Нормирование труда в архивном деле — это фундамент эффективного управления архивными фондами, планирования бюджета и обеспечения качества предоставляемых услуг․ На сегодняшний день ключевым документом, регулирующим эту сферу на федеральном уровне, является Приказ Росархива от № 111 «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами»․

Данная статья представляет подробный анализ действующих норм, их структуры, сферы применения и отличий от предыдущих редакций (в частности, от норм 2007 года)․

Правовая основа и статус документа

• Основной документ: Приказ Росархива от № 111 (зарегистрирован в Минюсте России , рег․ № 70488)․
• Действует с: года․
• Отмененные акты: Приказом № 111 утратили силу:
  • Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (утв․ Росархивом );
  • Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ (приняты Росархивом )․
• Юридическая природа: Это типовые нормы․ Они устанавливают максимально допустимые затраты времени на единицу работы․ Архивы имеют право устанавливать более низкие (строгие) нормы с учетом специфики фондов, технического оснащения и квалификации кадров, но не выше установленных типовых․

Сфера применения: кто обязан их использовать?

Согласно пункту 1 Приказа № 111, нормы применяются в:

1. Государственных архивах (федеральных, региональных), подведомственных Росархиву или органам исполнительной власти субъектов РФ․
2. Муниципальных архивах — с учетом законов субъектов Российской Федерации, регулирующих организацию местного самоуправления․
3. Архивах, хранящих специфические фонды: научно-техническую документацию, кинофотофонодокументы, документы личного происхождения и по личному составу (с учетом особенностей технологий обработки)․

Важно: Нормы рассчитаны преимущественно на работу с управленческой документацией․ При работе с особого типа документами (техническая, аудиовизуальная) допускается корректировка норм в сторону увеличения трудоемкости операций․

Структура типовых норм (Приложение к Приказу № 111)

Документ структурирован по этапам архивной работы (технологическим процессам)․ Каждый раздел содержит перечень операций, единицу измерения (шт․, л․м․, стр․, Гб и т․д․) и норму времени (в минутах или часах)․

Основные разделы норм:

Прием и регистрация документов на хранение

• Прием документов от ведомств-образователей (осмотр, сверка с описями, составление актов)․
• Государственная регистрация фондов (внесение в Единый государственный реестр архивных фондов)․
• Оформление передаточной документации (инвентаризационные листы, акты приема-передачи)․

Научно-обработка фондов (Ключевой раздел)

Включает полный цикл внесения документов в научный оборот:

• Раскладка и упорядочение: разбор дел по годам, делам, хронологии; выделение серий․
• Опись дел (составление описей): заполнение реквизитов дела (индекс, заглавие, даты, число листов, примечание)․ Нормы дифференцированы по сложности заглавий (типовые, нетиповые, на иностранных языках)․
• Составление справочных приборов: указателей именных, географических, предметных, хронологических․
• Экспертиза ценности и сроков хранения: время на проведение экспертизы дела/документа․

Обеспечение сохранности (Физическое оформление и консервация)

• Сшивка, перешивка дел, замена обложек․
• Ремонт документов (различные виды: от простой закрепки листов до полного реставрирования)․
• Обивка томов, изготовление папок, коробок, капсул․
• Пылеудаление, дезинфекция, дегазация․
• Упаковка в архивные короба/контейнеры, маркировка․

Размещение и учет хранения

• Комплектование стеллажей (расстановка дел по фондам, инвентарным номерам)․
• Ведение адресного учета (карточки размещения, электронные базы размещения)․
• Перекомплектовка фондов, инвентаризация хранения․

Информационно-справочное обслуживание и выдача документов

• Поиск документов по описям/базам данных (традиционный и автоматизированный)․
• Выдача документов в читальный зал (оформление заказ-листов, инструктаж читателя)․
• Выдача копий (ксерокопирование, сканирование, фотографирование)․
• Подготовка справок, выписок, заверенных копий (правовое значение)․
• Ответы на письменные запросы (тематических, именных, правовых)․

Цифровое преобразование (Создание электронных копий)

Это принципиально новый по сравнению с 2007 годом блок․ Он интегрирует нормы, ранее вынесенные в отдельный приказ 2001 г․ о ПЭВМ, и расширяет их:

• Подготовка документов к сканированию (разбор, выпрямление, удаление скоб)․
• Сканирование (нормы дифференцированы по формату: А4, А3, А0, книги, фото, пленка; по разрешению: 300, 400, 600 dpi; по режиму: черно-белое, серое, цветное)․
• Постобработка изображений (обрезка, выравнивание, удаление шумов, сборка в PDF/PDF-A)․
• Распознавание текста (OCR) и верификация․
• Метаданные: заполнение карточек описания ЭД (по стандартам Dublin Core, РГОСТ и т․д․)․
• Контроль качества электронных копий․
• Загрузка в АИС архива / Электронный архив / портал «Архивы России»․

Изготовление копий на фотопленке (микрофирмирование)

Сохранены нормы для архивов, продолжающих использовать микрофирмирование как способ долгосрочного сохранения․

Ключевые отличия Приказа № 111 от норм 2007 года

Методология расчета и применение норм

Состав нормы времени

Норма времени на операцию (Т_оп) состоит из:

