архив по телефону/email с запросом: «Уточните, пожалуйста, точное полное наименование и код архива для оформления обложек дел на сдачу».

Резюме

Наименование государственного (муниципального) архива — это не просто формальность, а ключевой идентификатор в системе архивного дела. Оно должно:

• Полностью соответствовать Уставу архива;
• Содержать тип (государственный/муниципальный), уровень и территорию;
• Дублироваться в сокращенном виде для штампов и ЭДО;
• Сопровождаться кодом архива (по ФАС «Архивные фонды РФ») на обложках дел и в сопроводительной документации.

Использование приведенных выше примеров и схем позволит корректно оформить передаваемые документы, избежать возврата дел за несоответствие реквизитов и обеспечить их быструю интеграцию в архивный фонд.

Дата актуальности информации: . Нормативная база: ФЗ-125, Постановление Правительства РФ № 948, Приказ Росархива № 76.