• Основного времени (Т_осн): прямое выполнение операции (описание, сканирование, сшивка)․
• Вспомогательного времени (Т_всп): подготовка рабочего места, получение/возврат дел, оформление сопроводительной бумаги․
• Времени на отдых и личные нужды (Т_отд): установленный процент (обычно 4-7% в зависимости от напряженности труда)․
• Времени на обслуживание рабочего места (Т_обсл): уборка, наладка оборудования․

Формула: Т_оп = (Т_осн + Т_всп) × (1 + % отдыха) + Т_обсл․

Коэффициенты корректировки (Повышающие/Понижающие)

Архив может применять коэффициенты к типовым нормам при разработке локальных норм (утверждаемых приказом директора архива с учетом мнения профсоюза):

• Повышающие (увеличивают норму): плохое состояние документов (плесень, рваность), нетиповые форматы, отсутствие нумерации листов, работа на иностранных языках, низкая контрастность при сканировании, необходимость глубокой реставрации․
• Понижающие (уменьшают норму): использование передовых АИС (автозаполнение реквизитов), пакетное сканирование с автообрезкой, высокая квалификация персонала, хорошее состояние фондов․

Практическое значение для архивов

1. Планирование фонда рабочего времени (ФРВ): На основе выработок (обратных нормам) рассчитывается необходимая численность архивистов, реставраторов, операторов сканирования для выполнения госзадания/муниципального задания․
2. Формирование бюджета (госзадание): Обоснование затрат на ФОТ, материалы (короба, бумага, тонер), амортизацию сканеров/серверов при подаче заявки на финансирование․
3. Контроль производительности труда: Объективный критерий для оценки эффективности работы структурных подразделений (секторов приема, описи, хранения, читального зала, цифровизации)․
4. Расчет стоимости платных услуг: Приказ Росархива № 111 является базой для расчета себестоимости платных архивных услуг (справки, копии, сложные поиски) в соответствии с Приказом Росархива от № 180 (или актуальным на момент расчета приказом о платных услугах)․
5. Кадровая политика: Обоснование ставок, премирования за перевыполнение норм выработки, аттестации персонала․

Особенности применения в муниципальных архивах

Хотя Приказ № 111 распространяется на муниципальные архивы, в практике возникают нюансы:

• Муниципальные архивы часто имеют малый штат и совмещенные функции (один сотрудник и принимает, и описывает, и выдает)․ Нормы применяются к операциям, а не к должностям․
• Законы субъектов РФ могут устанавливать свои стандарты финансирования архивов, которые должны коррелировать с федеральными нормами труда․
• При отсутствии собственного оборудования для цифровизации/ремонта нормы на эти операции применяються при привлечении сторонних исполнителей (аутсорсинг) для контроля сроков и качества․

Контроль за соблюдением норм

Надзор за правильным применением норм времени осуществляется:

• Внутри архива: Отделом нормирования и оплаты труда (или ответственным лицом), главным архивистом․
• Росархивом (территориальными органами): При проверках выполнения госзадания, целевого использования средств, качества описания фондов (проверка соответствия реальных затрат нормам)․
• Счетной палатой / Казначейством: При аудите эффективности бюджетных расходов․

Перспективы развития: электронные нормативы и АИС

Современный тренд — переход от «бумажных» справочников норм к их внедрению в автоматизированные информационные системы (АИС) архивов (например, в модулях «Нормирование труда», «Планирование», «Цифровая фабрика»)․

• Автоматический расчет трудоемкости партии дел при постановке на опись/цифровизацию․
• Трекинг фактического времени выполнения операций через электронные журналы учета рабочего времени (табель в АИС)․
• Аналитика отклонений факт от плана в реальном времени․
• Интеграция с порталом «Архивы России» для учета трудоемкости публикации описаний и ЭД․

Резюме

Приказ Росархива от № 111 — это современный, технологически насыщенный нормативный инструмент, заменивший морально устаревший пакет документов 2001–2007 гг․ Он закрывает главную брешь прошлого — отсутствие единых норм на цифровое преобразование и работу с электронными документами․

Для архивистов-практиков ключевыми действиями являются:

1. Изучение Приложения к Приказу № 111 (доступен на сайте Росархива в разделе «Нормативная деятельность» / «Нормирование труда»)․
2. Разработка и утверждение локального акта об установлении норм выработки/времени в конкретном архиве с учетом коэффициентов корректировки․
3. Внедрение норм в планирование госзадания на 2024–2026 годы и последующие периоды․
4. Настройка АИС архива для автоматического расчета трудоемкости задач․

Грамотное применение типовых норм — залог не только отчетности перед Росархивом, но и реальной эффективности архивной организации, прозрачности затрат бюджетных средств и качественного обслуживания граждан и организаций․

Дисclaimer: Данная статья носит информационно-аналитический характер․ Для официальной работы необходимо использовать текст Приказа Росархива от № 111, опубликованный на официальном интернет-портале правовой информации (pravo․gov․ru) и сайте Росархива (rosarchives․gov․ru)․ Актуальность реквизитов нормативных актов следует проверять на день использования․